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Seis señales de que debe cambiar cómo planea su presupuesto

Evaluar la situación financiera de cualquier empresa permitirá tener una visión más amplia y realizar una proyección que garantice el manejo óptimo de los recursos y una eficiente toma de decisiones, dice TOTVS.

De acuerdo con el estudio Integrated Performance Management, realizado por Deloitte Reino Unido a más de 500 directores de finanzas, el 37% de los encuestados usa hojas de cálculo para realizar su presupuesto y proyección. Menos del 50% logran proyectar ingresos y costos con desviaciones en el rango del 5%, y el 37% admitió una falla en el alineamiento de su proceso de planeación, presupuesto y proyección integrado (PPP) con la estrategia corporativa.

Para saber si su empresa requiere transformar su enfoque de planeación de presupuesto, TOTVS proveedor de soluciones de negocios, en conjunto con Prophix, proveedor de soluciones de gestión de desempeño, ofrecen una lista con seis señales que necesita identificar:

1. Pasa mucho tiempo haciendo presupuestos. En algunos casos, el presupuesto puede consumir hasta 6 meses y el 20% del tiempo de gestión. Esta es una cantidad enorme de tiempo para dedicar a una tarea que sirve para preparar a su empresa para el próximo año fiscal. Si su equipo de finanzas pasa la mayor parte de su tiempo preparando, revisando y finalizando su presupuesto anual, es hora de considerar un software de presupuesto.

2. No puede planificar para el futuro. Si bien no está explícitamente relacionado con el presupuesto, la previsión es una parte importante de la salud financiera de su empresa. ¿Está limitado en su visión del futuro? ¿Hasta dónde puede mirar hacia adelante su empresa, un mes, tres años? ¿Se puede crear un pronóstico continuo, multianual? A menudo, para las empresas que usan Excel como su herramienta de presupuesto, los pronósticos están desactualizados poco después de completarse. Se basan en datos fijos o estáticos, lo que dificulta la naturaleza prospectiva de los pronósticos.

3. Su presupuesto no es flexible. Si trabaja en finanzas, probablemente esté familiarizado con el siguiente escenario: Acaba de preparar el presupuesto anual de su empresa cuando algo significativo cambia y necesita hacer revisiones. Si usted utiliza hojas de cálculo como su herramienta de presupuesto, hacer estas revisiones puede ser un proceso manual y lento, susceptible a errores de ingreso de datos.

4. Su negocio está creciendo. Uno de los principales beneficios de una solución de presupuesto es su escalabilidad. A medida que su negocio crece, su equipo de finanzas debería poder crecer con él y tener éxito en medio de las variables cambiantes. Cada nuevo cliente, transacción o empleado adicional se suma a la cantidad de datos financieros que debe recopilar, analizar y traducir en decisiones comerciales.

5. Presupuestar le está costando dinero. Sus ineficientes procesos presupuestarios podrían estar costando dinero, en más de un sentido. Muchas empresas han sido víctimas de un pequeño error de hoja de cálculo que les costó millones de dólares. Su proceso de presupuesto también podría estar costándole tiempo al personal, que podría asignarse mejor al análisis y la toma de decisiones estratégicas.

6. No cuenta con un software de presupuesto. Si su proceso de presupuesto requiere mucho tiempo, es manual y es propenso a errores, es momento de considerar los beneficios de un software de presupuesto.

Si se identifica con cualquiera de estas seis señales, es probable que su planeación de presupuesto necesite un cambio que beneficie a su equipo de finanzas, promueva la colaboración entre finanzas y el resto de las áreas comerciales, y automatice procesos. Al fin y al cabo, preparar su presupuesto solo debería tomar unos días, y aún así integrar pronósticos dinámicos y con visión de futuro, ofreciéndole una imagen clara a corto y largo plazo.  

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