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Tres consejos para lograr que el sistema de archivo de correo electrónico satisfaga a los usuarios

Una buena acogida por parte de los usuarios es esencial para un producto de archivo de correo electrónico. Descubra cómo un sistema con integración total, acceso fuera de línea y acceso móvil le pueden garantizar la satisfacción de los usuarios.

Dado que las empresas buscan archivar los correos electrónicos de sus usuarios por razones empresariales legales y/o judiciales, encontrar un producto de archivo que satisfaga todas las necesidades de su empresa puede ser un proceso laborioso. Aunque el costo siempre se tiene presente a la hora de elegir una nueva tecnología, también debe tenerse muy en cuenta que el sistema de archivo de correo electrónico tenga una buena acogida entre los usuarios.

El principal factor que determina el éxito de un sistema de archivo de correo electrónico es la aceptación del mismo por parte de los usuarios. Los usuarios estarán mucho más contentos si su sistema ofrece las siguientes tres características:

Integración total. Qué verá el usuario? Un enlace web que no le es familiar o una tranquilizadora ventana de Microsoft Outlook o Notes? Ésta es la primera pregunta que hace la mayoría de usuarios cuando se les está enseñando a utilizar un nuevo sistema de archivo, y una cuestión que cualquier profesional de tecnologías de la información debería tener en cuenta a la hora de elegir un producto de archivo de correo electrónico. Cuanto menos complejo y más familiar sea el sistema, mejor será la experiencia de usuario.

Acceso fuera de línea. Puede acceder el usuario al archivo cuando está en un avión? Lo más seguro es que  un sistema que no le permita al usuario acceder a todo el volumen de su correo sólo por estar fuera de la red genere más de una queja. Y también puede llevar a que los usuarios empiecen a utilizar “archivos clandestinos” en formato PST o NSF, incumpliendo su política de retención de documentos. Aunque los administradores pueden inhabilitar la opción que permite crear estos archivos personales, también conseguirán frustrar aún más a los usuarios fuera de línea, que no podrán acceder a su histórico de mensajes.

Acceso móvil. Un sistema que les permita a los usuarios acceder a todo su correo sin importar dónde estén o cómo accedan al sistema, les encantará. Especialmente, en lo que se refiere al procesado de archivos PST. La posibilidad de acceder al histórico de su correo personal vía Web a través de su BlackBerry es una potente ventaja que los usuarios asimilarán y adoptarán de forma inmediata.

Stephen Foskett es un colaborador habitual de SearchStorage.com.

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