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Este contenido es parte de Guía Esencial: Guía esencial: Trabajo remoto en tiempos de pandemia
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Gerentes ofrecen consejos sobre trabajar en remoto durante la pandemia

Los ejecutivos de gerencia en industrias desde biotecnología y telecomunicaciones, hasta contabilidad y marketing se están asegurando de que sus empleados tengan los recursos adecuados para continuar. Esto es lo que están haciendo.

La rutina diaria para millones de personas que van a las oficinas, trabajan desde sus escritorios y se reúnen en persona con colegas y clientes terminó casi de la noche a la mañana. Con la mayoría de los gobiernos abogando, incluso haciendo cumplir, el distanciamiento social para frenar la propagación del virus COVID-19, el trabajo corporativo ahora se realiza en el hogar por un tiempo imprevisible.

Este cambio de labor sin precedentes ejerció una presión increíble no solo en las arquitecturas de TI empresariales, el ancho de banda de internet y la accesibilidad de las aplicaciones de trabajo, sino también en la productividad de los empleados. Aun cuando muchas compañías pasaron la prueba de estrés tecnológico, todavía tienen que inspirar a los empleados a concentrarse en el trabajo mientras la enfermedad se propaga y la economía se detiene. Las empresas también tienen que acomodar los horarios de los empleados que, al mismo tiempo, equilibran el cuidado de los niños. Aparte de en tiempos de guerra, los negocios tal vez nunca hayan enfrentado un desafío mayor.

En las semanas inmediatamente posteriores a la transición global para trabajar desde casa, entrevistas con más de 30 ejecutivos de nivel gerencial revelaron que, si bien sus tecnologías respaldadas por la nube y respaldadas por VPN han ayudado a proporcionar algo de normalidad al trabajo, esperan que sus mensajes inspiradores, las muestras de empatía y los intentos de estrechar los lazos a través de los lugares de reunión digitales mantengan firme el tejido del lugar de trabajo.

Todd Greene.

«En última instancia, la transparencia es primordial», dijo Todd Greene, CEO y fundador de la compañía IaaS con sede en San Francisco, PubNub, que tiene 120 empleados. «Los líderes de muchos países están en la oscuridad sobre los impactos reales, la línea de tiempo y los riesgos a largo plazo que crea COVID-19. Mi enfoque es compartir lo que sabemos y lo que no sabemos, tanto sobre la situación global, como así como preguntas específicas relacionadas con el negocio».

Para Greene y otros ejecutivos de gerencia, mantener a sus clientes satisfechos sigue siendo una prioridad, pero ahora tienen la intención de brindarles a los empleados una mayor flexibilidad para equilibrar las demandas del trabajo y el hogar. Es un momento difícil, enfatizando la necesidad de una comunicación cercana y camaradería.

Nicole Sahin.

«Hay que ser realistas sobre lo que está frente a ellos», dijo Nicole Sahin, CEO y fundadora de Globalization Partners, una compañía de servicios de empleo con sede en Boston, sobre sus 207 empleados. «Debes tener una mente clara y concentrarte en la tarea que tienes entre manos. Todos tienen mucho miedo ahora, y las personas se buscan entre sí por amabilidad y compasión, y eso es muy importante».

Empresas planean una nueva forma de trabajo

Sin duda, el trabajo se habría detenido si no fuera por las VPN e internet, y desde allí, las infraestructuras de TI basadas en la nube y las aplicaciones comerciales. Sin embargo, el salto rápido y masivo al trabajo remoto habría sido desastroso para las empresas si no estuvieran familiarizadas con las tecnologías remotas y no tuvieran los procedimientos necesarios.

Ningún ejecutivo de gerencia entrevistado para esta historia reconoció tener problemas de tecnología paralizantes conforme sus empresas se trasladaron por completo al trabajo remoto. Muchos citaron tener políticas sólidas o al menos similares a las de trabajo remoto, mientras que algunos dijeron que se habían preparado para este día siendo un lugar de trabajo predominantemente virtual.

Ray Harris.

ADTRAN, un proveedor de equipos de red de telecomunicaciones, no tuvo problemas a gran escala con la configuración de la nube y el acceso de administrador, según el CTO de la compañía, Ray Harris. «Hasta ahora, toco madera, esta ha sido una experiencia indolora. No hemos tenido problemas importantes», dijo. Con más de 2.000 empleados, la compañía de Huntsville, Alabama, tuvo su crisis y los equipos de continuidad comercial (BC) comenzaron a planificar el teletrabajo masivo a fines de febrero de 2020, cuando COVID-19 comenzó a captar la atención del mundo. ADTRAN «evaluó la capacidad de VPN, la preparación de la nube, la capacitación para aquellos que generalmente no trabajaban remotamente y todos los aspectos técnicos relacionados con el trabajo remoto» antes de que muchos estados instaran a distanciarse socialmente, dijo.

Paul Rubenstein.

Visier, una compañía de tecnología de recursos humanos en Vancouver, también predijo la posibilidad de un cierre en Canadá a medida que la enfermedad se extendía, pero los ejecutivos de gerencia se sintieron cómodos manejando el trabajo remoto de sus 450 empleados. «Hicimos un ejercicio de mesa para pensar en todo lo que pudimos», dijo Paul Rubenstein, director de personal de la compañía. «Nuestro mantra era ‹prepararse para un mes de cierre de la oficina de la misma manera que se prepararía para un día›. Estamos altamente automatizados para cosas como contraseñas, flujo de trabajo y toneladas de otras aplicaciones que nos ayudan a mantener la productividad. Pero el verdadero desafío es asegurarnos de que todos tengan sus computadoras portátiles y sus cargadores de energía, por lo que realizamos un ejercicio. Nuestro tiempo fue excelente y condujo a un cierre suave de la oficina. Esto nos dio un día para tratar con los rezagados [que] necesitaban equipos esenciales de la oficina y al mismo tiempo minimizar el riesgo de exposición para los empleados».

Eyal Feldman.

Stampli, un proveedor de servicios de contabilidad digital de California, ya tenía práctica cuando, en 2019, su oficina en Israel tuvo que hacer una transición inmediata a un entorno remoto porque el país estaba bajo el ataque de ataques con misiles, según el cofundador y CEO de la compañía, Eyal Feldman. Para esta reciente crisis, los 66 empleados de Stampli en los Estados Unidos e Israel estaban «equipados con computadoras portátiles y ya [usaban] todas las aplicaciones basadas en la nube como G-Suite, Slack y Zoom para la colaboración entre oficinas, Intercom para las comunicaciones con los clientes, Jira para la colaboración de desarrollo, Stampli y QBO para finanzas, Qlik para análisis y Hubspot y Gong para ventas y marketing», dijo Feldman.

Sin embargo, algunas compañías prácticamente no tenían cultura de trabajo desde casa antes del brote de COVID-19 y tuvieron que adaptarse sobre la marcha. Por ejemplo, tome la startup de biotecnología Olaris. Con la mayor parte del trabajo consistente en pruebas prácticas en un laboratorio, así como análisis de datos en el sitio en oficinas en todas las instalaciones de la compañía en Waltham, Massachusetts, los empleados no solían llevar el trabajo a casa. «No teníamos casi nada; era un territorio desconocido para nosotros», dijo Elizabeth O'Day, CEO y fundadora de Olaris.

Elizabeth O'Day.

Ser una «operación bastante eficiente» ayudó a los siete empleados de Olaris a migrar sus cargas de trabajo a aplicaciones en la nube como Google Drive y Dropbox y chatear entre ellos en Slack, Zoom y WhatsApp. Aún así, aunque su equipo puede trabajar en proyectos computacionales y de datos desde su hogar, no pueden duplicar experimentos que están destinados solo para el laboratorio.

Tecnología que genera conexiones cercanas

A medida que la tecnología de su lugar de trabajo se muestra resiliente durante la pandemia, los ejecutivos de gerencia entrevistados para esta historia también son conscientes de las personas detrás de estos planes de continuidad de negocios. Enfrentados a una gran incertidumbre sobre la salud y las finanzas personales, sin mencionar que tienen que hacer malabares con el cuidado de los niños y los padres ancianos, los empleados podrían estar enfrentando los desafíos de este nuevo entorno de trabajo por ahora, pero su bienestar emocional a largo plazo no puede ser pasado por alto.

A pesar de la separación física, los ejecutivos de gerencia están utilizando herramientas de colaboración digital para romper el aislamiento y generar un sentido de comunidad. Las viejas reglas, como usar vestimenta de oficina en las llamadas de videoconferencia, se han relajado y, en muchos casos, se han reemplazado por nociones de que la diversión y la consideración son más importantes en estos tiempos difíciles. Con algunos estados bajo estrictos bloqueos y EE. UU. en general observando estrictas restricciones en el trabajo y los viajes hasta al menos el 30 de abril de 2020, el cuidado y la compasión en un lugar de trabajo en línea son más necesarios que nunca, dijeron los ejecutivos.

Jeff Foley.

Por ejemplo, Propeller, una firma de consultoría de marketing con sede en Portland, reconoce que la flexibilidad con la programación es imprescindible para sus 130 empleados. «Ahora que están en casa y equilibran una serie de demandas, hemos visto muchos ajustes de horario», dijo Jeff Foley, director de operaciones de la compañía. «Tenemos algunos miembros del equipo que comienzan sus días temprano (y) algunos que establecen un horario de encendido y apagado con los socios, por lo que cada padre tiene medio día dedicado al trabajo y la otra mitad dedicado a los niños». Propeller también creó un programa de «amigos», que combina a los empleados que tienen más tiempo para manejar el trabajo y pueden tomar el relevo de los colegas que tienen demasiadas responsabilidades de crianza y trabajo, dijo.

Alexander Hudek.

Kira Systems, una compañía tecnológica de Toronto que ayuda a las empresas a descubrir información relevante de contratos y documentos no estructurados, está tratando de insertar la diversión en el trabajo tanto como sea posible, dijeron el CTO y cofundador Alexander Hudek.

«Por supuesto, a medida que el mundo se desacelera y se cierra a nuestro alrededor, todos están más nerviosos y más ansiosos», dijo Hudek. «Con seguridad, la moral se ha mezclado. Algunas personas que están acostumbradas a venir a la oficina están teniendo dificultades para adaptarse al trabajo desde casa. Mientras tanto, nuestros trabajadores puramente remotos están de alguna manera más comprometidos en ayudar a todos los demás a adaptarse compartiendo consejos y rituales que funcionan para ellos». Ese soporte significa que socializadores virtuales y chats de café, el intercambio de fotos personales y todo tipo de travesuras en Zoom se han convertido en la nueva norma para los 233 empleados de la compañía.

Darren Murph.

GitLab, una compañía que crea una aplicación para DevOps, tiene más de 1.200 empleados en 65 países y no tiene una sede física. Darren Murph, jefe de control remoto de la compañía, dijo que «la familia y los amigos son lo primero, el trabajo es lo segundo». Un símbolo de señal de alto en Slack significa que se debe realizar el cuidado de niños o una interrupción de salud mental.

GitLab también tiene «conversaciones de caja de jugo» sobre Zoom. Los hijos de los empleados se unen a la diversión, hablar, jugar y relacionarse en diferentes zonas horarias, dijo Murph. Mientras tanto, los empleados comparten consejos sobre cómo administrar el trabajo y la crianza de los hijos.

Paige Arnof-Fenn.

Paige Arnof-Fenn, CEO de Mavens & Moguls, una firma de consultoría de marketing en Cambridge, Massachusetts, ya extraña las ferias comerciales de la industria y las reuniones en persona con los clientes. Ella no tiene empleados, sino que trabaja con casi 50 contratistas independientes y todos se comunican en línea; no solo sobre el trabajo, sino también sobre cómo manejar la ansiedad y criar a los niños durante un momento difícil.

«Las reuniones en línea y los seminarios web son una forma inteligente y productiva en que las empresas pueden continuar teniendo conversaciones que educan e informan, construyen relaciones y avanzan durante este período de crisis», dijo Arnof-Fenn. «Quizás el lado positivo es que esta crisis nos recordó que la tecnología no tiene que ser aislante, sino que también se puede utilizar para construir comunidades y relaciones en el mundo real».

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