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Tres beneficios de UC para las pequeñas empresas

Las pequeñas empresas que adoptan comunicaciones unificadas pueden esperar mejorar la participación de los empleados, reducir costos y consolidar herramientas superpuestas.

Las pequeñas empresas siempre han tenido problemas para mantenerse al día con sus competidores más grandes, especialmente cuando se trata de tecnología. Hasta que apareció la voz sobre IP, los sistemas de telefonía conmutada, como las PBX, eran prohibitivamente costosos para las PyMES, mientras que las grandes empresas podían permitirse las capacidades de telefonía superiores que hacían que sus operaciones fueran más eficientes. A medida que evolucionó la telefonía, las barreras de costos han desaparecido en gran medida, y lo mismo puede decirse de la tecnología sucesora de los sistemas telefónicos: Comunicaciones unificadas.

La razón principal de este cambio es que la tecnología de comunicaciones ha evolucionado de hardware a software, y las ofertas asociadas son más asequibles para las PyMES. La implementación de comunicaciones unificadas para pequeñas empresas resalta esta evolución, ya que las PyMES pueden aprovechar tres beneficios clave de UC.

1. Comunicaciones integradas

La telefonía es solo un modo de comunicación en el lugar de trabajo, y la mayoría de las personas usan varios modos a diario, a veces simultáneamente. La voz puede ser el mejor modo en tiempo real, pero no siempre es adecuado o conveniente. A menudo confiamos en diferentes modos, como video chat, mensajería instantánea, correo electrónico y mensajes de texto, dependiendo de nuestras necesidades de colaboración. Si bien utilizamos diferentes herramientas en nuestra rutina diaria, generalmente las usamos de manera independiente.

El uso de múltiples modos de comunicación puede ser efectivo, pero no particularmente eficiente. No siempre es fácil o incluso posible cambiar de un modo a otro durante una conversación, y la mayoría de las PyMES carecen de un centro centralizado para administrar las comunicaciones. Este es precisamente el problema de las comunicaciones unificadas para las direcciones de pequeñas empresas. En lugar de introducir nuevas aplicaciones, UC proporciona una mejor manera de utilizar las aplicaciones de comunicaciones existentes de una manera coherente e integrada.

2. Menor costo a través de aplicaciones consolidadas

Una consecuencia no deseada de las comunicaciones independientes es la duplicación de las aplicaciones y el esfuerzo. Los trabajadores, por ejemplo, pueden usar múltiples plataformas de chat, clientes de voz sobre IP y aplicaciones de conferencia. Además de la ineficiencia de hacer malabares con múltiples herramientas, la empresa desperdicia dinero gastando en aplicaciones superpuestas. Esto es especialmente problemático cuando las líneas de negocio o departamentos específicos tienen sus propios presupuestos de comunicaciones y solo invierten para satisfacer sus propias necesidades.

Cuantas más aplicaciones superpuestas generalizadas existen en toda la empresa, más  es el derroche para el negocio en general. Si bien las comunicaciones unificadas para las pequeñas empresas no deben implementarse estrictamente sobre una base de ahorro de costos, la consolidación de aplicaciones es un área donde las PyMES deberían obtener algún beneficio financiero. Al centralizar estas aplicaciones, TI estará en una mejor posición para negociar el precio por volumen con los proveedores, especialmente para servicios como conferencias.

3. Mejor compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es un beneficio más estratégico y tiene mucho que ver con proporcionar a los trabajadores las herramientas adecuadas para ser productivos. Las UC no solo proporcionan valor al impulsar una mejor productividad, sino que facilitan los flujos de trabajo, los procesos y las comunicaciones. Los empleados son más felices en su trabajo cuando se necesita menos esfuerzo para obtener resultados, especialmente para las tareas cotidianas.

Piense en cuántas llamadas telefónicas terminan en el correo de voz o cuántos correos electrónicos quedan enterrados en el correo no deseado. Las PyMEs no pueden darse el lujo de que los empleados trabajen a media velocidad. La economía digital actual está plagada de competencia, y el ritmo de los negocios solo está aumentando.

El beneficio clave de las UC es que los empleados pueden concentrarse en realizar el trabajo real porque pasan menos tiempo administrando las comunicaciones. Este beneficio debe ser lo más importante en su mente cuando construya el caso de negocios. UC no será la bala de plata para todos los problemas de sus trabajadores, pero puede abordar un conjunto fundamental de necesidades.

Cuando los trabajadores puedan comunicarse con facilidad y con un esfuerzo mínimo, estarán más comprometidos y su calidad de trabajo mejorará. La participación puede ser difícil de medir, pero es un resultado que la gerencia ciertamente comprenderá y respaldará plenamente.

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