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ERP basado en la nube mantiene a PyMEs funcionando durante la pandemia

Muchas PyMES han descubierto que el cambio a sistemas ERP basados en la nube las ha ayudado a mantener las luces encendidas al permitir que los empleados accedan a las aplicaciones empresariales desde su hogar.

El ERP basado en la nube puede ser un salvavidas para muchas pequeñas y medianas empresas mientras luchan por responder a los desafíos de la crisis de covid-19.

Aunque muchos proyectos de ERP pueden estar en peligro por la pandemia, algunas organizaciones, en particular las PyMES, pueden descubrir que no pueden permitirse el lujo de tener ERP.

Ciertamente, no hay una sola necesidad de convencer a Rebecca Ogle, CFO de Safety Management Group (SMG), de que el ERP en la nube ha marcado una gran diferencia durante la crisis.

Con sede en Indianápolis, SMG brinda servicios de consultoría de programas de seguridad corporativa, como el cumplimiento de OSHA para organizaciones en todo EE. UU. e informes financieros. La empresa implementó un sistema ERP basado en la nube de Acumatica en octubre del 2019 para reemplazar un “edredón de retazos” de viejas aplicaciones de software para facturación, nóminas e informes financieros, dijo Ogle.

Acumatica, con sede en Seattle, proporciona sistemas ERP en la nube principalmente para pequeñas empresas de fabricación y servicios, así como para entidades públicas como los departamentos de bomberos.

Para SMG, el nuevo sistema Acumatica fue un éxito inmediato por varias razones, que incluyen permitir que los asesores remotos de SMG ingresen informes de tiempo y gastos desde cualquier parte del país, dijo Ogle.

Sin embargo, el sistema resultó crítico cuando la pandemia obligó a SMG a iniciar una orden de trabajo desde el hogar para sus empleados con sede en Indianápolis.

"Cuando nos dijeron que teníamos que trabajar desde casa alrededor del 16 de marzo, todos empacaron sus computadoras portátiles y literalmente no hemos perdido el ritmo", dijo Ogle. "Escuché que a algunas compañías les tomó una semana o 10 días establecer un departamento desde sus ubicaciones remotas. Pero nosotros pudimos recoger y al día siguiente no importaba dónde estaban sentados, Acumatica era todo lo que necesitaban. Ha hecho una gran diferencia para nosotros como empresa, porque uno no quiere tener que preocuparse de que sus funciones fundamentales no funcionen a toda velocidad, y no hemos tenido que preocuparnos por eso en absoluto".

Mantener el negocio funcionando

Para las PyMEs que implementaron sistemas ERP basados ​​en la nube, la decisión puede mantenerlos en el negocio durante la pandemia y después, dijo Jon Roskill, CEO de Acumatica.

Jon Roskill.

"Estoy seguro de que tendremos algunos clientes que cerrarán como resultado de la crisis, pero, en términos generales, nuestros clientes están arriba y funcionando", dijo Roskill. "Esto se debe a que una compañía como un distribuidor de iluminación o un fabricante de autopartes tomó la decisión hace un par de años de construir una infraestructura de software moderna para operar su negocio".

El ERP en la nube definitivamente ha hecho posible que algunas empresas continúen durante la crisis, dijo Shawn Windle, fundador y director general de ERP Advisors Group, una consultoría en Lakewood, Colorado, que trabaja con organizaciones en proyectos de implementación y gestión de ERP.

ERP Advisors Group se enfoca principalmente en las PyMEs que están pasando de sistemas ERP más antiguos a implementaciones en la nube, dijo Windle. Señaló a un cliente que hizo el cambio de un sistema heredado a Infor CloudSuite Industrial y no ha perdido el ritmo.

"Si bien ahora es un lujo pasar a un nuevo software, mordieron la bala y se mudaron a la nube y todos sus vendedores pudieron vender, sus compradores pudieron comprar y pudieron mantener las cosas en movimiento con exposición limitada para los muchachos en el almacén, por lo que han podido continuar", dijo.

Shawn Windle.

Los proveedores de ERP de tamaño mediano con plataformas en la nube puras como Acumatica y Sage Intacct que tienen una funcionalidad específica de la industria pueden tener buenos resultados durante la pandemia, mientras que los grandes actores de la industria como SAP y Oracle pueden tener dificultades en sus esfuerzos para mover a los clientes de sistemas locales heredados a plataformas orientadas a la nube, dijo Windle.

"Los grandes seguirán teniendo el desafío de grandes instalaciones personalizadas que la gente simplemente no quiere abandonar porque saben que será una pesadilla", dijo. "Las soluciones horizontales que pueden posicionarse para muchas industrias diferentes aparecerán como ‘rompepandillas’".

Quite la carga de TI

El ERP en la nube está teniendo un momento ahora porque las empresas están plagadas de desafíos de TI, dijo Scott Deakins, director de operaciones de Deacom, una empresa en Filadelfia que proporciona sistemas ERP para fabricación y distribución.

Scott Deakins.

"Muchos CIO están abrumados en este momento; se les pide que hagan malabares con muchas iniciativas diferentes para ayudar a superar algunos de los desafíos aquí. Y [si tienen] su infraestructura ERP en la nube, les da uno menos de qué preocuparse", dijo Deakins. "Eso es desde una perspectiva de usabilidad, una perspectiva de seguridad y una perspectiva de tiempo de actividad; ahora tienen personas que acceden a los sistemas durante todo el día [con más empleados trabajando desde casa]".

Los sistemas de Deacom se centran principalmente en la fabricación de procesos, utilizados para productos como productos farmacéuticos o bebidas que se elaboran utilizando una receta específica. Muchas de las empresas involucradas en la fabricación de procesos han sido designadas como industrias esenciales. De hecho, la mayoría de los clientes de Deacom han visto un aumento del 10 % al 20 % en sus negocios, dijo Deakins, por lo que deben traer empleados temporales a las áreas de producción y almacenamiento, mientras hacen que su equipo administrativo trabaje de forma remota.

"En este momento, muchas de estas compañías solo están tratando de concentrarse en mantener la infraestructura, al tiempo que se aseguran de que están apoyando el negocio", dijo. "Debido a que Deacom es una plataforma basada en la web, están en un lugar bastante bueno para poder concentrarse en hacer lo que puedan para mantener el negocio en funcionamiento y no concentrarse en mantener su infraestructura ERP".

ERP en la nube puede manejar nuevos requisitos

Steve Murphy, CEO de Epicor, se hace eco de esa perspectiva. El proveedor proporciona una variedad de aplicaciones ERP, principalmente para fabricación y distribución, en implementaciones locales y en la nube, pero Murphy ha visto un aumento en los clientes que desean ERP en la nube.

"Estamos viendo más acerca de SaaS por todas las razones habituales. Pueden trabajar de manera más remota y no tienen que preocuparse por llevar a alguien a la planta o la oficina y contaminarse con covid-19", dijo Murphy. "Si [el funcionamiento de los sistemas ERP] no es su negocio principal, y cuando realmente está enfocado en superar una crisis, mucha gente piensa que realmente les gustaría no tener que preocuparse por esto en absoluto. Así que eso empujará a algunas empresas hacia la nube".

Muchas pequeñas y medianas empresas siguen manejando el negocio al pasar hojas de cálculo de Excel a través de Outlook, lo que se vuelve aún más inviable cuando las personas trabajan de forma remota, dijo Murphy.

"Si se está ejecutando en hojas de cálculo de Excel en este momento, podría tener miles o decenas de miles, y es realmente difícil llevarlos a internet en Gmail o Yahoo Mail, por lo que es un desastre para alguien en esa situación", dijo. "Probablemente tendrá que salir de las hojas de cálculo para prepararse para el futuro de este tipo de cosas, y hay una variedad de cosas que puede hacer para no tener una implementación pesada".

Las PyMEs pueden comenzar a implementar un despliegue de ERP SaaS relativamente menos complicado ahora, y estar en funcionamiento en unos pocos meses, dijo Murphy.

La mayoría de las PyMEs utilizarán un socio de implementación para que el sistema esté en funcionamiento, y el socio debe ser elegido cuidadosamente, dijo Windle. Esto era importante antes de la crisis, pero ahora es crítico.

"Es normal asegurarse de obtener buenos recursos de implementación y que conozcan su negocio, y no solo mirar las aplicaciones", dijo Windle. "Pero también es necesario analizar su viabilidad, porque muchos de estos socios pueden estar muy ocupados en este momento, pero sus planes se están agotando y podemos ver una reducción de los socios de implementación. Desea hacer negocios con alguien que va a ser viable por un tiempo".

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