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Fuera de las sombras: la rebeldía en TI es un tema usual para los CIO

Incluso los CIO más alineados al negocio pueden sentir que eliminar las TI rebeldes o que están en las sombras es una misión imposible.

No hay lugar en la organización de Bart Murphy para TI rebeldes. El CIO/CTO en la familia de compañías CareWorks en Dublin, Ohio, incorpora a su misión de TI asegurar que no se realicen compras subrepticias de tecnología.

Eso se debe a que otra gran parte de su misión es asegurarse de que los más de mil empleados en CareWorks no necesitan comprar tecnología aparte para llevar a cabo sus tareas.

“Si tiene una unidad de TI rebelde, hay algo roto entre su negocio y el área de TI”, dijo Murphy. “Ya sea una relación rota o un sistema de entrega roto”. En CareWorks, TI significa eficiencia. Cualquier proceso que pueda serlo, es automatizado; los ciclos de producción son cortos y la gobernanza es firme. El resultado es una organización de TI más libre para innovar y soportar la agilidad del negocio. 

El diagnóstico de Murphy sin duda da en el clavo. Los departamentos de TI existen para hacer posible el negocio. Pero en estos días, incluso los CIO más alineados al negocio pueden sentir que eliminar las TI rebeldes o que están en las sombras es una misión imposible, y no debido a que están en las sombras.

Ya pasaron los días en que las TI rebeldes se referían a la compra sin sanción de una PC o servidores personales bajo los escritorios. La consumerización de las TI no solo ha impulsado hordas de dispositivos móviles sancionados y no sancionados. Los dispositivos en sí mismos han acelerado el paso de los negocios. El éxito se mide en gran parte hoy por qué tan rápido un negocio puede responder a los cambios del mercado. Y si hay una aplicación para compartir archivos o una herramienta de colaboración fácilmente adquiribles que pueda ayudar, bueno, los datos sugieren que muchas unidades de negocios no están preocupadas sobre cómo esta compra de tecnología ad hoc pueda afectar a la infraestructura de TI corporativa. La pregunta es: ¿Qué deberían estar haciendo los CIO sobre ello?

Permitiendo la “innovación en el borde”, impulsando la agilidad

Hoy en día, la mayoría de los CIO están familiarizados con la llamativa predicción que hizo la analista de Gartner Laura McLellan hace un par de años, respecto a que el director de marketing (CMO) de una compañía gastaría más en TI que un CIO para el 2017.

Pero Andrew Horne, un director administrativo de la compañía CEB, dijo que el cambio en el gasto en tecnología es menos extremo y más extendido. En una reciente encuesta realizada por CEB, los datos arrojaron que 40% del gasto actual en tecnología está sucediendo fuera del control del CIO, y de aquellos gastos, los CIO están conscientes solo de la mitad. Pero las compras de tecnología no están sucediendo todas en marketing.

“Si tiene una unidad de TI rebelde, hay algo roto entre su negocio y TI”.

Bart Murphy, CIO/CTO de CareWorks.

“El CMO es uno en una serie de ejecutivos que colectivamente están gastando 40% de los que el CIO está gastando”, dijo Horne. Si bien las iniciativas de TI de las áreas de marketing y ventas pueden ser las más visibles, departamentos desde recursos humanos (software de gestión de rendimiento) hasta finanzas (analítica) están haciendo del gasto en TI una parte cada vez mayor de sus presupuestos.

Pero la extensión alrededor del gasto en tecnología no debería ser igualado con la versión “Se terminó la carrera” del trabajo del CIO. No todas las compras de tecnología rebelde son malas, explicó la CIO de la Universidad de Michigan, Laura Patterson.

Si una TI rebelde significa que el CIO no está consciente del proyecto, y el proyecto no está alineado con la estrategia de TI de la organización y resultará en servicios redundantes, ese tipo de TI rebelde nunca es buena, dijo Patterson en una entrevista vía correo electrónico.

Consejos para los CIO que deben lidiar con una TI rebelde

La interacción de TI con los socios de negocio deben volverse más consultivos. Eso significa estar cómodos brindando consejo y guía, incluso si no están involucrados en la entrega de servicios.

    •      TI necesita volverse más flexible. Tradicionalmente, TI quiere comenzar en el principio de un proyecto de TI, y seguir los pasos en orden. Si la empresa viene hacia TI ya habiendo hecho algo del trabajo y quiere ayuda en terminarlo, eso es un problema en muchos departamentos de TI. TI necesita estar más “sobre rampas”o encontrar formas en las cuales el negocio pueda empezar a trabajar con TI en múltiples puntos a lo largo del proyecto.

    •      Los CIO necesitan convencer a sus equipos de que las TI rebeldes pueden ser una buena cosa. Eso significa crear un clima más abierto a tomar riesgos, más colaborativo y más dispuesto a adaptarse a los impulsores del negocio.

Andrew Horne, director administrativo de CEB

Pero ella cree que el desarrollo de tecnología de avanzada en las unidades de negocios, construida sobre infraestructura compartida, soportada por el área central de TI y por procesos que pueden mover esas “tecnologías de punta” hacia el núcleo, pueden ser un modelo muy efectivo de proveer servicios de producción confiables e innovación más rápida.

En la Universidad de Michigan, una gran institución de investigación diversa, Patterson ha reprimido las TI rebeldes conociendo a los usuarios y dándoles lo que quieren. Cuando los empleados buscando mejores y más rápidas opciones de almacenamiento empezaron a adoptar soluciones comerciales de nube sin una protección contractual para los datos de la universidad, su equipo intervino.

Entendiendo la necesidad pero reconociendo el riesgo, el equipo de Patterson adoptó servicios de almacenamiento en nube y de intercambio de archivos de box.com. La implementación fue rápida y le sirvió a las necesidades de los usuarios, y reprimió más las actividades rebeldes porque era el tipo de solución fácil de usar que estaban buscando. TI les dio lo que querían.

El equipo de Patterson también ha creado un portal de servicios de TI que provee a la comunidad universitaria con un catálogo de ofertas de TI, tanto departamentales como centrales. Se espera que los usuarios revisen el sitio antes de buscar soluciones externas. Su visión es que el portal resultará en un mayor consumo de servicios compartimos y aumentará la colaboración.

“Aún es muy pronto en el uso del catálogo para saber si es exitoso, pero estamos muy optimistas sobre el potencial de reducir las TI rebeldes, incrementar el uso de TI compartidas y centrales, y aumentar la colaboración e innovación a lo largo de la universidad”, dijo.

Murphy, CTO de CareWorks, ha reprimido las TI rebeldes manteniendo los canales de comunicación con el negocio abiertos todo el tiempo.

“Si se reúne con ellos una vez al trimestre para obtener una lista de cosas en las que usted va a trabajar, allí está perdiendo el bote sobre algo que ocurre a diario”, dijo. “Esa es la razón por la cual nuestros equipos se reúnen diariamente, o semanalmente a lo mucho”.

Los seis negocios de CareWorks incluyen cinco compañías de gestión de la salud y un proveedor de servicios de tecnología. Con cientos de empleados en el campo y docenas de compañías clientes confiando en procesamientos rápidos y eficientes respecto a reclamos de gestión médica, el departamento de TI tiene que ser responsivo para que el negocio se mantenga competitivo, dijo.

“Debe ser capaz de responder hoy, así que debe empezar a alinear sus procesos”, indicó Murphy, empezando con los procesos de negocios/TI para comprar tecnología.

 

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2014

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