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Evite errores en proyectos de colaboración empresarial

No alinear los objetivos de negocio al liderar la tecnología de medios sociales descarrilan implementaciones empresariales de colaboración.

Antes la comunicación dentro de una compañía solía ser simple: uno salía al pasillo y entraba en el despacho de su colega para discutir cualquier asunto,  levantaba el auricular del teléfono o enviaba un correo electrónico. Pero estos métodos son ahora menos efectivos a medida que las empresas aumentan su tamaño y la fuerza de trabajo se expande por el país y el globo. Junto a ello, la cantidad de información a procesar se ha multiplicado en muchos casos, a la vez que el tiempo de que se dispone para digerirla y formularla se reduce drásticamente. Para un número cada vez mayor de organizaciones, la respuesta a estas cuestiones consiste en implementar una iniciativa de software colaborativo de empresa.

Pero el sistema de colaboración debe funciona desde el primer momento en que se pone en marcha. Cualquier error significativo a la hora de diseñar este tipo de iniciativas puede causar su fracaso, por muy buenas que fueran nuestras intenciones.


Por ejemplo, cuando la gigante de los medios Gannett Co. puso en marcha un sistema de redes sociales para USA Today, su implantación no resultó especialmente fácil. Susan Murphy, directora nacional de cuentas del diario, explica que aunque Gannet ya había implementado con éxito un proyecto de software colaborativo en la entidad matriz enfocado en las redes sociales, las cosas no fueron tan bien en USA Today. El resultado, dice Murphy, es que los trabajadores apenas usan el sistema.


“Nosotros realmente nunca estuvimos involucrados en la decisión” de implantar la tecnología colaborativa, dice Murphy. Y sin una explicación de los beneficios potenciales del sistema, añade, los empleados nunca entendieron por qué o cómo debían usarlo.


El ejemplo proporcionado por Murphy no es inusual, explica T. J. Keitt, un analista principal con Forrester Research Inc., de Cambridge, Massachusetts. Según Keitt y otros expertos de la industria, cuando las empresas deciden implementar una iniciativa de colaboración a nivel de empresa, frecuentemente cometen los siguientes errores:


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Usar la tecnología para iniciar la dinámica de colaboración. Antes de instalar un sistema, la compañía necesita tener una cultura que estimule la comunicación y la colaboración. “La tecnología por sí misma no hace a nadie colaborativo”, dice Keitt.
Los sistemas sociales de empresa como Jive y Yammer permiten a los empleados conversar, postear actualizaciones del estado de proyectos, crear grupos, compartir documentos e, incluso, crear redes con socios externos. Pero estas plataformas son sólo vehículos de una comunicación que debería estar produciéndose ya. Si no es así, la tecnología, por muy nueva y reluciente que sea, no lo va a conseguir.


Implementación excesivamente temprana de la tecnología. Las empresas pueden sentir la tentación de adquirir cada mes “lo último” en tecnología por miedo a perder terreno frente a la competencia. Pero no todas las organizaciones están preparadas para usar redes sociales de empresa de manera efectiva.


Según Maturity Model for Enterprise Collaboration and Social Software, un informe publicado el año pasado por Gartner, Inc. la firma consultora con sede en Stamford, Connecticut, hay negocios que pueden no estar preparados para aprovechar todas las ventajas de la tecnología si restringen la comunicación, no impulsan la colaboración a través de todas las estructuras organizativas de la empresa o consideran que la colaboración social es más un fenómeno comunitario que una herramienta de negocio. Antes de apresurarse a comprar software, las empresas deberían examinar su cultura. Si ésta no alienta la colaboración, la dirección debería explorar estrategias que ayuden a transformarla en una que lo haga.
 


Desconexión entre colaboración y redes sociales y objetivos estratégicos de empresa. Antes de decidir usar redes sociales en la empresa en el marco de una iniciativa de colaboración, usted tendrá que saber cuáles son los aspectos de su negocio que quiere abordar. Esto es lo que aconseja Samantha Loveland, vicepresidenta global de atención al cliente en la firma de software Yammer Inc., de San Francisco.


Si no existe una idea clara de cuál será el encaje de la plataforma colaborativa con los objetivos estratégicos de la organización, tanto a nivel global como de cada unidad de negocio, el proyecto no se verá como relevante, dice.


No contar con apoyos a nivel de alta o media dirección. El desarrollo de una cultura corporativa que abrace la colaboración social empieza desde arriba, según reconocen Keitt y Loveland. “Los directivos deben hacer más que dar a sus empleados permiso para utilizar las redes sociales de empresa; tienen que participar ellos también”, explica Loveland.

Los gerentes medios también son esenciales para el éxito de la iniciativa, dice Keitt.
“Ellos son los que llevan a cabo la implementación táctica de la visión plasmada por los ejecutivos”, dice. “Deben estimular e incentivar”. Si estos gerentes no perciben los beneficios del proyecto, todos los esfuerzos pueden quedar bloqueados.


Hacer que el uso sea obligatorio. La colaboración no puede ordenarse, dice Loveland. Si se hiciese no funcionaría. En lugar de eso, añade, los líderes corporativos y los responsables de TI que busquen instaurar una cultura más colaborativa en sus compañías deben mostrar a todos sus empleados qué beneficios les reportarán los cambios y nuevas capacidades, y de qué manera facilitarán sus trabajos.


Los empleados quieren saber qué van a ganar si dedican parte de su tiempo a aprender y usar una tecnología nueva. Al alinear los beneficios potenciales de una iniciativa colaborativa de empresa con las necesidades y objetivos individuales, los de cada departamento y los de la organización en su conjunto, hay una mayor probabilidad de que el programa tendrá una buena acogida entre los trabajadores, dice Loveland.


A medida que los beneficios de la colaboración social en la empresa se hacen cada vez más claros y las compañías aprenden a medir sus ventajas, es probable que aumente el número de organizaciones que decidan implantarlos. Asimismo, al comprender cada vez mejor los problemas que pueden ir surgiendo en el camino, los responsables de TI y de programas colaborativos estarán en una mejor posición para evitarlos, determinar si estas iniciativas pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos de negocio y, si la respuesta es afirmativa, tomar las decisiones adecuadas hacia ese fin.


Pamela DeLoatch es redactora freelance especializada en tecnología y entornos B2B. Es autora de artículos, perfiles y estudios de caso para numerosas organizaciones.

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