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Digitalizar eventos como Citrix Synergy tiene beneficios y desventajas

¿Qué significa mover una conferencia, como Citrix Synergy, a un formato en línea? Los expertos discuten cómo las conferencias se están adaptando a un mundo COVID-19 y qué podría traer el futuro.

Aquellos que planean eventos de la industria de la tecnología siempre deben estar preparados para la interrupción. Los organizadores de Citrix Synergy 2020 están trabajando para garantizar que las interacciones en persona del evento se repliquen en un formato digital tanto como sea posible.

Al igual que muchas empresas en medio de la pandemia de coronavirus, Citrix Systems ha trasladado su conferencia anual de usuarios a la web. La compañía anunció su decisión a mediados de marzo; el evento estaba programado para mayo, pero desde entonces se ha retrasado hasta este otoño.

"Tan pronto como comenzamos a escuchar más y más sobre este virus, sabíamos que teníamos que tener un respaldo, por si acaso", dijo Mark Plocki, director de eventos corporativos en Citrix, y agregó que, a medida que se desarrollaban discusiones, la situación se hizo más clara. "Por supuesto, lo correcto era trasladar nuestro evento a un foro virtual".

Laura Ramos, vicepresidenta y analista principal de Forrester Research, dijo que el compromiso fue la medida clave para determinar el éxito de una conferencia. Dada la situación actual, dijo, los planificadores deben considerar la mejor manera de lograr ese objetivo.

"¿Cuál es el valor real que las personas obtienen del evento?", cuestionó. "¿Hay alguna forma de que podamos ofrecer ese valor de forma digital y remota en lugar de cara a cara?"

El componente web ya es importante

Plocki dijo que los organizadores de eventos modernos siempre deben estar listos para cambiar a un evento en la web si las personas no pueden viajar. De hecho, incluso las conferencias en persona ahora suelen incluir un componente de internet.

Mark Plocki

"Por supuesto, si tienes un evento en persona, quieres que todos estén allí", dijo. "Eso no siempre es posible, y muchas compañías enviarán uno o dos representantes. ¿Qué hacen los demás?"

Como tal, dijo Plocki, muchas conferencias ahora transmiten conferencias magistrales e incluso algunas sesiones. Aun así, organizar un evento únicamente en línea es diferente de tener componentes de una conferencia en la web; las empresas deben trabajar para replicar la interacción en persona que tiene lugar en el mundo real.

"[Con una conferencia en línea,] es posible acceder a una plataforma virtual, ir a un stand de Citrix, hacer clic y ver las funciones de los productos, hablar con la gente [y] descargar documentos técnicos", dijo.

Los asistentes a un evento virtual, dijo Plocki, son alentados a crear sus propios avatares y a construir un perfil con su información.

"Eso aumenta su capacidad de establecer redes, porque las personas ingresan al sitio virtual para encontrar personas", dijo. "Si proporciona toda esa información sobre usted y encuentra a otras personas que están haciendo lo mismo, podría realizar una conexión que también podría haber hecho en persona".

¿Ventajas de un foro solo en línea?

De hecho, Plocki dijo que podría haber algunos beneficios para las conferencias virtuales. Cuando un ejecutivo da un discurso para tal evento, se puede usar una pantalla verde para agregar gráficos, lo que fomenta la participación de la audiencia.

"Realmente se amplifica [el discurso] un poco más, haciéndolo un poco más emocionante, dándole un ambiente un poco más completo [al agregar gráficos]", dijo.

Un evento solo en línea, señaló Plocki, también conlleva la posibilidad de atraer componentes tecnológicos como la realidad virtual (VR) y la gamificación en donde que los asistentes son recompensados ​​por participar en diferentes aspectos de la conferencia.

Más allá de eso, los asistentes son más capaces de elegir las sesiones que les interesan, según Plocki. Dijo que los asistentes podrían seleccionar mejor qué contenido les afecta en un formato sobre pedido.

Laura Ramos

Ramos dijo que el cambio a un foro en línea podría obligar a los planificadores, como los que organizan Citrix Synergy, a realinear su enfoque para servir mejor a los clientes.

"Los clientes vienen a su evento por alguna razón: se están tomando un tiempo fuera de su agenda para asistir a su evento. Eso significa que hay algo que les está sucediendo que valoran", dijo. "¿No deberían aprovechar esa oportunidad para aprender qué les está pasando? ¿Qué valoran? ¿Qué están mirando? ¿Qué tipo de problemas tienen?"

Los datos que proporcionaría una conferencia solo en línea, explicó, podrían ayudar a compañías como Citrix a tener una idea de lo que valoran los asistentes.

Craig Roth, vicepresidente de investigación de Gartner, dijo que la pandemia de COVID-19 podría ser una oportunidad para reimaginar lo que puede ser una conferencia virtual.

Craig Roth

"Así como simplemente digitalizar los procesos existentes conduce a beneficios mínimos, la simple virtualización del formato de conferencia actual no explota las posibilidades abiertas al eliminar las paredes físicas y los asientos del centro de conferencias", opinó Craig.

La tecnología podría permitir mayores valores de producción para las conversaciones; permitir un mayor control de los asistentes sobre la dirección de una sesión a través de encuestas rápidas; aumentar la colaboración con la audiencia para establecer objetivos y conclusiones; y ofrece inmersión de alta calidad a través de la realidad virtual, dijo Roth.

El futuro de las conferencias

La naturaleza incierta de la pandemia significa que no está claro cuándo se permitirá a las personas reunirse en masa nuevamente. En cualquier caso, Ramos dijo que los eventos en persona han sido resistentes a lo largo de los años y que probablemente no se desvanecerán por completo.

"No se puede replicar [la interacción en persona] por completo", dijo. "Es por que a la gente le gusta reunirse en persona que creo que los eventos se recuperarán después".

Ramos dijo que las conferencias son el esfuerzo de mercadotecnia más costoso del año, especialmente para las compañías que los organizan.

"[Las empresas] siempre decían: 'Vamos a gastar menos el próximo año', pero no lo hacen", dijo.

La crisis financiera de 2009, dijo Ramos, parecía obstaculizar los viajes de negocios. Sin embargo, pasados un par de años, las conferencias volvieron a ser un medio importante para realizar anuncios comerciales.

Plocki dijo que, aunque las conferencias web funcionarían por el momento, es mejor realizar eventos en persona.

"Todavía, como humanos, necesitamos conectarnos en persona", dijo. "Siempre tendré esa creencia, pero podré hacer la transición [solo a la web] cuando sea necesario".

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