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CIO del sector educativo aprueba las apps basadas en web flexibles y escalables

El CIO Deepak Agarwal redujo casi la mitad de sus costos en una gran consolidación de TI hace unos años. Aquí habla sobre los esfuerzos recientes para actualizar apps heredadas obsoletas.

Deepak Agarwal es CIO en el Distrito Escolar del Condado de Palm Beach, el undécimo mayor distrito escolar público de la nación. Agarwal fue finalista para el premio al liderazgo de TI de SearchCIO en el 2013 por la consolidación de paquetes tecnológicos en todo el distrito de Palm Beach, reduciendo los costos de TI del sistema escolar en un 30%. Su pronta adopción de la plataforma de computación en la nube de Google para el correo electrónico y aplicaciones le ahorró otro 16% del presupuesto. A través de todo esto, el área de TI obtuvo índices casi perfectos de satisfacción de clientes de aproximadamente 22.000 empleados del distrito. Linda Tucci, editora de SearchCIO, se reunió recientemente con Agarwal para preguntar acerca de sus últimos esfuerzos en torno a la consolidación de aplicaciones.

Linda Tucci: ¿Cuáles ha descubierto que son los principales desafíos para la consolidación de aplicaciones?

Deepak Agarwal: La principal de las razones del fracaso en la consolidación de aplicaciones es que los alcances de las nuevas aplicaciones integrales no parecen abordar todos los aspectos de cada sistema auxiliar ni ha definido claramente la propiedad de áreas de responsabilidad. Además, los costos iniciales de nuevos sistemas (hardware y software) parecen ser excesivos. Un plan integral de cinco años que detalle los costos, destaque el proceso y la propiedad de los datos y la gobernanza definirá una hoja de ruta para el éxito.

LT: Describa un proyecto de consolidación de aplicaciones en el que esté trabajando.

Agarwal: Focus es el nuevo sistema de información del estudiante que está a punto de comenzar la primera fase del proceso de instalación y configuración dentro de nuestro distrito. Focus consolidará muchas aplicaciones auxiliares que interactúan con nuestro actual sistema de estudiantes. Es un sistema basado en la web que se ejecuta en una plataforma Windows que utiliza la última tecnología y que proporciona a las partes interesadas, como los padres y los maestros, acceso a los datos en tiempo real; es una adición importante al alcance del actual sistema de información de estudiantes.

LT: Los expertos dicen que es importante entender por qué se hace un proyecto de consolidación de aplicaciones antes de venderlo al negocio y avanzar en ello. ¿Cuál fue el caso para el proyecto Focus?

Agarwal: El sistema de información estudiantil actual, TERMS, es una aplicación de mainframe basada en texto que se encarga de los registros de información y del estado de los estudiantes. Este sistema se ha quedado desfasado en tecnología y es difícil contratar y retener al personal con estas habilidades. El sistema Focus ofrece la más avanzada tecnología en un sistema integral, basado en web que permitirá un acceso seguro a la información del estudiante para diferentes grupos de interés en el entorno móvil de hoy. Aplicaciones de apoyo, tales como la libreta de calificaciones “Gradebook" y "Edline" se incorporarán en el nuevo sistema y, por ello, el soporte al usuario se vuelve más ágil para el personal de la mesa de servicio. Una comparación de costos entre el sistema existente de información de los estudiantes, TERMS, y los sistemas de software complementarios que apoyan nuestra base de usuarios implica honorarios de licencias, la capacitación de personal nuevo, etcétera, para ser más rentable con la implementación del nuevo software. El acceso móvil 24/7 también fue un factor clave en esta decisión.

LT: ¿Qué tecnologías está usando que ayuden a resolver el problema de explosión de la aplicación –o hay tecnologías que acepten la expansión de aplicaciones como una realidad y tratan de gestionar el problema, en lugar de resolverlo?

Agarwal: La expansión de aplicaciones se puede evitar si el producto ha sido examinado adecuadamente dentro de su base de usuarios y en nuestro caso por el Comité de Tecnología del Centro de Información del distrito que controla la compra de aplicaciones en todo el distrito. También tenemos un estándar mínimo [para] los criterios de requisitos de hardware/software, como el hecho de que las aplicaciones se ejecuten en un entorno virtual y se ejecuten con éxito en múltiples plataformas de navegador. El entorno virtual que está actualmente en vigor permite la expansión de la base del servidor de aplicaciones cuando el rendimiento requiere potencia de cálculo adicional. La aplicación de estas directrices permite la flexibilidad de un paquete de software para ampliar el alcance y reducir al mínimo la necesidad de hardware adicional.

Las aplicaciones basadas en web ofrecen acceso a una base de usuarios más amplia. Un ejemplo es reunir la asistencia diaria de los estudiantes. Ingresar esa información en el sistema existente se le asigna en el momento a uno o dos empleados en cada escuela, la información debe introducirse al final de la jornada escolar. Por lo tanto, la información de asistencia no estaba disponible hasta después de un proceso nocturno que actualizaba esa información en el sistema de los estudiantes. El nuevo sistema de información estudiantil tiene la capacidad de permitir a los maestros que registren la asistencia, conforme pasan lista durante la clase. La asistencia se actualiza de forma dinámica y está disponible de inmediato, mientras que se libera a los empleados que antes ingresaban los datos de asistencia para que hagan otras tareas.

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