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DWS: El teletrabajo se trata de mejorar la calidad de vida y bajar costos, más que sobrevivir

Además de permitir la continuidad de las operaciones en tiempos de pandemia, una estrategia de trabajo remoto bien diseñada debe adaptarse perfectamente a las necesidades de una empresa, dice Digital Workspace.

Aunque la pandemia obligó a las empresas a pasar forzosamente a esquemas de trabajo remoto para mantener la continuidad de las operaciones, una estrategia de teletrabajo debe adaptarse perfectamente al negocio, bajando costos, cuidando a los empleados y mejorando la relación con los clientes, todo en un entorno seguro. Así lo explica Richard Poore, director regional de ventas de Digital Workspace Company (DWS), empresa especializada en diseñar espacios de trabajo digitales para empresas.

Poore señaló que, si bien la pandemia tuvo un efecto catalizador para que las empresas se decidieran a probar el trabajo remoto, en realidad muchos han sido esfuerzos acelerados para resolver un problema, en lugar de estrategias para mejorar las operaciones empresariales. Sin embargo, el escenario global del covid-19 y los buenos resultados obtenidos hacen pensar que el trabajo remoto llegó para quedarse.

En entrevista con SearchDataCenter en Español, el ejecutivo ofreció un panorama de lo que ha sucedido en América Latina respecto al teletrabajo, y señaló que los gobiernos de toda la región están entre los más retrasados respecto a la adopción de este modelo.

Nota del editor: Esta entrevista ha sido editada por longitud y claridad.

¿Cuál es el panorama actual del teletrabajo en América Latina?

Richard Poore.

Richard Poore: Está en una fase mezclada. Es decir, hay compañías que ya habían observado y adoptado el teletrabajo, y que antes del COVID estaban observando una reducción de costos y la optimización de la calidad de vida de sus empleados. En [Ciudad de] México, por ejemplo, trasladarse de un punto al otro para ir a la oficina puede llevar dos horas y media, lo que deja cinco horas [contando el regreso a casa] realmente no productivas, ni para el empleador, ni para la familia, ni para el individuo. En América Latina, muchas empresas venían observando eso y estaban tomando de forma seria y encarando proyectos hacia el teletrabajo. También había otro grupo de empresas que estaban estudiándolo, y presupuestándolo tal vez para el 2021, y otro grupo que realmente no estaba prestando atención.

En medio de este escenario apareció el COVID, e hizo de efecto catalizador para cada uno de estos grupos. Entonces, aquellos que ya estaban en un proceso adopción del teletrabajo lo aceleraron rápidamente y cambiaron sus prioridades presupuestarias: invirtieron muy rápidamente. Aquellas que venían mirándolo y pidiendo presupuestos para el año que viene aceleraron [sus proyectos] para adoptarlo rápidamente; y aquellos que estaban muy retrasados cayeron, sobre todo las pequeñas empresas. Hubo situaciones lamentables y otros que trataron de ver cómo subirse [a esta tendencia].

Dentro de Latinoamérica, hay países más o menos rápidos, pero todos tuvieron que salir a proteger la continuidad de negocios porque la operación no puede parar, y se fueron a trabajar desde casa. Esto se vio muy marcado en industrias como la financiera, porque no puedes cerrar un banco porque lastimas la economía. [Así que] en una Fase 1 para encarar el problema [de la pandemia], las grandes corporaciones y las medianas salieron más o menos airosas. Pero ahora viene una fase 2, que busca mejorar [las condiciones del trabajo remoto] para que ocurra en forma ordenada, segura y atenta a la atención al cliente, y se pueda capturar nuevos clientes [mientras también] se cuida al empleado y su calidad de vida. Allí es donde queremos ayudar a las compañías ahora.

Antes de la pandemia, ¿qué industrias estaban adoptando la tendencia del teletrabajo?  

Richard Poore: Prepandemia, obviamente estaba finanzas –el mercado financiero ya estaba mirando esto y estaba muy adelantado–, las empresas de telecomunicaciones, las mineras (hay mucha gente detrás de la logística de una mina, que no está directamente en la mina). La industria del retal estaba mirando eso, todo lo que es la parte administrativa y logística, y los centros de distribución, fundamentalmente para reducir costos y [mejorar la] calidad de vida.

[Antes del COVID también se estudiaba el trabajo remoto para mejorar la] calidad de vida [como prestación, pues] a las áreas de recursos humanos se les empezaba a complicar conseguir nuevos talentos, sobre todo jóvenes que querían trabajar desde casa.

A partir de la pandemia, las que más rápido reaccionaron fueron las industrias de finanzas, retail y minera. Fue como una continuación de lo que venían invirtiendo, pero acelerada. Manufactura se quedó muy retrasada y te estoy hablando siempre del ámbito privado.

De gobierno, ni hablemos: ningún gobierno de Latinoamérica [abordó el teletrabajo de forma eficiente] para gestionar la función del estado, y entonces pasan cosas como en Argentina, donde la parte operacional de la justicia está cerrada hace seis meses, y los juicios no avanzan [desde entonces].

¿Cómo cree que quedará el panorama después de la pandemia?

Richard Poore: [Creo que tiene que haber] cambios más bien culturales, cambiando paradigmas, enseñando y concientizando que tenemos que trabajar de una manera diferente. Las empresas tienen que seguir manteniendo a sus empleados, tienen facturas que cobrar, tienen que vender, tienen que competir, tienen que producir. La realidad nunca va a ser la misma que antes. Frente a eso, hay que educar a la gente y buscar el mejor modelo de negocio.

Yo creo que vamos a terminar en un modelo híbrido. Es decir, seguramente en algún momento, con alguna periodicidad, nos juntaremos en la oficina para tener una reunión, unos grupos un día, otros grupos otro día, con todos los cuidados y protocolos. Porque, además el ser humano es social, necesita juntarse con gente y generar esa sinergia que se produce cuando hay un grupo social. No volverá a ser como antes, porque ya las empresas y los empleados también probaron lo de no tener que trasladarse por cinco horas por día.

Nosotros, como Grupo Serban, hicimos una encuesta interna dentro de lo que es Américas y el 91% de la gente dijo que no quiere volver, al menos ahora. Estamos produciendo, nos está yendo muy bien en el negocio. Estamos trabajando muy bien, tenemos las reuniones que debemos tener. Aprendimos a respetar horarios determinados y privados, aprendimos a saludarnos y a tener una especie de after hours virtuales de una manera diferente, pero aprendimos y convivimos con eso.

La cuarentena produjo que la gente trabaje un poco más, [y es importante] no mezclar teletrabajo con cuarentena. Estar encerrado puede llevar a que me quede trabajando un rato más, pero eso no es teletrabajo. Teletrabajo debería ser tu horario normal, de 9:00 am a 18:00 horas, solo que ganas las dos horas y media que antes te demoraba volver a casa para salir a andar en bicicleta, hacer pintura, escuchar música o dedicarte a la familia.

¿Qué se requiere para llevar a cabo un trabajo remoto efectivo y seguro?

Richard Poore: Ahora, más que nunca, las compañías tienen que cuidar al recurso más importante que tienen, que son sus empleados. Si quiero tener un trabajo efectivo, debo tener un empleado realmente cómodo, no enojado ni preocupado. [En esto] no hay una Biblia escrita, pero las compañías buscan cosas por diferentes lugares; por ejemplo, un banco en Argentina mandó a 6.500 empleados a su casa ya hace 4 o 5 meses, y mandó una silla ergonométrica a cada uno porque el trabajo implica estar mucho tiempo sentado, y así les ayudaron a cuidar su cuerpo. [Además,] los programas empresariales de gimnasia, de yoga, de cocina, de reuniones sociales no obligatorias cuidan la parte de efectividad emocional.

También hay un trabajo de efectividad que se puede aportar con tecnología, como implementar una firma biométrica para que los clientes puedan firmar documentos en forma biométrica, me lo devuelva en un correo apostillado, y yo ya tengo un contrato firmado y continúo con el proceso. Eso mucho más efectivo para el empleado, es mucho más efectivo para el proceso, permite bajar costos y ofrece una mejor atención al cliente.

En cuanto a la seguridad, es un tema sobre el que hay que trabajar urgentemente porque los ciberataques en este momento, a nivel mundial, son altísimos, y casi 70% de las empresas salieron al trabajo remoto solo con un VPN. Eso no es seguro, y es muy importante cuidar los datos.

Esta es la forma en la que ayudamos a nuestros clientes: escuchamos, entendemos la situación de cada uno de ellos, y en forma conjunta orquestamos y diseñamos una arquitectura que contemple todas estas cosas.

¿Qué se debe tener en cuenta si se quiere mantener este modelo de trabajo a largo plazo?

Richard Poore: Yo creo que siempre va a haber algo más, porque somos un mundo que está en constante evolución de negocios y de tecnología. Pero creo que [se puede mantener el modelo] con cubrir estas cuatro cosas: cuidar de los empleados de la organización; atender a los clientes cada vez mejor; fortalecer la seguridad; y diseñar [la estrategia de teletrabajo] como una orquestación para hacer que todo funcione de forma adecuada, tal cual fue diseñada como concepto.

Seguramente habrá cosas que agregar para hacerlo aún mejor, pero todavía nos queda un largo camino por recorrer porque estos son proyectos pesados, que implican muchos aspectos e involucrar muchas áreas de la compañía, [empezando por] Recursos Humanos (porque cuidar a los empleados es un rol de RR.HH.) y por Finanzas, porque hablamos de bajar costos [para enfrentar] la pandemia económica. En todos los aspectos hay mucho trabajo por hacer, muchos equipos que involucrar y es clave que las organizaciones se junten con socios de negocio que entiendan esto para que la arquitectura que les ayuden a diseñar sea la adecuada.

¿Qué recomendaciones tiene para las pequeñas empresas o aquellas que tienen un presupuesto limitado?

Richard Poore: Para mí la respuesta rápida a esto es la nube. Las PyMEs, en este momento, ya tienen bastantes problemas porque no tienen [soporte] tecnológico, ni económico para enfrentar toda esta situación. Necesitan sobrevivir, y su foco es poner todo el esfuerzo en sobrevivir haciendo lo que saben hacer. Para lo demás, pueden apoyarse en un socio de negocio que les diga cómo y dónde, pero con todo en la nube, que también les apoyará en lo que es la reducción de costos porque, al final del día, van a pagar por uso y no tendrán que invertir en tecnología.

¿En qué consiste un espacio de trabajo digital? ¿Cuál es la oferta de Digital Workspace en América Latina?

Richard Poore: [La oferta de Digital Workspace] consiste en todo lo que hemos hablado, más el concepto de un espacio imaginario, un espacio de trabajo digital personalizado a mi uso, mis funciones, mis autorizaciones, etcétera, con todas las cosas que necesito para trabajar. ¿Qué son esas cosas? Aplicaciones. En este espacio digital para trabajar tengo un acceso seguro al sistema para aprobar mis transacciones; entro a un CRM para ver cómo están los avances de las oportunidades; tengo mi aplicación de firma biométrica para ayudar a hacer los procesos que necesito.

Al abrir mi [dispositivo] –que puede ser mi computadora, laptop, tableta o celular– tengo mi espacio digital de trabajo con todos los niveles de autorización y las herramientas para poder trabajar, y eso está centralizado en un solo lugar, de manera que no tengo que estar haciendo actualizaciones de Windows o de Outlook porque lo hace alguien dentro del área de TI de la organización. Eso da comodidad y facilidad al usuario final y baja costos, frente a los gastos de equipos que viajaban físicamente –como los equipos de un banco en Argentina, que iban físicamente a hacer despachos de software en las sucursales– con gasolina, hoteles, almuerzos.

Tenemos presencia en Europa también, pero estamos muy felices de poder ayudar en América Latina, donde estamos enfocados en apoyar a las empresas a mejorar la calidad de vida, reducir sus costos, e incluso rescatar negocios. Es la diferencia entre sentirse un partner tecnológico y además tener responsabilidad social, y eso nos enorgullece.

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