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Cómo un CIO superó los desafíos de las apps en las sombras

El CIO John Rathje explica cómo aborda los desafíos de TI en las sombras en el proceso de reclutamiento de admisiones en Kent State mediante la implementación de un nivel de integración de datos que admite el movimiento de datos.

Cuando la Universidad Estatal de Kent tuvo problemas con su proceso de admisión de reclutamiento, el vicepresidente de TI y CIO John Rathje decidió investigar cómo mejorar su infraestructura de TI podría ayudar a abordar los cuellos de botella. Al final resultó que los diversos equipos involucrados en el proceso de admisión habían adoptado gradualmente alrededor de 60 aplicaciones diferentes en las sombras.

Estas aplicaciones paralelas se estaban utilizando para recopilar datos para comprender mejor a los solicitantes y para facilitar las comunicaciones a través de varios canales. Si bien ayudaron a mejorar el proceso de admisión en la universidad de Kent, Ohio, también crearon nuevos desafíos de gestión de TI.

El problema era que estas aplicaciones estaban fuera del alcance de TI y se producían muchos errores conforme los datos se copiaban manualmente entre las aplicaciones. Rathje estima que gastaron un promedio de 20 minutos limpiando y organizando datos para alrededor de 6.000 solicitudes de admisión cada uno. Por lo tanto, se embarcó en la búsqueda de una forma de controlar el flujo de datos entre estas aplicaciones en la sombra y sus sistemas ERP y CRM principales, lo que llevó al comienzo de una iniciativa de transformación digital que comenzó con la construcción de un nivel de integración de datos sobre Talend Cloud.

Comenzar con objetivos simples

El objetivo era «ir más allá del proceso de posgrado para apoyar el movimiento de datos entre todos los sistemas y nuestra estrategia CRM emergente en relación con otros sistemas empresariales clave», dijo Rathje.

John Rathje.

La otra razón para implementar un nivel de integración de datos tiene que ver con los datos para UX. «Con el mundo emergente de aplicaciones convergentes, nuestros miembros esperan una experiencia fluida que responda a sus necesidades y que también se adapte a sus necesidades», dijo Rathje. Una parte clave de su iniciativa de transformación digital reside en la implementación de un nivel de middleware que pueda administrar el movimiento de datos dentro y fuera de los sistemas clave para entregar servicios e información a los miembros.

Para Rathje era importante comenzar con un par de objetivos claros. La universidad quería una plataforma que pudiera ayudarlos a comprender el flujo entre sus diferentes aplicaciones, así como también poder mover datos dentro y fuera de los diversos sistemas. El otro objetivo era realizar cambios como la introducción de nuevas aplicaciones, la eliminación de aplicaciones antiguas o la adición de nuevos campos menos problemáticos y con la capacidad de limpiar y proporcionar coherencia a los datos.

Combinar movimiento y esquema de datos

El middleware anterior simplemente se centró en mover datos. Rathje dijo que una de las atracciones clave de las soluciones de middleware más modernas como Talend es un mejor soporte para administrar esquemas de datos además de transferir datos entre aplicaciones. «Talend actúa como nuestro marco de esquema de datos para administrar esa integración y las reglas asociadas con el movimiento de datos», dijo. Esto mejora la fidelidad en torno a los datos en movimiento y hace que sea más fácil abordar automáticamente los problemas de calidad de los datos o transformarlos para otras aplicaciones.

La Universidad Estatal de Kent también está en proceso de trasladar todas sus integraciones a un solo sistema, lo que facilitará el desmantelamiento del código antiguo y las integraciones punto a punto. «La solución nos permite tener consistencia en nuestro enfoque para mover datos, mejorando inherentemente la calidad de los datos, lo que produce datos más confiables y ayuda a garantizar que los datos correctos estén disponibles para el propósito correcto con menos esfuerzo», dijo Rathje.

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