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El coronavirus llama la atención en los planes de pandemia de negocios

El coronavirus está haciendo que la planificación pandémica sea un problema de negocios, una vez más. La última vez que las empresas tuvieron que considerar este problema fue en 2009, con el virus H1N1.

Scott McPherson, CIO de la Cámara de Representantes de Florida, estuvo muy involucrado en la planificación pandémica del estado en 2009. El estado asumió un 30% de absentismo por el virus H1N1, también conocido como gripe porcina. A raíz del brote de coronavirus, ha estado desempolvando sus planes de pandemia. Pero algunas cosas han cambiado desde entonces.

En los años siguientes, las empresas han cambiado el trabajo de los centros de datos internos y de ubicación conjunta a los proveedores de software como servicio (SaaS). Recursos humanos, finanzas y otros ejecutivos de negocios a menudo gestionan estos servicios de terceros. Para recursos humanos específicamente, hay miles de proveedores, muchos de ellos pequeños.

Scott McPherson

"Estas organizaciones necesitan comunicarse con sus proveedores de SaaS y hacerles una simple pregunta: '¿Cuál es su plan para una pandemia?'", dijo McPherson, quien aún es el CIO de la Cámara. "¿Cómo podrán mantener una alta disponibilidad frente a una potencial pandemia de coronavirus que podría causar un nivel no especificado de ausentismo?"

En muchos casos, será responsabilidad de los gerentes de departamento, como RR.HH., contactar a sus proveedores, aunque puede ser el CIO quien supervise los esfuerzos, dijo.

En San Francisco, parte del trabajo de Janet Phillips como directora de recursos humanos es prepararse para desastres, incluidos terremotos y virus. Es vicepresidenta de Capital Humano en Kong Inc., una empresa de tecnología con una fuerza laboral global de 170 empleados. La empresa gestiona servicios de API en la nube.

Janet Phillips

Aproximadamente la mitad de los empleados de Kong trabajan en la oficina de San Francisco. Otros trabajan en países de todo el mundo. Tres empleados con sede en Estados Unidos estaban en China la semana pasada, y la compañía estaba tratando de llevarlos a casa, dijo Phillips.

Preparándose para los desastres

Kong se estaba preparando para posibles interrupciones comerciales mucho antes de que surgiera el nuevo coronavirus.

"Hemos planificado bastante la continuidad del negocio", dijo Phillips. "Vivimos en San Francisco, y estamos esperando al grande".

En marzo pasado, los empleados de Kong pasaron dos semanas trabajando a distancia. Phillips lo llamó una "prueba de presión". La idea era ver si la empresa podía hacer negocios como de costumbre si todos los empleados de la empresa trabajaban fuera de la oficina.

"Hemos pensado y practicado bastante", dijo Phillips. "Tratamos de lidiar de frente con las cosas difíciles para no ser sorprendidos".

Parte de la planificación de continuidad de Kong incluía asegurarse de que los empleados pudieran trabajar de forma remota. También significó practicar cómo realizar reuniones en línea, y mantenerlas a pesar de todo, dijo Phillips.

Phillips dijo que eligieron proveedores de comunicaciones de servicios en la nube que tienen redundancias. Las principales herramientas de la compañía son las videoconferencias Zoom, así como las plataformas de colaboración Slack y Confluence.

Phillips cree que la empresa está lista para enfrentar cualquier problema, incluyendo un brote de virus. "Hemos desarrollado un músculo considerable alrededor del marco de trabajo remoto", dijo.

Los proveedores de SaaS ofrecen la gama completa de servicios de recursos humanos. Muchos están especializados y atienden a ciertos mercados o tipos de servicios de recursos humanos, como la nómina. Si alguno se desconecta, como sucedió con MyPayrollHR con sede en Nueva York el año pasado, las consecuencias pueden ser graves. Si bien los servicios parecen simples para los clientes, a menudo hay una cadena completa de proveedores involucrados. En el ejemplo de la nómina, la cadena incluye empresas de alojamiento, cámaras de compensación y bancos que depositan el pago de los empleados.

La preparación es desconocida

Stephanie Balaouras, vicepresidenta de grupo de Forrester Research, cree que verificar la disponibilidad de los proveedores externos es algo que los gerentes de recursos humanos deben hacer.

"Hay un porcentaje sorprendente de empresas que no conocen la disposición de sus terceros, pero incluso las que sí lo saben, es bastante superficial", dijo Balaouras.

Los clientes pueden solicitar planes de pandemia de terceros, pero no están haciendo pruebas conjuntas o negociando acuerdos estrictos de nivel de servicio, según Balaouras.

Para los proveedores de SaaS, la globalización puede hacerlos más susceptibles a las interrupciones, dijo Balaouras. Pero eso también podría mitigarse si los servicios en el extranjero pueden equilibrar la carga y trasladar la atención al cliente a otros lugares, dijo.

"Para empezar, es un área de riesgo bastante grande", dijo Balaouras, y el coronavirus "lo hace más urgente".

La pandemia de gripe de 2009 no fue tan grave como otras pandemias, con tasas de ausentismo relativamente pequeñas, según estudios del gobierno. Pero el problema que crean las pandemias persiste, dijo McPherson.

"Lo primero que TI debe reconocer es que tiene un problema… y que no han pensado en este tema, probablemente, en al menos una década", dijo McPherson.

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