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Explorando el mejor software ECM para su empresa

Explore algunas de las principales plataformas de ECM del mercado para facilitar un poco su proceso de toma de decisiones.

Los documentos y la información que contienen son materia de actividades comerciales. No es sorprendente que el mercado de gestión de contenidos empresariales (ECM) continúe evolucionando para satisfacer las necesidades cambiantes de las operaciones comerciales competitivas.

Los productos de gestión de contenido empresarial reflejan sus raíces. Algunas comienzan como aplicaciones de gestión de documentos, con la intención de simplemente capturar documentos en formato final, tanto impresos como electrónicos, y proporcionar un depósito compartido para almacenar, organizar, acceder y distribuir los artefactos digitales bajo demanda. Otros productos se centran en el ciclo de vida completo del contenido: crear y revisar, mientras se administran las múltiples versiones de un documento y luego se almacena la versión publicada en un repositorio autorizado. Un tercer conjunto de productos considera el propósito del contenido para la transformación digital del negocio y se enfoca en los servicios de contenido asociados con la creación y administración de documentos comerciales.

La selección del mejor software de ECM para una empresa depende de las metas y objetivos comerciales, la cultura organizacional y los procedimientos operativos estándar. Las organizaciones tienen una variedad de opciones. Aquí hay una instantánea de ocho proveedores importantes a tener en cuenta al tomar una decisión de compra.

Alfresco Digital Business Platform canaliza los flujos de contenido

Alfresco proporciona ECM, gestión de procesos de negocio (BPM) y capacidades de gestión de registros (RM) a las empresas. La plataforma de negocio digital de la empresa consta de tres productos: Alfresco Content Services, Alfresco Process Services y Alfresco Governance Services. Esta plataforma se implementa en las instalaciones o en la nube que se ejecuta en AWS, según las preferencias.

Alfresco combina herramientas de código abierto con servicios de soporte en lugar de aplicaciones llave en mano. Proporciona a los socios tecnológicos los componentes básicos para ofrecer aplicaciones modulares y escalables, diseñadas en torno a las necesidades de las organizaciones individuales.

Como proveedor de código abierto, la empresa también ofrece Alfresco Community Edition y Activiti, diseñados para desarrolladores que desean ampliar libremente su plataforma ECM y conjuntos de herramientas BPM.

Las capacidades clave de Alfresco Digital Platform incluyen:

  • controles de acceso para definir permisos de usuarios y grupos para administrar el acceso a los documentos;
  • servicios de biblioteca de check-in/check-out;
  • controles de versión para rastrear cambios y habilitar reversiones;
  • intercambio de contenido para la colaboración en equipo;
  • documentar la gestión del ciclo de vida desde la creación hasta la eliminación;
  • RM que se ajusta a los estándares industriales predefinidos;
  • administración de documentos para los documentos críticos para el negocio;
  • gestión de contenido móvil para sincronizar el acceso a los documentos;
  • herramientas de gestión de procesos para agilizar los procesos comerciales entre empresas;
  • interfaces de redes sociales para YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn, Flickr y SlideShare; y
  • flujo de trabajo para ayudar a los desarrolladores, administradores y usuarios comerciales sin conocimientos técnicos a diseñar y administrar procesos comerciales.

Alfresco mantiene una red de integradores de sistemas, desarrolladores de software independientes (ISV), proveedores de infraestructura y revendedores que diseñan y entregan las aplicaciones empresariales adaptadas a los requisitos específicos del cliente.

Box Platform ofrece servicios de contenido nativos de la nube para la empresa extendida

Fundada en 2005 y nacida como un proveedor nativo de la nube, Box ha transformado constantemente su sincronización y uso compartido de archivos iniciales en una plataforma de servicios de contenido de nivel empresarial. Box Platform proporciona un centro de contenido para organizar, proteger y compartir contenido en toda la empresa. La plataforma se convierte en el depósito de registros donde el contenido se almacena una vez, se administra de forma sistemática y se produce a pedido para potenciar los resultados comerciales.

Box Platform admite múltiples enfoques para la gestión de contenido en la nube, el intercambio de contenido y la colaboración. Como plataforma distribuida, no se limita a los servicios de biblioteca de check-in/check-out y controles de acceso jerárquico de un repositorio de ECM centralizado.

Box proporciona una conectividad perfecta con las aplicaciones de Microsoft Office, compatibilidad con archivos adjuntos de correo electrónico para Outlook y Gmail y compatibilidad nativa con las aplicaciones de G Suite: Google Docs, Sheets y Slides. Box presenta un producto de flujo de trabajo integrado, Box Relay, que automatiza y estandariza los flujos de trabajo de documentos dentro del repositorio.

Box Platform es una arquitectura coherente para gestionar casi cualquier tipo de contenido a gran escala. Más allá del texto, los números y las imágenes, los componentes familiares de los documentos comerciales, los tipos de contenido incluyen audio, video, archivos 3D y muchos otros tipos de artefactos de medios enriquecidos. Cuenta con varios métodos para organizar y acceder al contenido, incluidos varios que utilizan tecnologías de aprendizaje automático.

Desde sus inicios, Box Platform se ha destacado en la gestión de metadatos. Los metadatos se pueden configurar dentro de la aplicación web Box o mediante programación a través de interfaces de programación de aplicaciones (API). Los desarrolladores de aplicaciones pueden aplicar estas API para desarrollar aplicaciones especialmente diseñadas que brinden experiencias digitales innovadoras.

Box Platform se ejecuta como un servicio basado en la nube que la empresa aloja en varios centros de datos, ubicados en diferentes geografías alrededor del mundo. Box Zones permite a las empresas especificar ubicaciones geográficas para el alojamiento para cumplir con los requisitos de soberanía de datos. Box es compatible con múltiples estándares de seguridad, privacidad, cumplimiento y protección de datos, incluido el GDPR, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud de EE.UU., el Programa Federal de Gestión de Autorizaciones y Riesgos, la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información y las pautas de buenas prácticas específicas de la industria.

Hyland OnBase agrega ECM a las capacidades centrales de imágenes y archivo

Hyland Software lanzó su primera versión de OnBase en 1991, en la era de la computación de PC y cliente/servidor, como una aplicación para que los bancos almacenen informes financieros directamente en discos ópticos. La empresa ha modernizado su producto principal a lo largo de los años, sin dejar de centrarse en las capacidades de captura, creación de imágenes y archivo de documentos.

OnBase actualmente proporciona una base de datos única, una base de código y un repositorio central para documentos comerciales, por lo que es el mejor software de ECM para una empresa que busca numerosos lugares para almacenar datos. Abarca cinco componentes clave:

  • Captura para escanear documentos impresos, capturar documentos electrónicos y extraer metadatos relevantes para indexarlos;
  • Almacenamiento para almacenar archivos de forma segura, ya sea en un repositorio local o en Hyland Cloud (la compañía actualmente mantiene nueve centros de datos en todo el mundo);
  • Acceso para gestionar controles de acceso por personas o procesos;
  • Administración para la aplicación de flujos de trabajo y capacidades BPM a documentos electrónicos; y
  • Medición para proporcionar informes y vistas en tiempo real de datos comerciales.

OnBase se integra con las últimas versiones de Microsoft Office y Outlook, SAP y AutoCAD.

OnBase ofrece un repositorio de contenido central que vincula los documentos almacenados con las transacciones en otras aplicaciones empresariales, como la planeación de recursos empresariales (ERP), contabilidad y sistemas de recursos humanos. Es compatible con el procesamiento de back-office, la gestión de casos y el gobierno de la información y también puede gestionar el contenido procedente de sistemas transaccionales. Por lo tanto, los auditores, al revisar las facturas para una auditoría, pueden encontrar fácilmente contratos de respaldo y órdenes de compra, mientras trabajan dentro de sus sistemas comerciales familiares.

Capaz de apoyar a organizaciones de cualquier tamaño, OnBase incluye mejoras para satisfacer las necesidades de industrias verticales específicas: salud, servicios financieros, seguros, gobierno y educación superior.

La suite IBM Enterprise Content Management adapta las capacidades de gestión de contenido a la empresa

Con experiencia en el mercado de ECM que data de la década de 1980, IBM ofrece un conjunto de productos ECM interrelacionados para administrar información comercial no estructurada, al tiempo que protege las inversiones de los clientes en sistemas heredados.

IBM Content Foundation es un repositorio de contenido completamente funcional con seguridad de nivel empresarial, diseñado para almacenar, organizar y acceder a todo tipo de información empresarial. Se puede implementar en las instalaciones, en la nube o en un entorno híbrido. Los grupos de trabajo pueden acceder a los espacios de equipo para colaborar en proyectos. Content Foundation admite las funciones básicas de búsqueda empresarial.

IBM FileNet Content Manager amplía las capacidades del repositorio principal y presenta herramientas para la gestión del ciclo de vida del contenido, el procesamiento de contenido transaccional y la consolidación de contenido en toda la empresa. Incluye servicios de biblioteca de check-in/check-out y otras capacidades de gestión de documentos. FileNet cuenta con herramientas de gobierno y cumplimiento para RM, así como API para el desarrollo de aplicaciones centradas en el contenido.

IBM Watson Explorer ofrece funcionalidad de análisis de contenido y búsqueda cognitiva, ampliando la búsqueda ECM para incluir consultas intuitivas e inteligentes de los repositorios de documentos dentro de una empresa.

IBM Content Manager OnDemand proporciona acceso a colecciones de contenido publicado, como estados financieros, pólizas de seguro y otros documentos comerciales formales. OnDemand cuenta con su propio repositorio de alto rendimiento para almacenar y producir estas colecciones de contenido.

IBM Content Navigator es un cliente web extensible basado en navegador para acceder al contenido almacenado en los repositorios de ECM tanto desde PC como desde dispositivos móviles.

IBM Datacap proporciona escaneo de alta velocidad y extracción de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para digitalizar documentos impresos y almacenarlos en un repositorio.

IBM Business Automation Workflow permite a los clientes analizar contenido y enrutar documentos comerciales a través de pasos predefinidos en un proceso comercial. Luego, el caso completo se almacena en el repositorio, con controles de auditoría completos.

Microsoft SharePoint como plataforma ECM extensible

Microsoft SharePoint es una plataforma ECM versátil y extensible, diseñada para administrar documentos, páginas web y otros tipos de contenido. Microsoft lanzó SharePoint en 2001 para ayudar a las organizaciones a crear portales web y espacios de equipo mejorando los recursos compartidos de archivos de Windows y las capacidades de los productos de Office. En 2007, Microsoft había ampliado SharePoint para incluir capacidades de ECM clave: servicios de biblioteca, listas de control de acceso (ACL), administración de metadatos, indexación, flujo de trabajo y RM. Las versiones actuales de la plataforma, SharePoint 2016 y SharePoint 2019, incluyen capacidades de búsqueda empresarial integradas y varias características para la colaboración en equipo.

Las organizaciones configuran SharePoint para resolver una amplia gama de problemas de administración de documentos, administración de contenido y colaboración dentro de una empresa. Las organizaciones implementan SharePoint para producir páginas web para sitios web tanto para empleados como para clientes. SharePoint también ofrece funcionalidad de blogs y wiki y admite varias interfaces para compartir información con plataformas de redes sociales, públicamente a través de Facebook y LinkedIn, así como de forma privada a través de servicios como Yammer.

SharePoint se ejecuta tanto en las instalaciones como en la nube. SharePoint Server es el paquete local que ofrece ECM, inteligencia empresarial y capacidades de búsqueda empresarial. Diseñado para organizaciones de todos los tamaños, SharePoint Online se aloja en la nube de Microsoft Azure y normalmente se incluye con las suscripciones de Office 365. SharePoint también admite implementaciones híbridas en las que las organizaciones se benefician de la flexibilidad de la nube, al tiempo que mantienen la seguridad local para el contenido confidencial.

Al depender de Microsoft OneDrive for Business, SharePoint admite capacidades de sincronización y uso compartido de archivos con dispositivos móviles. SharePoint 2019 incluye una experiencia de usuario moderna, con capacidades de diseño de sitios web receptivos que se ven bien y se escalan adecuadamente en teléfonos inteligentes y tabletas, así como en navegadores web de pantalla completa.

Finalmente, la plataforma SharePoint se integra con muchas aplicaciones empresariales y puede administrar documentos comerciales no estructurados, como facturas escaneadas, conocimientos de embarque y hojas de datos de seguridad de materiales, para aplicaciones ERP y CRM. Las API de SharePoint facilitan la integración con aplicaciones dentro del ecosistema de Microsoft. SharePoint también admite los servicios de interoperabilidad de administración de contenido para la integración directa con otras plataformas ECM.

La plataforma OpenText Content Suite se dirige a la gestión, el gobierno y el cumplimiento de la información empresarial

OpenText Content Suite Platform, el producto de ECM incondicional de la compañía, administra documentos comerciales y otros tipos de contenido no estructurado dentro de una organización. Es compatible con las capacidades del ciclo de vida del contenido completo, desde la creación y captura hasta el archivo y la eliminación. Implementada en las instalaciones o en la nube, la plataforma ofrece un entorno de administración de información empresarial unificado y centralizado, que conecta a las personas y los procesos en una empresa extendida.

Diseñado para ser utilizado por grandes organizaciones, OpenText Content Suite Platform incluye ocho componentes principales:

  • OpenText Content Server proporciona un depósito central para administrar documentos comerciales y otros tipos de contenido. Cuenta con capacidades de gestión de documentos de nivel empresarial, incluidos servicios de biblioteca, seguridad multicapa, controles de acceso, navegación de contenido, búsqueda empresarial y flujo de trabajo. Incluye una interfaz de usuario receptiva basada en navegador que se puede personalizar por roles y proyectos y adaptarse a los tamaños de pantalla del dispositivo. El repositorio también admite el uso compartido de contenido para la colaboración en equipo, así como la generación de informes de contenido para rastrear el uso del contenido.
  • OpenText Imaging Enterprise Scan admite la captura de contenido y la indexación de OCR de escáneres y documentos electrónicos, incluidos faxes, mensajes de correo electrónico y otros formatos de informes.
  • OpenText Enterprise Connect permite a los usuarios continuar conectándose a Content Server directamente desde aplicaciones de escritorio, como Microsoft Office y Adobe Acrobat.
  • OpenText Connected Workspaces proporciona plantillas y scripts para crear aplicaciones comerciales habilitadas para ECM. Workspaces incorpora información empresarial administrada por aplicaciones externas, como SAP, SharePoint y Salesforce. Los espacios de trabajo agregan contenido no estructurado, datos estructurados, personas y tareas para respaldar una función comercial común, como una oportunidad de ventas o un proyecto.
  • OpenText Records Management admite la clasificación de registros y los programas de disposición. Aplica metadatos, clasificaciones y etiquetas de disposición de RM a los archivos almacenados en el repositorio. Las clasificaciones de registros se asignan a los programas de retención y eliminan registros de la colección al final de su ciclo de vida.
  • OpenText Archive Center utiliza RM para respaldar el archivo y la gobernanza de contenido basados ​​en reglas y controlados por políticas.
  • OpenText Tempo Box proporciona capacidades seguras de sincronización y uso compartido de archivos con contenido almacenado en dispositivos móviles, incluida la eliminación remota de tiendas de contenido móvil.
  • OpenText Directory Services proporciona servicios de directorio empresarial centralizados para la gestión de usuarios.

OpenText proporciona una variedad de herramientas de desarrollo, por lo que es el mejor ECM para permitir que las organizaciones desarrollen aplicaciones además de Content Suite e integren con otras aplicaciones empresariales. Content Server admite API RESTful para la integración con servicios basados ​​en web.

OpenText Documentum gestiona documentos dentro de la empresa

OpenText Documentum es una plataforma ECM para administrar documentos comerciales en toda la empresa. Adquirida a Dell EMC en enero de 2017, es una plataforma altamente escalable y tolerante a fallas. Es el mejor software de ECM para grandes empresas con colecciones de documentos extensas, como documentos de diseño de ingeniería o nuevas aplicaciones de medicamentos, que dependen de Documentum para respaldar las operaciones comerciales esenciales.

La plataforma Documentum incluye varios componentes clave:

  • En esencia, Documentum ECM es un repositorio central compartido para almacenar y administrar de forma segura diferentes tipos de documentos comerciales.
  • Documentum xCP es una plataforma de desarrollo que incluye un amplio conjunto de herramientas BPM, diseñadas para ayudar a las empresas a automatizar procesos intensivos en información de gran volumen, como la gestión de casos.
  • Al ejecutarse en un navegador web, Documentum D2 proporciona las capacidades de la interfaz de usuario para acceder al contenido empresarial almacenado en el repositorio compartido.

La plataforma Documentum se integra con componentes adicionales que abordan requisitos comerciales particulares:

  • Captiva es un conjunto de herramientas ECM que automatizan la captura de documentos y transforman la información para los sistemas de administración de contenido, clasificando los datos para su posterior procesamiento comercial.
  • Document Sciences proporciona herramientas para producir documentos personalizados de gran volumen, como pólizas de seguro.
  • Syncplicity proporciona una sincronización segura de archivos y capacidades para compartir a dispositivos móviles.

Documentum proporciona soporte y localización en varios idiomas, lo que quizás lo convierte en el mejor software de ECM para entornos de gestión de contenido distribuidos globalmente. Incluye capacidades de análisis de contenido para extraer metadatos y clasificar contenido automáticamente. Ofrece capacidades de búsqueda federada para recuperar documentos de múltiples repositorios. El paquete de herramientas Documentum ECM admite API tanto de código abierto como propietarias para ofrecer entornos personalizados de aplicaciones empresariales.

Oracle WebCenter Content ofrece una aplicación ECM escalable

Muchas empresas consideran que Oracle WebCenter Content es el mejor software de ECM para administrar contenido no estructurado en todo el ciclo de vida del contenido. Oracle WebCenter Content ayuda a las empresas a simplificar su infraestructura de aplicaciones empresariales mediante la administración de documentos comerciales y otros tipos de contenido a través de una aplicación única y consistente.

A través de Oracle WebCenter Content, las empresas superan los silos de información donde aplicaciones dispares administran el contenido. Las empresas pueden mejorar su productividad y optimizar la distribución de contenido, consolidando ECM en una sola aplicación.

Oracle WebCenter Content presenta un amplio conjunto de capacidades de ECM, que incluyen:

  • servicios bibliotecarios completos, incluido el pago/registro y la gestión de versiones;
  • ACL para determinar la seguridad y los permisos para editar y ver contenido;
  • mientras se almacena en formatos nativos, permite la conversión de documentos sobre la marcha a otros formatos, incluida la conversión HTML para publicación web;
  • escanear documentos y luego utilizar las herramientas OCR de Oracle para producir texto legible por máquina;
  • adaptación para producir metadatos específicos del contexto para la clasificación de contenido;
  • Para usuarios de Microsoft Office, registrar documentos dentro y fuera del repositorio central directamente desde sus aplicaciones de escritorio;
  • aplicaciones móviles que hacen que el contenido administrado sea accesible en teléfonos inteligentes y tabletas;
  • retención de documentos y gestión del ciclo de vida, incluida la compatibilidad con DoD 5015.2-STD v3, un estándar federal de RM; y
  • flujos de trabajo integrados para optimizar los procesos comerciales entre empresas.

Mediante el uso de adaptadores empaquetados, Oracle WebCenter Content se integra con muchas aplicaciones empresariales populares, incluidas PeopleSoft, Siebel, JD Edwards, Primavera, Microsoft SharePoint y Office 365.

Nota del editor: Mediante una investigación exhaustiva del mercado de ECM, los editores de TechTarget se centraron en los proveedores que lideran en participación de mercado, además de aquellos que ofrecen funciones tradicionales y avanzadas. La investigación incluyó datos de encuestas de TechTarget, así como informes de otras firmas de investigación respetadas, incluidas Gartner y Forrester Research.

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