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Eligiendo entre Box y Dropbox

Conforme una empresa se aleja de la inflexibilidad del acceso compartido usando servidores de archivos, ¿debería adoptar Box o Dropbox?

Box se centra en el CIO y en el departamento de TI, enfrentando los desafíos provocados por la consumerización de TI.

Dropbox, por su parte, comenzó su vida como almacenamiento en la nube para consumidores, pero ha ganado presencia en los negocios a medida que las personas utilizan el servicio para compartir documentos entre el trabajo y el hogar.

"La gente ha traído herramientas al lugar de trabajo y el CIO no cree que vayan a proteger los datos corporativos en la forma en que se necesita", dijo Whitney Bouck, gerente general de empresa en Box.

La alternativa empresarial a las herramientas de consumo tiene que ser fácil de usar y ofrecer una funcionalidad similar al software de consumo, dijo.

Desde su incorporación a Box hace cuatro años desde el proveedor de sistemas de almacenamiento de TI EMC, Bouck dice que ha dedicado su tiempo a construir la credibilidad del servicio mediante la creación de una división de ventas dirigida a la empresa,y un grupo de servicios de implementación para integrar las TI corporativas con Box.

"Estar cerca del cliente es lo más importante", dijo Bouck, y como tal, Box ha establecido oficinas en todo el mundo.

"Box no es muy compleja, pero hay problemas complejos, como su despliegue a 100,000 personas, enfrentando cómo configurar la integración con Microsoft Active Directory y los permisos de honor  alrededor de grupos, y asegurarse de que Salesforce se integra con Box", añadió .

La tercera pata en el enfoque empresarial de Box es el desarrollo de productos. Bouck dijo que Box está tratando de resolver las brechas de productos.

Las recientes mejoras en las capacidades de Box han incluido ISO 270001, cumplimiento de la ley HIPAA (Ley Federal de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud de 1996) y gestión de claves de la empresa.

Según Bouck, se ofrece el permitir a los clientes gestionar sus propias claves para aliviar algunas de las preocupaciones que la gente pueda tener porque el servicio aún tiene que abrir centros de datos europeos.

A pesar de solo ejecutarse en centros de datos en los EE.UU., Box tiene varias grandes organizaciones del sector público del Reino Unido como clientes.

La Universidad de Dundee ha desplegado Box a 25,000 empleados y estudiantes, permitiendo a los usuarios desarrollar proyectos más productivos y conectados con fines de evaluación y de investigación. Otro gran usuario de Box es el Ayuntamiento de Peterborough, donde soporta los servicios municipales de primera línea.

Richard Godfrey, director adjunto de tecnología digital en el Ayuntamiento de Peterborough, dijo: "Algunas personas dicen que no se puede utilizar la nube porque está en Estados Unidos. En algunos casos eso puede ser cierto, pero en muchos casos no lo es. El lanzamiento [de Box] se está haciendo por el equipo de gobierno, no por TI".

La consumerización de la colaboración

Dropbox comenzó su vida como un producto de consumo y ha utilizado esto para entrar en la empresa.

Según Dennis Woodside, director de operaciones de Dropbox, 300 mil aplicaciones están integradas con Dropbox.

"Nuestro modelo es fundamentalmente diferente a los competidores. Los consumidores aman Dropbox, y eso lo está llevando al lugar de trabajo. Estamos permitiendo a los departamentos de TI [llevar Dropbox a la empresa] proporcionando un lugar de trabajo seguro a través de Dropbox for Business".

La popularidad del servicio gratuito entre los consumidores ha permitido que el servicio de intercambio de archivos crezca a 100 mil clientes de pago. La versión de suscripción ofrece más capacidad de almacenamiento en línea, pero la adopción de consumo se ha extendido hacia el espacio de trabajo.

"Los consumidores que están acostumbrados a Dropbox en su hogar están llevándolo al trabajo", dijo Woodside.

La integración con Microsoft Office 365 en abril es un ejemplo de cómo Dropbox está utilizando la consumerización de las TI para entrar en la empresa.

"Unos 35 mil millones de documentos de Office son almacenados en Dropbox, con mil millones de documentos guardados y editados todos los días. La estrategia de Satya [el CEO de Microsoft] es adoptar de estándares de facto", dijo Woodside.

"Dropbox es un lugar donde se hace el trabajo. Así que permitirle a las personas crear documentos de una manera que no han podido en el pasadoes la próxima ola en la mejora de la colaboración", agregó.

Cuando se le preguntó acerca de los planes de expansión del centro de datos de Dropbox fuera de los EE.UU., Woodside dijo: "Hoy en día, todos los datos se almacenan en los EE.UU. Los clientes quieren saber que sus datos están protegidos y seguros. Queremos asegurarnos de que estamos en la vanguardia de la seguridad y tenemos expertos en seguridad de clase mundial para ofrecer las mejores maneras de su clase para asegurar los datos”.

"Con el tiempo podemos evaluar si los datos se almacenan fuera de los EE.UU.", añadió.

Colaboración versátil para arquitectos

La empresa de diseño británico Pipers comenzó a utilizar Dropbox en 2009 para ayudar a la colaboración con miles de dibujos arquitectónicos de cientos de edificios.

Matthew Quinn, director de Pipers, comenzó a usar el servicio de intercambio de archivos en un proyecto para el centro de la ciudad de Abu Dhabi.

"Necesitaba llegar a 20 desarrolladores. Había 60 proyectos principales y 100 proyectos adicionales. Tenía problemas porque les estaba enviando CD-Roms que contenían documentos de AutoCAD ", dijo Quinn. Él inicialmente utilizó Dropbox en el iPad como una forma de acceder y compartir estos archivos.

En el segundo año del proyecto Abu Dhabi, Pipers comenzó a utilizar Dropbox como un entorno colaborativo. Una vez que las cuentas de negocios para Dropbox estuvieron disponibles en 2012, Pipers utilizó el servicio para compartir videos de los diseños arquitectónicos a través de grandes pantallas que comprendían múltiples paneles de video. Cada panel de video utilizaba un Mac Mini con un reproductor multimedia conectado a Dropbox.

La compañía también ha trabajado con Transport for London (TfL) para permitir a los arquitectos  presentar sus diseños en carpetas de Dropbox privadas que TfL podría evaluar luego.

"Su apertura y versatilidad hace a Dropbox atractivo", dijo Quinn.

Marcando la caja correcta

Mientras que Box tiene la certificación ISO 270001 y HIPAA, Dropbox ha conseguido la ISO 27018 de cumplimiento, que se utiliza para indicar cómo los proveedores salvaguardan los datos en la nube de los usuarios.

Las dos compañías ofrecen enfoques sutilmente diferentes de colaboración en nube, lo que significa que TI se enfrenta a un dilema. Box refleja un enfoque centrado en TI, proporcionando controles para seguridad de los datos y cumplimiento, mientras que Dropbox está más enfocado al consumidor.

Box espera que su enfoque, combinado con la educación del usuario, le permitirá ganar los corazones y las mentes de los consumidores en el trabajo. Dropbox utiliza las TI en las sombras, donde los consumidores impulsan el uso empresarial.

Podría decirse que ambos enfoques ofrecen una experiencia de usuario mucho más fácil y más flexible que el acceso a la red privada virtual para compartir carpetas en el servidor de archivos corporativos.

El enfoque de peso ligero de Dropbox podría utilizarse cuando la seguridad del documento no es una alta prioridad, mientras que Box podría ser utilizado cuando los controles más estrictos son primordiales.

Dropbox puede potencialmente abarcar organizaciones sin el añadido de involucrar a TI, mientras que Box es una mejor opción cuando se necesitan el cumplimiento regulatorio y estrictos controles de acceso.

En última instancia, en la era de la consumerización de TI, ambos tienen un lugar en las TI empresariales.

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