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Tips para minimizar el impacto del aumento de precio de Microsoft Office

Microsoft ha «ajustado» los precios de Office 2019, lo que hace que sea más caro comprar versiones locales de sus productos.

El próximo lanzamiento de Microsoft Office 2019 ha provocado «ajustes de precios» en muchos de los productos de Microsoft en las instalaciones y en la nube. El impacto de estos aumentos varía entre los clientes del sector público y comercial, dependiendo de qué software se esté utilizando de la amplia cartera de Microsoft, y de si se implementa en las instalaciones o a través de la nube.

Los clientes bajo un acuerdo de empresa (EA) ya no disfrutarán de descuentos de precio automáticos para el nivel de volumen de precios de Nivel A. Lo mismo ocurre con los que se encuentran bajo el Acuerdo de Productos y Servicios de Microsoft (MPSA) y el programa Select. Según Microsoft, esto significa que las organizaciones con hasta 2.399 empleados pueden esperar ver aumentos de precios de alrededor del 4% en sus tarifas de licencias por volumen.

Para los usuarios gubernamentales, los precios se «alinearán» con el precio comercial más bajo según EA/EAS, MPSA, Select Plus y Open Programs. Los precios del sector público históricamente han sido más bajos que el precio corporativo más bajo, pero este cambio significa que los usuarios del gobierno verán un aumento del 6%. Se ha introducido un nuevo modelo de descuento del sector público, pero esto solo se aplica a los servicios en línea, como la suite Office 365 basada en la nube.

En el pasado, los consejos han sido reacios a alejarse de su software en las instalaciones debido a los precios menos favorables asociados con las suscripciones a la nube. Pero ahora que las licencias de Microsoft Office en las instalaciones representan un aumento del 6%, pueden considerar cambiarse a una suscripción de Office 365 en lugar de eso.

También hay un aumento de precio para la versión comercial de Office en las instalaciones. Esto significa que el costo de Office 2019 se incrementará en un 10% sobre el precio actual para las instalaciones. El aumento afecta a Office Client, Enterprise Client Access License (CAL), Core CAL y productos de servidor como Exchange, Skype for Business y SharePoint.

Microsoft dice: «Los precios para la nube y en las instalaciones no se alinean bien, ni los descuentos programáticos por volumen se alinean con los modelos de precios en la nube, y nuestro objetivo es corregir eso».

Junto con el aumento de precios, Office 2019 se está convirtiendo en un producto de clic y ejecutar, donde los componentes se instalan a pedido. La estructura de precios para Office 2019 también se ha cambiado de uso por dispositivo a uso por usuario. Los clientes de Microsoft ahora casi no tienen más remedio que pasar a una suscripción de Office 365.

Gestionar el impacto del ajuste de precios

Al limitar el acceso a las funciones clave de la nube para productos de licencias perpetuas, se recomienda a los usuarios que realicen pagos regulares para Office 365. Esto es más rentable para Microsoft que las compras de licencias únicas y perpetuas. Esta es una gran manera para que Microsoft construya lealtad. Una vez que un cliente participa en una suscripción de servicio en la nube, es difícil cambiarse a un proveedor rival.

Desde la perspectiva de un responsable de la toma de decisiones de TI, el enfoque de Microsoft en las suscripciones y el aumento de precio para Office 2019 debe considerarse como una oportunidad para optimizar las licencias de software.

Las organizaciones que han desarrollado un proceso maduro de gestión de activos de software (SAM) ya deben saber cómo están actualmente licenciadas, lo cual es esencial para evaluar si pasar de la licencia basada en dispositivos a la licencia basada en el usuario es la mejor opción para reducir costos.

Este no será el caso, por ejemplo, si Office se está ejecutando en dispositivos compartidos porque es probable que aumente la cantidad de usuarios hasta el punto en que ya no sea rentable. La gestión de activos de software en tiempo real debe utilizarse para medir el uso. El trabajo dedicado de un administrador de SAM implicará asegurar que las licencias y la tecnología de la organización se alineen con el estado actual de la empresa.

En el otro extremo de la escala, las organizaciones con un proceso SAM menos sofisticado o no implementado, a menudo no tienen una visión precisa de cómo los empleados utilizan el software o qué se implementa. Microsoft admite que las organizaciones más pequeñas, que utilizan Office en las instalaciones, serán el grupo de clientes más afectado.

Si bien mudarse a Office 365 es ciertamente una opción, requiere planificación y preparación extensas, recursos dedicados y tiempo de inactividad programado. Antes de decidir cambiar, estas organizaciones más pequeñas, que a menudo no tienen el presupuesto para contratar a un administrador de SAM, deben considerar la posibilidad de utilizar un consultor especialista en licencias de Microsoft para establecer una posición de licencia precisa y considerar cuidadosamente los próximos pasos.

En el sector público, los clientes que han comprado un acuerdo del Programa Abierto de Microsoft verán incrementados sus costos en fases, lo que debería ayudar a administrar los aumentos de precios para Office 365. Al igual que con los clientes empresariales y las PyMEs, todas las entidades gubernamentales deberán evaluar su estrategia de licencia de software en términos de contrato y uso. Esto requerirá el apoyo de un especialista de SAM o un consultor de SAM externo.

Históricamente, las licencias en las instalaciones le dieron a todos los dispositivos el conjunto completo de características de Microsoft Office, pero en realidad, la mayoría de los usuarios dentro de las organizaciones no utilizaban todas sus partes constituyentes. Office 365 ofrece diferentes niveles de suscripción, que van desde usuarios avanzados que requieren la instalación local completa de Office con integración de telefonía, administración de identidades centrada en el usuario y herramientas de seguridad de datos, hasta usuarios livianos que pueden acceder a las aplicaciones y servicios de Office basados ​​en la web, como personal de call center.

Al otorgar solo la funcionalidad realmente requerida a los usuarios, en lugar de las opciones locales tradicionales de talla única para todos, puede ser posible mitigar el aumento de precios comprando el nivel correcto de suscripción según las necesidades de uso.

Al crear una imagen real de la propiedad de TI de la organización, el departamento de TI entenderá qué licencias de software pueden permanecer en las instalaciones, cuáles pueden migrar a la nube y qué licencias de software ya no son necesarias. Por lo tanto, con las suscripciones correctas implementadas, los ajustes de precio de Microsoft podrían ser inesperadamente positivos, impulsando a una organización hacia una forma de trabajar más moderna y eficiente.

Sobre el autor: David Chamberlain es el gerente general de SAM Services en License Dashboard.

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Este artículo se actualizó por última vez en mayo 2019

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