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Factores para ayudar a determinar si necesita un sistema ERP de nube

Hay varios factores –incluyendo el tamaño del negocio y el costo– que las organizaciones deben considerar cuidadosamente al determinar si un sistema ERP en la nube es la opción correcta.

Las organizaciones tienden a darse cuenta de que necesitan ERP cuando comienzan a superar sus sistemas empresariales, ya sean sistemas locales o una colección dispar de aplicaciones. Con el tiempo, los puntos de dolor empiezan a surgir a medida que la brecha se amplía entre las capacidades de software y las necesidades del proceso empresarial. Las empresas reconocen que cualquier objetivo de crecimiento está obstaculizado por la falta de integración del sistema y baja visibilidad a los datos en tiempo real. El deseo de una mayor funcionalidad a menudo conduce a la búsqueda de un nuevo software ERP.

En el pasado, los sistemas tradicionales de ERP locales eran la norma; sin embargo, el ERP en la nube –y, más específicamente, los modelos de software como servicio (SaaS)– han surgido y siguen creciendo. El uso ampliado de la nube ha llevado a las organizaciones de todo el mundo a reflexionar sobre si el ERP en la nube es adecuado o no para ellos. Existen varios factores potenciales que pueden ser evaluados para ayudar a guiar la determinación de cuándo un sistema ERP en la nube puede ser un mejor ajuste.

Tamaño, recursos y movilidad determinan si el ERP en la nube es adecuado para usted

El tamaño de la empresa puede desempeñar un papel en si el ERP de la nube encaja o no. El ERP en la nube puede funcionar bien para pequeñas y medianas empresas generalmente debido al menor grado de complejidad operacional en comparación con sus contrapartes más grandes. Las menores cuentas de usuarios y las tasas de transacción pueden traducirse en menores precios de suscripción para los servicios basados ​​en la nube; las empresas más grandes sin duda tendrán más usuarios y mayores transacciones. Las empresas con menos necesidades de datos y volumen de transacciones pueden ver el software de ERP en la nube como una solución viable y rentable.

Las organizaciones con necesidades de escalabilidad que requieren agilidad para el crecimiento pueden reconocer las oportunidades del software como servicio y otros modelos de nube que permiten un despliegue rápido en entornos competitivos y en constante evolución.

Si bien un sistema basado en la nube también puede ser útil para las empresas establecidas, es especialmente atractivo para las empresas en modo de alto crecimiento. Las empresas en la vía rápida hacia la expansión en múltiples ubicaciones pueden beneficiarse del despliegue relativamente rápido de un sistema ERP en la nube, suponiendo que haya acceso adecuado a internet.

Un desafío común con la implementación y el mantenimiento de los sistemas ERP tradicionales es la mayor necesidad de disponibilidad de recursos de TI. Si su organización tiene restricciones que impiden la capacidad de aumentar la dotación de personal de TI, entonces un modelo ERP en la nube, como SaaS, puede ser ventajoso. Del mismo modo, si su empresa está buscando reducir el hardware o no puede actualizar la infraestructura, entonces el ERP SaaS podría resultar aún más beneficioso.

Si su equipo requiere funcionalidad remota en dispositivos móviles e inteligentes para ver datos, crear aprobaciones, y ver y editar comentarios, entonces puede clasificar a su organización como una empresa que tiene necesidades críticas de negocio para la movilidad. El ERP en la nube puede ayudar. Debido a su naturaleza basada en la web, el ERP SaaS tiende a tener acceso nativo a dispositivos móviles. Y, de nuevo, existe la advertencia de que se necesitará acceso suficiente a internet para que las aplicaciones puedan ejecutarse en dispositivos móviles.

Piense en dinero, tiempo y datos

La presupuestación es una de las mayores consideraciones al iniciar un proyecto ERP.

Los equipos de liderazgo ejecutivo a menudo deben aprobar fondos para la selección, implementación y soporte continuo, tales como mantenimiento del sistema. En el pasado, los ERP tradicionales generalmente requerían una inversión inicial más alta. Pero hoy, los proveedores de software también pueden ofrecer financiación durante un período de tiempo. Los pagos más pequeños y regulares de SaaS y otros sistemas de nube parecen atractivos, pero las organizaciones deben ser conscientes de los potenciales costos acumulados totales por el uso extendido de estos servicios basados ​​en suscripción.

Las variaciones presupuestarias pueden ocurrir rápidamente cuando un negocio planea mantener un sistema hasta cierto punto, pero no prevé que vaya más allá de su vida útil esperada. Cuando esto sucede, los costos de suscripción fácilmente podrían comenzar a superar el precio de un ERP tradicional. Dado que algunas empresas han mantenido sus sistemas de ERP durante más de 20 años, es posible que esos honorarios eventualmente terminen superando una inversión local.

Presupuestar dinero es un factor vital para decidir cómo las empresas implementarán el software de ERP, pero presupuestar el tiempo es igual de importante. Los tiempos de implementación pueden ser difíciles de estimar, especialmente teniendo en cuenta variables como niveles de personalización, acceso a recursos e integraciones. La percepción es que los modelos basados ​​en SaaS pueden implementarse más rápidamente debido a la menor necesidad de infraestructura y una capacidad de personalización más limitada, reduciendo así las variables y los plazos de implementación. Después de implementarse, las ofertas de ERP SaaS tienden a tener una clara ventaja con una implementación más rápida para servicios que pueden requerir poco más que una conexión a internet suficiente y un navegador web para el acceso del usuario final.

Además del tiempo y el dinero, los datos son otra área a considerar cuando se mira los sistemas de ERP en la nube. Algunas organizaciones que buscan un sistema ERP pueden tener una gran necesidad de controlar los datos o el sistema. Si ese es el objetivo, entonces el software de ERP local puede ser el camino correcto a tomar. Para las empresas que tienen la flexibilidad de renunciar al control, el ERP en la nube es una opción viable. Requiere una buena cantidad de confianza en el tercero y buena fe en sus funciones de seguridad, protección y administración de datos.

La personalización puede ser un desafío, especialmente para grandes empresas complejas o grupos con requisitos especiales. Las empresas con procesos únicos que deben traducirse al sistema pueden requerir un mayor control sobre su sistema ERP para desarrollar soluciones específicas. Algunas empresas pueden encontrar que los sistemas ERP SaaS, especialmente aquellos en una nube pública, son menos que óptimos para codificar personalizaciones adaptadas.

Qué más debe tenerse en cuenta al evaluar los sistemas ERP en la nube

Hay varios otros factores que las organizaciones pueden tener que considerar al decidir si los sistemas de ERP en la nube son o no el camino a seguir.

Es posible que se requiera que las empresas con sistemas ERP SaaS implementen con frecuencia versiones actualizadas, lo que podría resultar en mayores costos de capacitación u otras interrupciones operacionales, como distorsiones en el código más reciente.

Junto con estar a merced de las actualizaciones, otra potencial causa de retraso que es motivo de aprehensión con plataformas de nube nuevas o de nicho es el riesgo de la viabilidad limitada del proveedor. El repentino fin de vida del software podría convertirse en una pérdida inesperada de acceso a los datos y al software de la empresa. Las consecuencias adversas operacionales y financieras podrían comprometer seriamente la organización.

Otro desafío que puede surgir con el territorio de ERP en la nube es la migración de archivos de big data por internet, lo que puede llevar mucho tiempo o aumentar el riesgo potencial de pérdida de datos.

El rendimiento es otra consideración. Las empresas con operaciones que requieren resultados transaccionales inmediatos pueden ser reacias a emplear sistemas de nube debido a latencias un poco más largas.

El enfoque ERP de dos niveles

Si los inconvenientes de los sistemas ERP en la nube son motivo de preocupación, o sus necesidades realmente no coinciden completamente con las funciones del ERP en la nube, siempre está el enfoque de “dos niveles”. Un despliegue ERP de dos niveles generalmente implica mantener un sistema ERP a nivel corporativo (nivel uno), mientras que se permite a cada unidad de negocio seleccionar un segundo sistema ERP (nivel dos). El nivel uno, o ERP corporativo, actúa como el estándar principal para la mayoría de las funciones administrativas, tales como las finanzas y la gestión del capital humano. El sistema ERP de nivel dos soporta las necesidades empresariales individuales de las divisiones, generalmente a nivel operacional, tales como fabricación, ventas y almacenamiento. En esta estrategia, una organización podría ejecutar una combinación híbrida de software ERP local y en la nube para satisfacer requisitos de negocios específicos, pero mantener una mayor flexibilidad y agilidad a un costo comparable.

¿Es el ERP en la nube la respuesta correcta?

El software ERP en la nube podría ser un gran ajuste para las pequeñas empresas con una infraestructura mínima de TI y complejidad de negocio. Pequeñas y medianas empresas con necesidades frecuentes de acceso móvil que buscan reducir su inversión inicial e impulsar la estandarización deben considerar el ERP en la nube como una opción legítima. Las empresas más grandes también pueden querer considerar el ERP en la nube para configuraciones de ERP híbridas o de dos niveles que ayudan a reducir costos y brindan agilidad entre las unidades de negocio. A medida que las capacidades del sistema ERP en la nube se expanden, las empresas deben seguir buscando recursos que les ayuden a evaluar con diligencia este software por su capacidad de soportar sus estrategias empresariales.

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