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Empresas buscan alternativas al correo electrónico

Cada vez más empresas están buscando alternativas al correo electrónico para frenar una sobreabundancia de información.

El correo electrónico está disminuyendo lentamente como la herramienta de comunicación de elección para las empresas, conforme otras tecnologías que transmiten emoción y contexto se vuelven más ubicuas y más fáciles de usar.

Como un mal necesario del lugar de trabajo, el envío, revisión y eliminación de correo electrónico consume una gran parte del día de un empleado. Un estudio de 2012, realizado por la firma consultora McKinsey & Company, dijo que el 28% del tiempo de un empleado se dedica a leer y escribir correos electrónicos. Por otras estimaciones, los empleados pasan hasta 40% del día en sus bandejas de entrada.

Tan fuerte como parecen esos porcentajes, no tienen en cuenta el tiempo que se pasa tamizando a través de correo electrónico buscando una pepita particular de información que puede haber desaparecido, o para organizar los mensajes en carpetas intrincadas.

La tecnología de correo electrónico es de aproximadamente 30 años de edad, pero sigue siendo el medio de comunicación compartido entre las empresas, con unos 700 millones de usuarios de negocios en todo el mundo usándola. Aún así, las empresas están empezando a ver que es un asesino de la productividad de los trabajadores y están buscando alternativas al correo electrónico para la comunicación interna.

"Uno de los problemas con el correo electrónico es que está pensado como algo de una talla única para todos, pero, en realidad, es solo una talla única para los trabajadores del conocimiento en escritorio", dijo Adam Preset, analista de Gartner.

Avanzar hacia alternativas del correo electrónico

En 2011, Thierry Breton, CEO de la compañía francesa de tecnología de la información Atos, llamó la atención de todo el mundo cuando prohibió a los empleados el envío de correos electrónicos. El movimiento desconcertó a los usuarios de la empresa, mientras Bretón razonaba que la política era necesaria después de que una encuesta a los empleados mostró que solo 20 de cada 200 correos electrónicos eran importantes.

Otros líderes de negocios han tomado pasos más pequeños para proporcionar a sus empleados opciones para enviar y recibir las tareas de trabajo. Ello incluye invertir en más aplicaciones de colaboración, como Slack, Spark y Jive.

"Casi todo el mundo conserva correo electrónico, ya que necesitan un mecanismo sencillo y directo para comunicarse con partes externas", dijo Preset. "Pero dentro de los equipos, verá gente que usa las aplicaciones de chat".

Preset añadió que las aplicaciones de conferencia web, tales como WebEx de Cisco, están ganando velocidad en la cacería de alternativas al correo electrónico.

"Usted puede transmitir, en una reunión remota virtual, más información, impacto emocional y complejidad visual, de forma mucho más fácil que en una serie de mensajes de texto o mensajes instantáneos", dijo. "Eso es muy valioso, porque estas herramientas facilitan que no haya un cambio de contexto. Todo está bien allí".

Irwin Lazar, analista de Nemertes Research, dijo que los usuarios empresariales están en los "inicios tempranos" de una evolución del correo electrónico.

"Una vez que se hace más fácil y más fácil utilizar otras herramientas, la gente comienza a gravitar hacia ellas", dijo Lazar. "Lo que estamos viendo es el correo electrónico complementado por otras aplicaciones, ya sea de texto simple o aplicaciones que son de chat persistente".

A pesar del creciente descontento con el correo electrónico, pocos analistas esperan que las empresas se libren de la bandeja de entrada de la noche a la mañana. Alejarse de una herramienta esencial de comunicación como el correo electrónico tomará tiempo, sobre todo en las grandes empresas.

A modo de ejemplo, Preset señaló la evolución del teléfono, el precursor del correo electrónico en las comunicaciones de negocios.

"Hemos tenido teléfonos durante mucho tiempo y todavía tenemos teléfonos, pero la forma en que accedemos a los servicios de voz ha cambiado radicalmente a lo largo de su historia", dijo. "Usted no va a alejarse de la voz, pero podría alejarse de lo que considera un teléfono tradicional".

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Si tienes una empresa o eres profesional, y buscas una alternativa al correo electrónico, recomiendo leer este artículo. Saludos.

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