peshkova - Fotolia

Resolver Problemas Consiga ayuda para problemas específicos con sus proyectos, procesos y tecnologías.

Cómo un proceso de transformación digital ayudó a frenar la dependencia del papel

Al dejar atrás el papel, el Sistema de Cortes de Carolina del Norte y la Comisión de Salud Animal de Texas pudieron acomodar las solicitudes de los miembros o socios mucho más rápido.

SAN ANTONIO - En el programa de televisión The Office, el torpe gerente regional Michael Scott de Dunder Mifflin Paper Company acuñó el lema: "Papel ilimitado en un mundo sin papel".

Para muchos en la Conferencia AIIM 2018, ese oxímoron acuñado por Michael Scott hace más de una década sigue siendo realidad hoy, y es por eso que varias sesiones se dedicaron a lograr que departamentos y organizaciones que históricamente son peseados en papel se digitalizaran.

Un proceso de transformación digital no es fácil. Entre las cuestiones de seguridad, los problemas de regulación y las posibles décadas de documentos archivados en una plétora de archivadores, pasar del papel al almacenamiento digital puede ser desalentador.

"Tenemos una cultura en la que el papel es el rey", dijo Gaynelle Knight, analista de sistemas para las Oficinas Administrativas de la Corte de Carolina del Norte. Knight y sus colegas describieron el alcance de la dependencia en el papel que tenía el sistema judicial de Carolina del Norte, con más de 100 juzgados sirviendo a más de 10 millones de residentes. Knight dijo que cuatro pedazos de papel se agregaban a su colección cada segundo.

Diez mil documentos mensuales

Los tribunales de Carolina del Norte no estaban solos en esta lucha contra el papel. La Comisión de Salud Animal de Texas (TAHC, por sus siglas en inglés) regula la segunda exportación más grande de Texas –ganado–, y también tenía un problema de papel.

Tenían un proceso híbrido de almacenamiento digital y de papel, lo que significaba que si algo entraba digitalmente, tendrían que imprimir tres copias para almacenarlo también físicamente.

"Recibíamos 10,000 documentos mensualmente y necesitábamos una mejor manera de administrar ese papel", dijo Erin Burges, supervisora del programa de TAHC. "La parte más difícil fue cambiar el proceso de lo que estábamos acostumbrados a hacer".

El miedo al cambio es común con un proceso de transformación digital. Los empleados, especialmente los que han estado en su puesto durante un tiempo significativo, son adversos al cambio, y mover el almacenamiento de lo físico a lo digital es un cambio tremendo.

"Tuvimos que unir a las personas y decirles que lo digital es el camino a seguir", dijo Louise Abbott, directora de TI de la Comisión de Salud Animal de Texas.

"Es una verdadera victoria para nuestros electores"

Para los tribunales de Carolina del Norte, la gula de papel resultó en un problema de servicio público. Con décadas de archivos y millones de trozos de papel, tomaba mucho tiempo satisfacer las solicitudes de acceso público.

"Tenemos que asegurarnos de que todos estos registros estén disponibles en todo momento", dijo Morgan Naleimaile, oficial de registros de la oficina de los tribunales. "Fue un verdadero desafío cuando hablas de todos estos archivos que existen".

Antes de que el sistema judicial estableciera un proceso de transformación digital, tenían varias oficinas que comenzaban a "escanear documentos" con la esperanza de aliviar parte del almacenamiento, pero resultó ineficaz e ineficiente.

"Tuvimos este escaneo no aprobado sucediendo en todas partes, pero aún así no pudimos destruir el documento en papel, ya que solo escanearlo no lo convertía en un documento oficial de la corte", dijo Naleimaile. "No era resolver el problema en absoluto".

El escaneo no aprobado fue el impulso que inició un verdadero proceso de transformación digital y el establecimiento de un sistema.

"Hace dos años, obtuvimos el software y los servidores y comenzamos la primera fase, que consistía en infraestructura, taxonomía, campos de metadatos y captura automatizada", dijo Knight.

A medida que avanzaban en el proceso, el sistema judicial comenzó a ver algunas eficiencias obtenidas a través de los documentos digitalizados. Naleimaile usó un ejemplo de una víctima de violencia doméstica y el laborioso proceso que esa persona tuvo que atravesar para recibir una orden de restricción del abusador. Involucraba a la víctima recurriendo a un defensor de la violencia doméstica, luego a la oficina del secretario, luego a la policía y luego al juzgado, todo lo cual involucraba documentos físicos que cada parte tenía que completar.

Después de que los tribunales de Carolina del Norte comenzaron a digitalizar su proceso, una víctima de violencia doméstica ya no tuvo que pastorear los documentos en papel de un lugar a otro. Con los pasos siendo digitales, se permitió un proceso más eficiente para la víctima.

"Es una verdadera victoria para nuestros electores al brindar este servicio", dijo Naleimaile.

'Tenía que ser fácil de usar'

En Texas, TAHC licenció varios productos para ayudar con el proceso de transformación digital, incluido el proveedor de gestión de documentos Square 9 Softworks Inc.

"Queríamos un proveedor que estuviera allí después del hecho", dijo Abbott. "Tenía que ser fácil de usar".

Después de implementar el nuevo proceso, los cambios fueron inmediatos. De recibir aproximadamente 10.000 documentos por mes, la Comisión de Salud Animal de Texas se reduce a un archivador de documentos. También vio un mejor tiempo de respuesta para la entrega de informes.

"Es mucho más eficiente. Los datos solían tardar una semana en llegar a los epidemiólogos", dijo Abbott. "Ahora, esa información está disponible".

En retrospectiva, lo único que Abbott dijo que cambiaría sobre el proceso de transformación digital es más capacitación interna y menos dependencia de la capacitación en línea: era fácil para los empleados decir que estaban comprometidos con la capacitación en línea, mientras ponían su foco potencialmente en otra parte y necesitaban capacitación significativa una vez que el proceso estaba en marcha.

Aún así, la eficiencia general obtenida fue beneficiosa tanto para TAHC como para sus socios.

"Estábamos pasando demasiado tiempo manipulando papel", dijo Burges. "Hubo muchas cosas que pudimos eliminar en el proceso".

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2018

Profundice más

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close