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Seis tips para planificar su presupuesto de transformación digital

Los presupuestos de transformación digital requieren procesos diferentes a los presupuestos tradicionales de negocios o TI. Esto es lo que debe tener en cuenta al presupuestar para DX.

Los proyectos de transformación digital requieren una inversión (a veces significativa) en tiempo y dinero antes de que se logren ahorros de costos, crecimiento de ingresos o mejoras de productividad. Asegurar la financiación necesaria requiere una planificación cuidadosa y datos convincentes.

Sin embargo, es importante reconocer que la planificación presupuestaria de la transformación digital requiere procesos diferentes a los de la planificación presupuestaria empresarial o de TI tradicional. Este es el por qué.

Consideraciones presupuestarias para la transformación digital

Para empezar, el presupuesto tradicional es bastante consistente año tras año, y las partes interesadas solicitan aumentos en función de los presupuestos operativos y de capital del año anterior. El proceso de presupuestación continúa con algunas discusiones de ida y vuelta sobre el porcentaje real de aumento o disminución hasta que se finaliza.

Además, los presupuestos tradicionales suelen cubrir las tecnologías necesarias para «mantener las luces encendidas» y prestar los servicios que los empleados necesitan para realizar su trabajo. Las actualizaciones y los reemplazos se planifican con años de anticipación, y los recuentos de empleados generalmente permanecen fijos como un porcentaje del recuento total de empleados. Hay pocas incógnitas, y el presupuesto sigue el mismo modelo predecible año tras año.

La transformación digital es diferente porque cada proyecto es diferente y la expectativa de retorno de la inversión ejerce diferentes presiones sobre el proceso de presupuestación. Y debido a que la mayoría de los proyectos de transformación son completamente nuevos, existen muchas incógnitas que los líderes empresariales deben considerar.

Seis consejos presupuestarios para la transformación digital

Aquí hay seis consideraciones importantes que debe tener en cuenta al presupuestar su proyecto de transformación digital.

1. Identificar el proyecto y los participantes

Es mucho más fácil obtener una asignación de presupuesto identificando el proyecto más relevante.

En empresas más grandes, muchos proyectos podrían competir por los mismos dólares del presupuesto. Por eso también es fundamental conocer las áreas de interés de los responsables del presupuesto, de modo que pueda asignar sus proyectos a la persona adecuada y a todos los fondos de financiación relevantes (ver consideración # 2).

Tener a las personas adecuadas en un proyecto es de vital importancia en este punto, porque las capacidades del equipo pueden convencer a los responsables del presupuesto de la probabilidad de éxito del proyecto. Mire el historial de las personas clave en cualquier equipo de transformación y de cualquier socio externo que pueda ayudar con el proyecto. Asegúrese de promocionar sus credenciales.

Un equipo de transformación digital de primer nivel también debe nutrirse desde el principio. Si es posible, obtenga fondos para reuniones iniciales en persona y para bonificaciones si el proyecto tiene éxito.

2. Identificar a los responsables del presupuesto

Hay varias formas en que las empresas financian proyectos de transformación digital. Es importante que las personas responsables de la transformación digital identifiquen todas las posibles fuentes de financiación.

Algunas empresas presupuestan los proyectos de transformación y otras no. Aquellos que presupuestan pueden mantener las asignaciones centralizadas; otros destinan fondos para proyectos de transformación, pero los montos se distribuyen entre los presupuestos de varias unidades de negocio. Algunas organizaciones no tienen un presupuesto de transformación digital designado, pero tienen un grupo centralizado o descentralizado de gastos discrecionales. Incluso las empresas con presupuestos de transformación también pueden tener gastos discrecionales que se pueden aprovechar para impulsar proyectos digitales.

3. Desarrollar el caso de negocios

Este es quizás el factor determinante más importante del éxito de la transformación digital. Antes de lanzar cualquier proyecto, cree un caso de negocios que muestre los beneficios comerciales del proyecto de transformación digital con métricas de éxito y mejoras del mundo real para empleados y/o clientes.

La construcción de un caso comercial exitoso puede llevar de tres a seis meses para las organizaciones pequeñas y de seis a 18 meses para las más grandes. Al construir el caso de negocio, averigüe las cifras de gasto y las métricas operativas del gasto actual para que haya una base de comparación. Luego, eche una amplia red tanto para los proveedores como para la prestación de servicios para obtener precios aproximados para establecer el presupuesto.

Parte del caso de negocio también debe incluir un antes y un después de lo que logrará el proyecto de transformación. Por ejemplo, en una iniciativa orientada al cliente, la empresa podría estar gastando $ 25 por interacción con el cliente porque la única opción es una llamada de voz. Un proyecto de transformación que digitalice el centro de contacto activará webchat, bases de conocimiento de autoservicio y SMS. Los beneficios comerciales del proyecto de transformación digital para la empresa incluyen menores costos operativos y más ingresos a través de nuevas herramientas de análisis predictivo para recomendar productos a los clientes en chat web o autoservicio.

4. Mantenerse ágil

La planificación presupuestaria es siempre un esfuerzo de mejor estimación. Hasta que comience el proyecto, es difícil predecir cada giro y activar la hoja de ruta de la transformación digital. Entonces, dependiendo del proyecto, la agilidad es importante. Los proyectos más pequeños de una sola aplicación pueden tardar solo tres meses en completarse, en cuyo caso, las predicciones presupuestarias probablemente serán más precisas.

Pero los proyectos más grandes pueden requerir cierta flexibilidad en el presupuesto y el personal de apoyo. Las tasas de mano de obra pueden aumentar inesperadamente, las nuevas reglas de seguridad pueden requerir software adicional o pueden surgir nuevas demandas si cambia el liderazgo. Los proyectos de transformación digital programados para 2021 también podrían verse afectados por la pandemia de COVID-19 en curso, por lo que es importante establecer expectativas correctamente, es decir, que los planes del proyecto pueden cambiar con el tiempo, y programar actualizaciones periódicas con todas las partes interesadas. Esto protegerá la reputación del equipo para la próxima solicitud de presupuesto.

5. Comercializar el valor del proyecto

Para que los proyectos de transformación digital tengan éxito, los especialistas en marketing pueden ayudar enormemente al hacer correr la voz de manera creativa e informativa. No confíe en que TI sea responsable de que los usuarios conozcan las nuevas tecnologías o procesos. La construcción de una cultura de transformación digital estimulará la adopción e inspirará a los empleados a utilizar y mejorar las nuevas formas de trabajo introducidas por el proyecto. Los expertos en marketing pueden organizar almuerzos y aprendizajes, crear contenido «instructivo», diseñar logotipos y materiales llamativos que capten el interés de los empleados o clientes.

Métricas comerciales utilizadas en proyectos de transformación digital

6. Medir el éxito

Los datos ayudan a obtener financiación. Entonces, con cualquier iniciativa de transformación digital, realice un seguimiento del éxito en las métricas que importan. Al comienzo de cualquier proyecto, identifique las métricas de referencia y las cifras reales. Luego, realice un seguimiento del cambio en intervalos preestablecidos. Las métricas comerciales típicas incluyen:

  • aumento de ingresos
  • disminución de costos
  • mejora de las calificaciones de los clientes
  • aumento de la eficiencia de los empleados

Las siguientes métricas adicionales citadas de manera anecdótica en nuestra investigación incluyen:

  • el número de empleados necesarios para realizar una tarea
  • la capacidad del proyecto para obtener una ventaja competitiva para la empresa
  • la retención de empleados
  • tiempo de inactividad de la tecnología

Medir el éxito o, francamente, el fracaso de un proyecto de forma continua protegerá contra un fracaso de la transformación digital. La medición no solo garantiza que los líderes de equipo revisen continuamente los procesos para mejorar las métricas, sino que también proporciona un historial de éxito para cada solicitud futura de financiamiento. Con el tiempo, será más probable que las partes interesadas financien proyectos propuestos por aquellos con un historial de éxito documentado.

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