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Tips de selección de ERPs y migración a la nube

Consejos para elegir el ERP que mejor responda a las necesidades de su empresa, o migrarlo a la nube, si ya lo tiene.

El incremento en las fuentes de datos requiere de herramientas capaces de brindar un panorama de visualización para los tomadores de decisiones. En este sentido, las plataformas de Enterprise Resource Planning (ERP) facilitan un entorno para observar los datos recolectados. Al existir diversas soluciones en el mercado, implementar la más adecuada requiere de un análisis que permita adaptarse a las necesidades de la empresa.

Las soluciones actualmente son provistas on-premise o en la nube (privada o pública). Sin embargo, hay que realizar un análisis con el cual se elija el ERP que pueda adaptarse a las necesidades de cada organización, ya que con la adopción de este tipo de sistemas, las compañías pueden destinar presupuestos para la mejora de áreas prioritarias para la operación de la compañía.

¿Nube o servicio propietario?

Anteriormente, los servicios propietarios demostraron un valor para el resguardo de información. Sin embargo, algunos servicios fueron obsoletos ya que la actualización era tardada y la velocidad para la toma de decisiones se retrasaba. Por lo tanto, a partir de la presente década, el repositorio de datos ha comenzado a migrar hacia la nube, permitiendo una continua operación y facilitando las decisiones.

De acuerdo con IDC, los servicios en la nube del tipo SaaS continúan creciendo a una tasa de 22.9% anual. IDC asegura que la inversión en servicios en la nube entre 2016 y 2021 alcanzaría los $221 mil millones de dólares. Esto involucra una mayor adopción de tecnologías basadas en la nube, que las empresas deben voltear a ver.

De hecho, según los resultados de la más reciente encuesta de Prioridades TI de TechTarget para América Latina, casi la mitad (45%) de los respondientes implementará soluciones de ERP en la nube este año.

En este sentido la opción de un servicio en la nube representa una oportunidad para solventar costos de operación. Así también, el servicio en nube facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo conectado a internet. Esto permite que los recursos se distribuyan apropiadamente de manera eficiente en cualquier momento.

Para José Zurita, director general de AK Consulting, los sistemas ERP de las empresas mexicanas deben comenzar a migrar hacia un entorno de nube. “Del software que existe en el mercado para la planeación de los recursos en las empresas, muchos están disponibles en la nube. Por ejemplo, el producto de SAP está integrándose cada vez más hacia la nube, por lo que las compañías deben mostrar más apertura hacia el modelo en nube”, asegura Zurita.

La incorporación de un ERP en la nube supone la centralización de bases de datos para ser usado en una sola plataforma, dando como resultado un ambiente más sencillo para los usuarios.

Por otro lado, contar con un sistema propietario –es decir, que el software esté diseñado específicamente para la compañía– supone una inversión que resultará costosa a largo plazo. La infraestructura dentro de la empresa deberá ser actualizada constantemente. Los protocolos de seguridad y respaldo deberán ser revisados con periodicidad. Además se debe contar con personal dedicado a dar mantenimiento tanto al software como a los servidores. A menos que su organización cuente con los recursos humanos y económicos para justificar un proyecto propietario, la mejor opción para su empresa podría ser la nube.

Sin embargo, al llevar sus datos a la nube no debe dejar de lado la seguridad. “Actualmente no podemos decir que la nube es cien por ciento segura. De tal manera que, al contratar un servicio de ERP para la empresa debemos asegurarnos que la disponibilidad y seguridad puedan convivir de forma híbrida, es decir que podamos determinar qué información sale, cuál entra, cual puede ser consultada fuera de la empresa y cuál no”, aconseja Zurita.

¿Cómo migrar de un ERP tradicional a uno basado en la nube?

Hoy en día, los ERP están utilizando los datos contenidos en la nube. Esto obedece a que el almacenamiento y acceso a los datos se ha vuelto más sencillo gracias a la nube.

De acuerdo con el directivo de AK Consulting, existen dos caminos para migrar a ERPs basados en la nube. El primero es adquirir el software e instalarlo en la infraestructura destinada al sistema. El segundo es una migración del sistema que la compañía posee. En ambos casos, el común denominador es que el camino termina con la administración de los procesos empresariales por medio de la nube.

Al optar por una migración de sistema, se deben considerar algunos de los aspectos más importantes para asegurar que sea exitosa. En este sentido, Zurita sugiere preparar la migración en tres fases.

  1. Evaluar las opciones de ERP en la nube, (acercarse al proveedor actual), así como las posibilidades de migrar el sistema actual a la nube.
  1. Realizar un diagnóstico de la infraestructura de telecomunicaciones para conocer si la organización se encuentra preparada tecnológicamente para adoptar esta nueva forma de trabajo.
  1. Motivar a los tomadores de decisión en la adopción de un sistema ERP basado en la nube, poniendo énfasis en las ventajas de contar con uno.

Por ello también, comenta el especialista, durante la preparación hacia la migración, el sistema debe contar con una estructura capaz de soportar el nuevo ERP. En este caso, se debe verificar el tamaño del hardware, el cual posibilita la implementación. Así mismo, una consultoría funcional sobre las actividades técnicas y las adecuaciones solicitadas servirá para determinar el punto al que se llegará una vez concluida la migración. Con este análisis, la implementación del ERP para la empresa será exitosa.

Una vez implementado el ERP en la empresa, la consultora encargada del proyecto, debe asegurarse de dar cabal seguimiento a los requerimientos de la compañía, ya que el nuevo ERP, basado en nube, necesitará la integración con algunas otras plataformas que convivan para la optimización de resultados.

“Un proyecto de migración y actualización de sistema ERP no puede ser constituido de la noche a la mañana, se requiere una planeación previa que conduzca al éxito del mismo. Con las facilidades y la interoperabilidad que ofrece la nube hoy en día, se puede tener una gestión empresarial de primer nivel, la cual servirá para la transformación digital de la empresa”, puntualiza Zurita.

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