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Tips para que los administradores de archivos pongan manos a la obra

Consejos de gobierno de la información para los administradores de archivos y registros que se han “paralizado”.

La gestión de documentos se está convirtiendo rápidamente en una necesidad para muchas organizaciones, pero también es una perspectiva intimidante. Muchos administradores de registros están "como paralizados" y no están seguros de cómo empezar, según Steve Goodfellow, presidente de Access Systems Inc., una firma de servicios de TI en Manlius, Nueva York, y orador en la conferencia ARMA Live 2013.

Los administradores de registros suelen tener cientos de cajas de registros físicos, así como información digital que necesitan para almacenar, administrar y realizar copias de seguridad.

También tienen que hacer que esa información pueda encontrarse en las búsquedas y que sea accesible, especialmente en el caso de las acciones legales que requieren procedimientos de búsqueda electrónica (e-discovery).

Según Goodfellow, los problemas que enfrentan hoy en día los administradores de registros se derivan de la rapidez de los cambios tecnológicos y un viejo problema: administrar registros físicos y digitales –mientras que sea totalmente posible– requiere un sólido sistema cohesivo que pueda abarcar ambos universos.

Muchas organizaciones tienen procesos en marcha que se interponen en el camino de una exitosa administración de registros. Por ejemplo, algunas organizaciones copien regularmente los datos y los almacenan en discos duros locales, así como en servidores centralizados. Los archivos duplicados crean problemas al poner en peligro la imagen “dorada” de una sola autoridad de un registro. En otras situaciones, las empresas han traído nuevas tecnologías que no se ajustan bien a sus procesos de negocio. Como resultado, los usuarios pueden burlar los procesos y administrar los registros de forma incorrecta o no en absoluto. Así, la información de la estrategia global de la gobernanza también es crítica.

Nuestra publicación hermana SearchContentManagementhabló con Goodfellow antes de la conferencia ARMA Live para discutir las últimas tendencias, incluyendo el impacto de las tecnologías móviles y sociales, y cómo los administradores de registros realmente deberían pensar en la información para crear una sólida estrategia de gestión de registros.

¿Por qué crees que los administradores de registros están paralizados?

Steve Goodfellow: Incluso en los viejos tiempos, cuando sólo se trataba de registros en papel, era un reto para las personas debido a que el administrador de registros no tenía supervisión o control sobre todas las áreas de una organización. Ahora, en la era digital, tienen aún menos control. Es fácil crear un registro digital. Tenemos más dispositivos [y] estamos almacenando [información] en más lugares –tanto dentro como fuera de la organización.

Y no es sólo una persona dentro de TI quien debe tener la respuesta. También implica el departamento legal y otros. Pero cuando hay varias personas involucradas, es probable que se tengan más formatos y más personas que almacenan archivos en todas estas diferentes áreas. También tenemos una gran cantidad de datos y sólo está creciendo. Ellos no saben por dónde empezar.

¿Cómo ha cambiado el panorama de gestión de registros por las tendencias de TI, como la movilidad y las redes sociales?

Goodfellow: Ha creado más repositorios ahí afuera. Volviendo a los días de los mainframes, estas empresas tenían la habitación de cristal con la computadora central y toda la información [era centralizada]. Y luego vino el modelo distribuido con PCs de escritorio, tanto en el centro de datos como localmente. Ahora tenemos dispositivos móviles, que amplían el universo aún más.

Pero lo que está sucediendo es la conciencia de que tenemos que consolidar el sitio donde se almacena esta información. El centro de datos puede creer que tiene la copia de oro, pero los datos también residen en los teléfonos inteligentes y las tabletas, además de la imagen dorada. La gente tampoco confía en las copias de seguridad, y han guardado copias locales.

Cuando usted se enfrenta a un incidente de e-discovery, todo es visible. Así que necesita gestionar lo que se ha grabado y lo que no [como cuando los empleados hacen copias de registros oficiales]. Cuando usted hace una copia, hay un registro oficial colocado en un depósito, pero también una copia almacenada en una unidad local. La organización puede gestionar la copia de oro, pero no la copia local. Incluso después de que se destruya la copia oficial, una copia local podría permanecer allí y esa información se puede descubrir. Si el abogado contrario quiere ser agresivo, podría decir que su programa de retención no es válido porque está manteniendo otras copias.

¿Cómo ayudan las herramientas a crear una estrategia más cohesionada de gestión de registros?

Goodfellow: No es sólo una herramienta. La respuesta fácil sería un sistema de gestión de contenidos empresariales. Pero eso es más que un término genérico. Ahí es donde se integran otros módulos que se pueden conectar, como la gestión de registros, el cumplimiento y mayores capacidades de búsqueda. Muchas organizaciones salen a comprar algo. Pero a menudo el costo del sistema es sólo una fracción del costo total.

Estamos involucrados en un proyecto ahora, con una empresa que quería un sistema de gestión de contenidos empresariales. Preguntamos qué registros y documentos querían guardar allí, y señalaron [un sótano lleno de registros]. Eso suele ser una receta para el fracaso. Usted quiere capturar toda esta información [digitalmente, no basta con dejarlo en papel]. También desea integrarla lo más posible en la forma en que se trabaja hoy en día.

¿Cuál fue su recomendación a esta empresa?

Goodfellow: Lo que estamos haciendo ahora es revisar lo que hay ahí abajo y purgar lo que se puede tirar para tener una población más pequeña. Sin embargo, su primer pensamiento fue [poner toda la información en el mismo sistema de gestión de registros]. Pero eso por lo general no funciona tan bien como se puede esperar. Toda esa información creada hace años se puede crear de manera diferente hoy. El escaneo es lento también. No tiene sentido imprimir un correo electrónico y ponerlo en una carpeta que va a escanear después. ¿Por qué no capturar eso mientras usted está trabajando en Outlook ahora y no después?

O pensemos en las facturas. Un departamento de finanzas archiva por el número de factura. Pero los departamentos que compran los equipos quieren archivar por el proyecto, el nombre del proveedor o algún otro método. Lo que sucede ahora es que el departamento de finanzas archiva y se hace una copia y se almacena en otro departamento a través de otro método. Lo ideal es almacenar esa factura una vez y recuperarla por todos estos diferentes criterios.

¿Cómo puede una pobre administración de registros afectar el costo de descubrimiento electrónico?

Goodfellow: Cuando usted está involucrado en el proceso de e-discovery es extremadamente caro ya que hay que extraer recursos que se asignan a otras tareas para encontrar esta información y después bloquearla. Y alguien o un grupo tienen que ir por toda esa información. Por lo general, el abogado externo está haciendo eso; y como sabemos, los abogados son caros, por lo que pagar por su tiempo puede ser costoso.

¿Debería la administración de registros ser más centralizada?

Goodfellow: Sí, pero todo se reduce a la confianza. Es necesario tener un sistema de confianza, y todas las partes tienen que creer en ella.

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