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Gestión centralizada de sistemas de energía fortaleció las operaciones de Comercial Mexicana

Como parte de su estrategia de BCP y prevención de imprevistos, la cadena de retail centralizó la gestión de sus sistemas UPS y logró mayor eficiencia.

Con 202 tiendas distribuidas en toda la república mexicana, el Grupo Comercial Mexicana –conformado por tiendas y supermercados Comercial Mexicana, restaurantes California, Costco de México, subsidiarias inmobiliarias y prestadoras de servicios– es una de las principales cadenas de autoservicio del país, y genera cerca de 30 mil empleos directos.

Uno de los principales desafíos de esta empresa, cuyas tiendas se dedican a la venta diaria de productos al usuario final, es asegurar la continuidad del negocio lo que requiere, entre otros factores, un flujo constante de energía que se asegura a través de equipos UPS, los cuales permiten mantener un nivel de energía confiable, regulada y de gran calidad.

Sin embargo, monitorear los sistemas en todas las tiendas era una ardua tarea. “Si llegábamos a tener un problema del cual no nos enterábamos o no podíamos tener el tiempo de reacción [inmediato], el equipo se apagaba porque se acababa la batería; o si había algún problema grave, la tienda tenía un ‘fuera de línea’, dejaba de vender” y se podía perder no solo la venta, sino también la satisfacción de los clientes, manifestó Daniel del Río, líder de proyecto en Comercial Mexicana.

En el retail o venta al detalle, las tiendas no pueden cerrar si el sistema “se cae”. El proceso de servicio al cliente y el BCP de la empresa especifican que las operaciones deben continuar en todo momento, a pesar de que haya algún problema que solucionar, explicó Alejandro Ortiz, gerente de ingeniería y punto de venta (POS).

Ante este panorama, la empresa decidió centralizar el monitoreo de sus sistemas de energía como parte de un plan confiable de prevención de imprevistos, para contar a tiempo con la información de diagnóstico o estatus en línea de sus 208 equipos UPS a nivel nacional, considerando que tenían diferentes marcas de UPS y que no querían estar conectándolos uno por uno. “Necesitábamos un sistema concentrado que nos enviara el estado de las soluciones o las alarmas de manera inmediata, es decir, en tiempo real de toda la cadena, a lo largo y ancho del país”, indicó Ortiz.

Cada marca de UPS tenía su propio software e incluso alarmas diferentes, comentó Daniel Del Río, líder de proyecto, lo que retardaba un poco el tiempo de respuesta. “Nuestra necesidad surgió en el sistema de infraestructura, en la potencia y la calidad de energía de nuestras tiendas. Teníamos tres marcas de equipos UPS, todas muy buenas, y la idea era juntarlas –en este caso sus traps o alarmas, y sus nipples o conexiones– para tener una solución completa. Lo intentamos con los fabricantes [con los que trabajábamos] y la mejor opción fue Eaton con su solución de monitoreo  Power Xpert Software”, dijo Del Río.

Consolidación, clave para la eficiencia

Así pues, en noviembre del 2012 se inició el proyecto para centralizar el monitoreo de los sistemas de energía ininterrumpida. En el lapso de tres meses, el proyecto fue planeado, desarrollado y ejecutado el proyecto, y el sistema quedó personalizado para cumplir con las necesidades del negocio, así como con las dinámicas de la empresa. “Se hicieron las pruebas necesarias y hoy en día ya tenemos un sistema de monitoreo centralizado confiable, así como seguro; un modelo único con estándares universales en los temas específicos de energía como voltajes de entrada, corrientes de carga, balanceos, THD, etc.”, comentó Del Río.

“Si bien es cierto que todavía se están implementado mejoras, porque seguimos haciendo lo más eficiente posible algunos detalles de todos los procesos, estamos muy a gusto con el resultado porque es exactamente lo que queríamos y esperábamos”, dijo Ortiz.

Instalada en un servidor en las oficinas corporativas de Grupo Comercial Mexicana, la solución de Eaton brinda información en tiempo real del estado de los equipos UPS en todas las tiendas, oficinas y centros de distribución en el país a través de varias pantallas instaladas en la sede central o vía web. Su interfaz gráfica despliega la información de manera fácil de entender y envía alertas a través de mensajes de SMS o correos electrónicos si se produce algún incidente que requiere atención inmediata. Además, utilizando la aplicación LogMeIn en el iPhone o el iPad se puede continuar el monitoreo de manera móvil.

La implementación de la solución le permitió a la Comercial Mexicana reducir los canales o parámetros que necesitaban monitorear, así como quitar la información innecesaria sobre los UPS, y recibir únicamente los datos críticos, precisos o específicos que son vitales, “gracias a los cuales podemos ser más proactivos y preventivos”, dijo Ortiz.

“Hemos logrado reducir los MTBF o tiempos promedio de respuesta en las fallas y hemos mejorado los MTTR o tiempos de solución para reparar fallas. Los tiempos de calidad de atención al cliente dieron un salto cualitativo, algo que no se ve, pero que el cliente percibe e incluso ya lo tenemos en estadística”, comentó Del Río.

Una orientación más preventiva

La prueba de fuego de la solución vino en junio y julio de 2013, con la campaña “Julio Regalado” de los supermercados, en la que se realizan millones de transacciones. Ortiz comentó que los eventos pudieron atenderse rápidamente y de manera preventiva gracias a las alertas y alarmas oportunas, y que se aseguró la operación de los sistemas en todas las tiendas.

“Los ‘bomberazos’ o emergencias que llegábamos a tener en el pasado son historia. Por otro lado el aumento de los gastos en baterías eran casos reactivos, yahora con el monitoreo son casos proactivos y diagnosticables al 100%. En las temporadas de lluvia o tormentas eléctricas se dan los casos más frecuentes de las ausencias de energía eléctrica y gracias al monitoreo prácticamente han sido controlados”, comentó José Roberto Gutiérrez, analista de sistemas del departamento de instalaciones del grupo.

Antes de que tengan una falla o se presente una situación crítica en los UPS “se hace de manera permanente un sondeo del estado de los equipos –basado en una programación de indicadores básicos– que, al igual que un diagnóstico médico, nos va diciendo los pasos a seguir en el tratamiento más adecuado”, dijo Gutiérrez.

Ya que ahora el personal puede concentrarse en la parte preventiva de la gestión de energía, sus niveles de productividad también han aumentado.

“Este es prácticamente el primer año y el sistema nos está permitiendo sacar estadísticas que nos están ayudando a mejorar la disponibilidad de los equipos. En paralelo, estamos creando una cultura madura de monitoreo y prevención en la organización, mediante la cual se conocen las mejores prácticas o las acciones a seguir, las cuales son coordinadas por la Dirección de Optimización de Métodos”, puntualizó Del Río.

Frases que generaban molestia en los clientes, como “no hay sistema” o “pase a la siguiente caja” han quedado en el pasado, gracias a que se aseguró la continuidad del negocio. “[Este proyecto] no era tan sencillo, tenía su complejidad, pero logramos hacer realidad este caso de éxito y sumamos con ello a la filosofía de calidad en la atención y el servicio que ofrecemos a nuestros apreciados clientes”, concluyó.

Este artículo se actualizó por última vez en mayo 2014

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