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Cómo ayuda el gobierno de la información a la buena gestión de registros

Una estrategia proactiva de gestión de registros, basada en el gobierno de la información, es clave para sentar las bases de una verdadera gestión de información.

Procesos como el de la detección electrónica (e-discovery) son costosos y consumen mucho tiempo. Pagar $500 dólares la hora a los abogados para recuperar documentos en vez de construir defensas en su empresa es un mal uso del tiempo y el dinero.

Una estrategia proactiva de gestión de registros que toma como centro al gobierno de la información es la clave para ayudar a las empresas esquivar la bala de un costoso litigio y para sentar las bases de una verdadera gestión de la información.

Leigh Isaacs, directora de gestión de registros y gobierno de la información en la firma de abogados Orrick, Herrington & Sutcliffe, y oradora en la conferencia ARMA Live, se sentó con nuestra publicación hermana SearchContentManagement para discutir tácticas sobre cómo las empresas utilizan la codificación predictiva para recuperar la información más relevante durante las búsquedas y reducir así el tiempo y el dinero que dedican a buscar entre los documentos que no concuerdan. Isaacs también discutió algunas de las tendencias disruptivas, tales como la computación en nube y la movilidad, que están redefiniendo la disciplina de administración de registros.

¿Cómo vender el gobierno de la información a nivel ejecutivo?

Leigh Isaacs: Muchos ejecutivos no entienden la importancia y los beneficios de la misma. Conseguir la aprobación para cualquier tipo de programa puede ser un reto cuando hay un deseo de poner los recursos hacia cosas frescas y atractivas. Por lo tanto, usted tiene que buscar fruta madura.

Los administradores de registros pueden hablar con su departamento de TI, por ejemplo, para elaborar una consulta sobre la actividad sospechosa en los repositorios. A continuación, pueden revisar el informe y ver que una persona ha enviado 500 documentos por correo electrónico fuera del sistema de gestión documental. Muchas empresas encontrarán que una gran cantidad de material de clientes y materiales de propiedad intelectual de la organización están potencialmente saliendo de la empresa. Y cuando un administrador de registros muestra este tipo de informe a la dirección, ellos entienden [la importancia de la gestión de la información]. Ayuda a construir el impulso para hacer el caso.

Háblenos de la codificación predictiva para el gobierno de la información.

Isaacs: La codificación predictiva se ha utilizado... para e-discovery durante años, pero es una tendencia emergente en el control de la información. [La codificación predictiva enseña al software a "aprender" las clasificaciones de contenido de las empresas, metadatos y otros identificadores, y utiliza la búsqueda, el filtrado y el muestreo de datos para encontrar los contenidos y la información empresarial relevante.] Sigue extendiéndose la aprobación de una variedad de cortes, lo cual provee un distintivo de buenas prácticas de seguridad desde el punto de vista de la detección electrónica. Las ruedas comenzaron a girar para muchos de nosotros en la industria [lo cual también tiene sentido para el gobierno de la información proactiva], donde los principios básicos son los mismos. Tenemos que encontrar la información, clasificar la información y tomar decisiones sobre la información.

La codificación predictiva puede hacer algunas cosas. En primera, confiar en la gente para clasificar su información y presentarla correctamente, es como un tiro en la oscuridad. Esto dificulta la colaboración organizacional [con múltiples departamentos globales capaces de trabajar en documentos comunes].

En segunda, cuando se está aprovechando la información de manera efectiva, ello se suma a la eficiencia de la organización en la forma en que la gente trabaja. Antes se tardaba una semana a 10 días ordenar este tipo de información para realizar una disposición. Le indicamos a la herramienta lo que queríamos que buscar, lo que queríamos excluir. Y reducimos ese proceso de un máximo de 10 días a dos o cuatro horas. Se puede disminuir una gran cantidad de tiempo y gastos involucrados al hacer estas cosas manualmente.

La gente quiere las tecnologías hagan el proceso de auto-mágico. Pero se necesita el esfuerzo humano al principio para entrar y entrenar el sistema. A medida que el [software] hace algunas conjeturas, el esfuerzo humano valida o dice "OK, tienes seis de 10", y entonces el sistema empieza a aprender, ya que se tiene la intervención humana. El humano entrena al software para saber lo que está buscando.

Usted habla de la importancia de la colaboración. ¿Cómo juega esto en la gobernanza?

Isaacs: Tenemos equipos que están trabajando en los compromisos legales en varias oficinas en todo el mundo. Podemos tener equipos en San Francisco, Nueva York y Londres accediendo a la misma cosa. Esas personas deben ser capaces de obtener acceso a la información en tiempo real, editarla y estar al día en la versión más reciente. Necesitan encender su equipo de cómputo y acceder en el momento y saber que están viendo la misma cosa. A pesar de que muchos de nosotros vivimos en Outlook, no es la manera de colaborar con mayor eficacia.

Al final del día, nuestra empresa no está en el negocio de gestión de la información. Los abogados y los equipos asignados a los casos sólo necesitan lo que requieren para apoyar a los clientes. Ellos no deberían tener que pasar mucho tiempo en la gestión de la información y la gobernanza. Es por eso que es importante construir esa infraestructura y ser selectivo en las tecnologías elegidas.

¿Cómo modifican la  administración de registros las tendencias, como la computación en nube y la movilidad?

Isaacs: El cómputo de nube, la consumerización de las TI y la movilidad definitivamente impulsan un cambio en la industria. [Las empresas solían confiar en] los CIO y el grupo de TI, entre otras cosas, ...para asegurarse de que los trenes funcionaran a tiempo y que las luces se encendieran. Ahora eso está cambiando, mientras vamos hacia la computación en nube, el acceso 24/7 y la facilidad de compartir. ¿Qué significa confiar más en terceros para mantenernos funcionando operativamente?

Para la gente que ha llegado desde el lado tradicional de gestión de registros, es un gran cambio. Estamos acostumbrados a tener reglas definidas, listas de verificación, y a tener las cosas muy bien documentadas. Ahora estamos trabajando en esta ambigua área gris. Es un reto a la cultura, al conjunto de habilidades de las personas que tienen la experiencia, pero tienen que mirar su rol de una forma totalmente diferente. Algunos están tratando de traducir su habilidad en algo que pueda agregar valor.

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