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Este artículo es parte de nuestra guía: Guía Esencial: Las suites de productividad empresarial evolucionan

El software financiero SaaS especializado puede reemplazar al ERP local

Las finanzas de software como servicio a menudo proporcionan previsiones, analíticas y funciones de cierre financiero superiores. Los consultores comparten consejos sobre cómo elegir la herramienta adecuada.

Cuando se trata de evaluar sus requisitos para moverse al software financiero SaaS, los CFO harían bien en prestar atención a las palabras del autor Lewis Carroll: "Comiencen desde el principio, y continúen hasta que lleguen al final; luego, deténganse". Y eso significa, primero averiguar lo que quieren lograr al mover sus finanzas al software como servicio.

"Es realmente importante entender las necesidades del negocio primero", dijo Heidi Pozzo, fundadora de Pozzo Consulting. "Solo entonces se puede alinear el [software financiero SaaS] para determinar la mejor solución".

Cuando los CFO piensan en lo que quieren hacer con el software financiero SaaS, deben determinar si están tratando específicamente de manejar pagos, planificar y presupuestar, o si desean mejorar la analítica o la consolidación, así como las capacidades de auditoría cercanas y relacionadas, dijo Hyoun Park, un consultor con base en Boston en ofertas de tecnología de empresa y estrategia. "Las empresas no deberían simplemente pensar en trasladar las finanzas a la nube como una gran tarea gigante que necesita hacerse de una sola vez", explicó Park. "Es mejor pensar en piezas específicas de finanzas que actualmente están rotas o podrían mejorarse".

Cada empresa va a tener diferentes tipos de retos de transición al software financiero SaaS, dependiendo de la complejidad y el tamaño, de acuerdo con Park. "Empresas relativamente simples o empresas centralizadas tendrán probablemente más fácil el manejo de la consolidación y el cierre [en la nube]", dijo. "Pero, en cierto tamaño, todo el mundo está buscando una mejor analítica y la capacidad de profundizar en mayor detalle y proporcionar eso a toda la empresa".

Las empresas que ejecutan sistemas locales que deciden implementar software financiero SaaS también tienen que pensar en la conectividad desde una perspectiva de TI, dijo Pozzo. "La nómina suele ser la función más crítica", señaló. "Si la tubería se cae por cualquier razón, ¿cómo obtener acceso? Necesitan pensar en la capacidad de conectarse y obtener la información. Y si ya están en la nube, las finanzas SaaS aún necesitan hablar con los demás sistemas".

Cómo evaluar sus necesidades

Para evaluar sus requisitos para la implementación del software financiero SaaS, los CFO deben ejecutar todas sus funciones contables y determinar si pueden replicar sus procesos contables básicos en el módulo SaaS, dijo Dan Wall, vicepresidente de la consultora A.T. Kearney Inc. "¿Qué análisis está haciendo en FP&A [planificación financiera y análisis]? ¿Hace análisis de margen, este análisis, ese análisis? ¿Puede replicar los de FP&A?", preguntó. "Si no puede, ¿puede personalizar o atornillar algo al módulo SaaS para habilitar esa capacidad que es esencial y crítica?".

Básicamente, es solo una coincidencia de requisitos para que los CFOs determinen si el software financiero SaaS que se está considerando les permitirá ejecutar las funciones de negocio que consideran esenciales para la compañía, dijo Wall. "Hicimos una revisión exhaustiva sobre la base de la selección de un gran minorista de farmacias, no solo de [contabilidad financiera y control] y FP&A, sino también de merchandising, almacenamiento, gestión del capital humano", informó.

Wall dijo que su equipo evaluó si la empresa podría trasladarse a un sistema SaaS de múltiples arrendatarios para ambas funciones. "Comenzamos con una serie de historias de usuarios y conjuntos de funciones", explicó. "Lo primero que usted quiere hacer es asegurarse de que la funcionalidad que tiene en una solución local, suponiendo que sea el estado inicial, pueda ser replicada lo suficiente en el modelo SaaS. Hay compromisos allí".

Muy a menudo, el sistema local ha sido personalizado de tal manera que una empresa gastará una enorme cantidad de dinero manteniéndola y teniendo actualizadas las integraciones a otras aplicaciones de terceros, agregó. "Es posible que haya descubierto que no está manteniendo actualizadas las últimas versiones porque no puede mantener todas esas integraciones, o esas personalizaciones le prohíben pasar a la siguiente versión", dijo. "Así que, mientras que usted puede encontrar que la funcionalidad está limitada en una aplicación SaaS, podría encontrar que eso es un beneficio, ya que le obliga a mantenerse al día; le obliga a mantener la coherencia con las mejores prácticas”.

Por lo general, ese es el factor que impulsa la transición al software financiero SaaS, y no necesariamente duplicar la funcionalidad desde las instalaciones a la nube, dijo Wall. No es tanto si una organización puede realmente ejecutar ciertos procesos que son procesos "básicos". Más bien, se trata de si la organización está dispuesta a renunciar a alguna personalización, que no es a menudo un diferenciador central, y arrojar parte del equipaje e implementar software financiero SaaS que podría proporcionar menos funcionalidad, pero mantendrá el negocio actual y los costos bajos dijo.

Pozzo dijo que hay una serie de cosas que separan a los buenos departamentos de finanzas hoy, incluyendo la capacidad de trabajar estratégicamente con el resto del negocio, encontrar nuevas fuentes de ingresos para ayudar a mejorar la rentabilidad y señalar las tendencias que ventas u operaciones necesitan saber. "Si usted está pensando en gastar dinero en tecnología hoy, estaría buscando aquellas herramientas más estratégicas [financieras SaaS] porque prácticamente cualquier sistema puede hacer las cosas de contrapeso", dijo.

Qué preguntar a los proveedores de software financiero SaaS

Cuando se trata de evaluar proveedores de software financiero SaaS, los CFO deben asegurarse de que los sistemas se integren con los productos que ya utilizan, dijo Dave Key, director gerente de la consultora Cloudstrategies.biz. "Si usted es un gran departamento de Salesforce, entonces quiere asegurarse de que funciona bien con Salesforce", dijo. "Es muy importante mirar el ecosistema, porque los sistemas financieros se mueven junto con sus otros sistemas".

Para las grandes empresas, los proveedores de ERP legados como SAP, Oracle y Sage son los que mejor se adaptan. Las compañías más pequeñas que buscan adoptar la estrategia de SaaS para las finanzas harían bien en considerar proveedores SaaS de primera generación, como NetSuite, o plataformas SaaS más modernas como Intacct, según Key. "Con los proveedores de SaaS, mire su ritmo de innovación y vea qué nuevas capacidades han introducido en los últimos dos años", dijo. "Usted no está buscando solo lo que está comprando hoy, sino lo que va a tener un año o dos años a partir de ahora".

Los directores financieros también deben insistir en que los proveedores tienen políticas para que puedan elegir cuándo toman nuevas versiones de software, sugirió Key. "Usted no quiere tomar un nuevo lanzamiento de software cuando está en medio de su cierre de final del trimestre", dijo.

Por lo tanto, los CFOs deben preguntar a los proveedores si pueden elegir cuándo hacer las actualizaciones, y las respuestas deben ser "sí" 100% del tiempo. "Si la respuesta es 'no', entonces diga 'No, gracias. No voy a tener la oportunidad de que usted haga una actualización en medio de uno de mis cierres'", aconsejó Key. "Si la respuesta es ‘sí’, pregunte qué tipo de ventana tiene para elegir su tiempo cuando sea conveniente. Eso debe ser un mínimo de 60 días, pero es preferible 90".

Aunque la mayoría de los sistemas tienen libros de contabilidad sólidos, los directores financieros también deben preguntar a los proveedores si sus sistemas pueden informar sobre los beneficios, tanto del cliente como de la línea de productos o servicios, según Pozzo. "De esa manera usted puede ver, cuando está mirando a su negocio, cuánto dinero está haciendo en cada una de las áreas del negocio", dijo. "Es ese tipo de cosas que la gente realmente no está pensando. Muchas veces eso viene en una herramienta de informes que no siempre es la parte del paquete financiero del sistema ERP. A veces, una herramienta añadida es todo lo que el negocio necesita". Pozzo dijo que uno de sus clientes estaba buscando gastar millones de dólares en un nuevo sistema ERP. Sin embargo, cuando se detallaron las necesidades reales de la empresa, la empresa se dio cuenta de que solo necesitaba una herramienta de generación de informes, lo que resultó en una solución adecuada que ahorró millones.

Este artículo se actualizó por última vez en junio 2017

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