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Siga estos ocho pasos para implementar automatización en los flujos de trabajo de TI

El departamento de TI no puede automatizar todo lo que le compete, y desde luego no todo a la vez. Pero hay pasos probados que las organizaciones de TI pueden seguir para automatizar con seguridad.

La automatización es vital para la TI moderna, ya que permite a los equipos de TI realizar flujos de trabajo comunes y tareas repetitivas de forma precisa, coherente y rápida. Pero la automatización está lejos de ser automática.

El camino para implementar la automatización está plagado de errores y desperdicios. La mayoría de los administradores de TI conocen las historias de terror de la automatización: un proyecto enorme para abordar una tarea menor, cambios perjudiciales en los procesos en aras de la automatización y los dolores de cabeza derivados de una mala elección de la herramienta. Una planificación cuidadosa y un esfuerzo concertado son fundamentales para implementar la automatización de una manera significativa y sostenible.

Hay ocho pasos para llevar una tarea de TI de manual a automatizada:

  1. Elegir el objetivo de automatización adecuado.
  2. Secuenciar los pasos de la tarea.
  3. Identificar las áreas problemáticas.
  4. Construir un conjunto de herramientas de automatización.
  5. Establecer un alcance inicial.
  6. Supervisar y medir.
  7. Hacer crecer el proyecto a lo largo del tiempo.
  8. Mantener la implementación de la automatización.

1. Buscar oportunidades de automatización

La automatización no es una propuesta de todo o nada. No todos los procesos o tareas deben –o incluso pueden– automatizarse. No es necesario automatizar todo simultáneamente para demostrar el valor empresarial de la automatización.

Para empezar, identifique las tareas comunes y frecuentes con una complejidad mínima. Estas tareas suelen ser las que más se benefician de la automatización. En general, los candidatos a la automatización son procesos y tareas que los administradores de TI realizan con frecuencia y que consumen un tiempo considerable. Algunos ejemplos comunes son el restablecimiento de las contraseñas de los usuarios y el aprovisionamiento de instancias de máquinas virtuales.

2. Evaluar los flujos de trabajo de automatización

Las organizaciones tienen problemas para traducir los flujos de trabajo humanos en flujos de trabajo de automatización. La automatización realiza siempre los mismos pasos de la misma manera. Los diferentes procesos de negocio y de TI pueden utilizar enfoques radicalmente diferentes para llegar al mismo resultado. Además, las excepciones a las reglas plantean graves problemas para la automatización.

Evalúe muchas oportunidades de automatización, aunque no tenga intención de aplicarlas todas inmediatamente. Considere los flujos de trabajo actuales en muchas tareas de la empresa y busque secuencias o subprocesos comunes para la automatización. A continuación, TI puede implementar y reutilizar estas secuencias en múltiples proyectos de automatización. Cuantas más secuencias o procesos comunes haya, más fácil y eficaz será una tarea de automatización. En muchos casos, los flujos de trabajo humanos existentes pueden alterarse o dividirse para beneficiarse de la automatización.

Los scripts PowerShell de Microsoft son un buen ejemplo de automatización. Los administradores de TI suelen automatizar un proceso encadenando varios pequeños scripts de PowerShell. Cada secuencia de comandos separada representa una tarea discreta o un paso en el proceso o flujo de trabajo mayor, y cada secuencia de comandos es reutilizable según sea necesario. Este enfoque modular hace que la automatización sea versátil, pero solo cuando se comprende una amplia sección de tareas y procesos.

3. Considerar las excepciones y la dificultad

Una vez establecidos los proyectos de automatización, hay que centrarse en la implementación. Los ingenieros de automatización diseñan los procesos y deciden cómo manejar las excepciones, como las variables u opciones. Las excepciones pueden ser difíciles y llevar mucho tiempo de implementación; los responsables de TI pueden optar por automatizar los procesos más fáciles y dejar las excepciones para la intervención humana.

He aquí un ejemplo en el aprovisionamiento de máquinas virtuales: Los equipos de TI pueden automatizar completamente los pasos de aprovisionamiento de máquinas virtuales. Pero los atributos de configuración de la VM –número de procesadores, cantidad de memoria y archivo de imagen de la VM a desplegar– requieren una entrada manual y plantean excepciones. Otro ejemplo es la automatización de un proceso empresarial que requiere la aprobación humana al final. Los ingenieros de automatización deben diseñar para una mezcla de pasos automatizados y controlados por humanos, incluyendo retrasos o entradas erróneas.

4. Seleccionar herramientas o marcos de trabajo de automatización

Evalúe los productos de automatización de TI que mejor se adapten a los proyectos. Existen herramientas centradas en TI o plataformas de automatización del flujo de trabajo empresarial. Algunos productos se despliegan y gestionan internamente, mientras que otros son SaaS. Compare las características, las capacidades, la facilidad de uso y la interoperabilidad con otras herramientas del centro de datos o de la empresa. Las herramientas de automatización del flujo de trabajo centradas en TI incluyen productos de Cflow, IBM, Microsoft, Nlyte Software y ServiceNow. Sin embargo, hay docenas de herramientas y plataformas más, a menudo con especializaciones que van desde los recursos humanos hasta las adquisiciones y el desarrollo de software.

Valide la herramienta de automatización antes de comprometerse con ella. Reduzca la lista de herramientas disponibles a candidatos prometedores, y luego pruebe cada finalista utilizando versiones de demostración u otras opciones de prueba.

5. Empezar poco a poco y ampliar

La mejor manera de adoptar la automatización es demostrar su valor para la empresa. Impleméntela en una o dos de las tareas o flujos de trabajo más sencillos que potencialmente liberen más tiempo.

Estos esfuerzos incipientes suelen plantearse como proyectos piloto o de prueba de concepto. Los propietarios de la automatización aprenden y dominan la herramienta o herramientas para el trabajo mientras demuestran su valor a los líderes y equipos empresariales. Empezar con algo pequeño minimiza la disrupción y el choque cultural, y permite a los equipos de TI encontrar y manejar los problemas con la herramienta o su uso.

6. Supervisar los resultados

Una vez que el equipo de TI implementa una herramienta de automatización de tareas o flujos de trabajo, aplique métricas o KPI para medir objetivamente cómo afecta la automatización al negocio.

Cada tarea y flujo de trabajo tiene un valor empresarial. Puede ser simplemente una medida del costo en horas de los trabajadores para realizar una tarea. Si la automatización reduce significativamente el tiempo para realizar una tarea, el costo de esa tarea también se reduce significativamente. Por lo tanto, la automatización supone un ahorro.

Asimismo, las tareas automatizadas se realizan siempre de la misma manera, lo que debería reducir los errores. Al haber menos errores, la automatización aumenta la satisfacción de los usuarios y reduce el tiempo perdido en solucionar problemas evitables.

Por último, la supervisión ayuda a determinar los cuellos de botella en los procesos automatizados. Por ejemplo, una tarea de aprovisionamiento puede fallar por falta de memoria en el servidor y tener éxito cuando se dispone de los recursos adecuados. La supervisión es el único medio objetivo para medir el valor de la automatización e identificar los problemas que hay que solucionar.

7. Ampliar la implantación

Una vez automatizado un pequeño conjunto de tareas y flujos de trabajo, y comprobado el valor de la automatización para la empresa, es el momento de automatizar sistemáticamente tareas adicionales, que pueden ser más complejas, o simples pero menos valiosas, que las de la primera ronda. Por lo general, el objetivo es centrar la inversión en automatización en flujos de trabajo de gran volumen y bajo riesgo, evitando a veces los flujos de trabajo con excepciones, hasta que el uso de la automatización dentro de la empresa madure.

La automatización realiza tareas repetitivas de gran volumen más rápido de lo que pueden hacerlo los humanos. Si una tarea compleja, como una con entradas de usuario, selecciones alternativas, aprobaciones u otras excepciones, solo se realiza en raras ocasiones, puede que no haya suficiente beneficio global para automatizarla.

8. Centrarse en el mantenimiento

La implementación de la automatización no es un esfuerzo único. Los conjuntos de datos utilizados para definir un proceso automatizado –como las secuencias de comandos y los objetos visuales predefinidos– requieren revisiones y actualizaciones periódicas para seguir el ritmo de los cambios en los flujos de trabajo y las necesidades empresariales. Es decir, ¿hace cada proceso automatizado lo que la empresa necesita? Desgraciadamente, el mantenimiento de la automatización a menudo se descuida o se trata como una idea tardía. Planifique revisiones periódicas para revisar y revalidar los procesos automatizados, pero no se detenga ahí.

Los cambios en la infraestructura y en el negocio son dos de los principales impulsores del mantenimiento de la automatización. Por ejemplo, la adición de nuevos servidores puede aumentar los recursos informáticos disponibles para el aprovisionamiento automatizado. Del mismo modo, una nueva ley podría requerir el cambio de los pasos de un proceso de automatización para garantizar el cumplimiento de la normativa. Para hacer frente a estos escenarios, el mantenimiento de la automatización puede estar vinculado al proceso de gestión de cambios de la organización.

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