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Gestión de registros físicos continuará, junto con los registros digitales

Algunas organizaciones, debido a razones de audiencia o reglamentarias, están atrapadas con el papel indefinidamente. Descubra cómo tres organizaciones combinan el contenido físico y digital.

Uno pensaría que en algún lugar en la marcha anual hacia las TI empresariales más grandes, más malas y más eficientes –con las mejores mentes de ingeniería y proveedores tecnológicos despiadadamente capitalistas que trabajaron en las últimas tres décadas para reemplazar los registros en papel con proxies digitales– la industria del software habría eliminado todos los árboles muertos de los flujos de trabajo de oficina.

Nop.

"La situación híbrida [en papel y digital] continuará en el futuro previsible", dijo Lisa Glick, analista de gestión de registros del fabricante de motocicletas Harley-Davidson Inc. Glick tiene que lidiar con la administración de registros físicos junto con los digitales.

En Harley-Davidson, los registros en papel constituyen elementos para el museo de la empresa, así como también registros de personal para algunos empleados cuyo tiempo en la empresa se remonta a décadas atrás. También hay mandatos de algunos gobiernos nacionales, como China, que requieren registros financieros en papel.

El papel no va a ninguna parte, concordaron Glick, junto con Jensen Brown, analista de información de registros en la Comisión de Seguridad de Ontario, y Colleen MacNaughton, directora del equipo de administración de contenido corporativo y secretaria de la oficina de servicios legales y legislativos de Calgary, en un panel de debate en la conferencia de usuarios de Enterprise World de OpenText en julio. Cada panelista lidera los esfuerzos para digitalizar registros tanto como sea posible y moverlos a repositorios de contenido de acceso común, pero también han tenido que hacer las paces con el hecho de que es probable que el papel no desaparezca durante años, décadas o tal vez nunca.

Mezclar lo digital y el papel

Para muchas compañías, la administración de registros físicos aún es necesaria por numerosas razones. Entre ellos: Algunas agencias gubernamentales, para servir a todos los ciudadanos, deben dar a las personas que no pueden o no quieren usar dispositivos digitales el derecho a completar formularios impresos. En otros casos, algunos gobiernos estatales, provinciales o incluso nacionales todavía requieren que ciertos documentos se presenten en papel o que se conserven durante años, o incluso un siglo o más.

En otros, los viejos registros en papel representan artefactos históricos. Glick citó el ejemplo de un dibujo de ingeniería de 1901 para la primera Harley, que existe en una madeja de dibujo de 2"x 2.5". Se ha digitalizado, junto con muchas fotos históricas y otras imágenes pero, por razones obvias, su empresa nunca descartará el original. Brown dijo que su oficina está obligada a mantener los artículos relacionados con sus audiencias reglamentarias durante un siglo, por lo que la empresa tiene algunas piezas extrañas, como mercancía de marca Walmart que formaba parte de una audiencia que tendrá que almacenarse durante casi los próximos 100 años. Parte de eso está en 35.500 cajas de registros en papel en un almacenamiento externo.

El desafío para los ejecutivos de administración de contenido es mezclar todos los bits y bytes y los árboles muertos en los sistemas de gestión de registros digitales, así como rastrear los registros en papel en los repositorios digitales para que puedan ubicarse cuando sean necesarios. O, en casos de rotación de empleados, no perderlos por completo. La tecnología de gestión de contenido puede ayudar a las empresas públicas y privadas con la gestión de registros físicos, así como a rastrear qué empleados acceden a qué documentos en el transcurso de su trabajo.

Pero aún hay un impulso general de ir a lo digital cuando sea posible. "Queremos que los empleados tomen decisiones conscientes sobre los medios en los que almacenan sus registros", dijo MacNaughton, quien agregó que a través del sistema de gestión de contenido, Calgary está ayudando a crear un acceso más abierto a los registros físicos porque están catalogados y rastreados digitalmente y, por lo tanto, pueden buscarse y hacerse más "identificables" porque esas entradas de catálogo presentan metadatos y nomenclatura estandarizados para sus contrapartes digitales.

La destrucción del papel tiene un costo

Otra razón por la que el papel estará en muchas organizaciones durante mucho tiempo es el costo de digitalizarlo y destruir los registros en papel. Almacenar papel es mucho más barato, al menos a corto y mediano plazo. El proceso de digitalización implica más que solo escanear en páginas o fotografiar adecuadamente un objeto físico; también requiere encontrar el objeto, organizar el contenido y asegurarse de que las etiquetas de metadatos estandarizados adecuadas hagan que el proxy digital sea algo que los empleados puedan encontrar y ver en la plataforma de administración de registros digitales.

Por esta razón, dependiendo de la cantidad de papel que una empresa o agencia pública está reteniendo, tiene más sentido comercial aferrarse al papel a pesar de los problemas de acceso y degradación física que pueden ocurrir con el tiempo con el papel.

"En nuestro almacenamiento, almacenamos por 13 centavos la caja, pero cuando vamos a destruirla, son tres dólares. Por lo tanto, a veces es difícil justificar por qué lo estamos haciendo a quienes están escribiendo los cheques porque pueden [ser] miles de dólares, versus simplemente dejarlo allí sentado", dijo Glick, cuya compañía mantiene 50.000 cajas de registros en papel. "El retorno de inversión es una conversación a largo plazo... sobre la responsabilidad y el riesgo de conservar esos registros".

Para las agencias gubernamentales que se mueven hacia modelos de datos abiertos, como los de Canadá, los problemas de administración de registros físicos pueden ir en contra de esos principios. De modo que crean registros digitales transparentes de quién está pidiendo prestado qué registros físicos, dónde están y, en el caso de información confidencial que necesita protección, confirman las credenciales de la persona que accede a ellos.

Pero, al final, estas son todas soluciones para el premio final: Todo digitalizado en un mundo libre de papel. "Las personas se sienten atraídas más por los [registros] electrónicos cuando buscan eficiencia en los procesos de negocios", dijo MacNaughton, cuya oficina actualmente mantiene 106.000 cajas de registros en papel. "Pero es un proceso gradual".

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2018

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