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Seis preguntas que hacer antes de comprar una app de colaboración para equipos

Antes de revisar las diferentes herramientas de colaboración en la nube, debe examinar su lista de consideraciones y determinar cómo cada proveedor puede abordarlas.

La mayoría de las investigaciones sobre herramientas de colaboración en la nube tienden a gravitar hacia características específicas que diferencian un producto de otro. Este es un lugar perfectamente legítimo para comenzar. Después de todo, si una aplicación de colaboración en equipo no ofrece lo que su organización necesita desde un punto de vista colaborativo, entonces no debería comprarla. Aunque muchas herramientas de colaboración en la nube ofrecen funcionalidades similares, pueden diferir ligeramente.

La mayoría de las herramientas de colaboración en equipo ofrecen comunicación centrada en mensajería dentro de una organización. En otras palabras, los empleados pueden usar la mensajería instantánea para conectarse con colegas, equipos u otros usuarios enfocados en un proyecto específico. Estos productos incluyen lo básico, como mensajería y uso compartido de archivos. Pero incluso las funciones comunes, la interfaz y el método utilizado para realizar las tareas de mensajería serán diferentes.

Por ejemplo, compartir archivos en Google Hangouts requiere que los usuarios tengan cuentas de Google Drive. Drive se usa como repositorio y los enlaces descargables se usan para compartir contenido dentro de la sesión de chat. Para las empresas que tienen Google Drive implementado como un servicio corporativo, esto crea flujos de trabajo sin interrupciones.

Para organizaciones sin Google Drive, deberán decidir si se debe permitir la propiedad intelectual en el servicio de almacenamiento en la nube de Google. De forma alternativa, al usar una plataforma más abierta, como Slack, los usuarios pueden compartir archivos con Google Drive además de otros productos de almacenamiento en la nube de terceros, incluidos Box y Dropbox. Esto es, por supuesto, además de la propia plataforma de intercambio de archivos de Slack.

¿Cómo se implementará el servicio?

Otra consideración al examinar los productos es si la plataforma se implementará para ajustarse a un subconjunto específico de las necesidades generales de colaboración de su organización, o si la plataforma se utilizará como una ventanilla única para todos los usos de colaboración. Si usted encaja en la categoría anterior, se destacarán menos productos, ya que ofrecen las características exactas que necesita sin campanas y silbatos adicionales. Si usted pertenece a la última categoría, las herramientas integradas de colaboración en equipo que incluyen mensajería y reemplazo de teléfonos de escritorio y videoconferencia en la habitación cumplirán mejor el alcance de los objetivos de su proyecto.

El video es un área que varía mucho de un producto a otro. La mayoría de los productos pueden, como mínimo, proporcionar un video rudimentario de igual a igual, así como video de equipo para varios usuarios. Pero si necesita sesiones grupales de video con cientos de usuarios simultáneos o características de webinar tradicionales, sus opciones serán limitadas.

Otras características, como la integración del servicio de mensajes cortos, uso compartido de pantalla, pizarra y acceso a la base de conocimiento del usuario final, formarán parte de una estrategia general de colaboración en la nube que diferirá dependiendo de la plataforma del proveedor y las preferencias del usuario. Aquí es donde comienza a tener sentido formar un programa piloto de tecnología.

El objetivo de un programa piloto es recibir comentarios de los usuarios finales sobre las dos o tres herramientas de colaboración en equipo que TI está considerando. Esta retroalimentación se puede usar para comprender las necesidades del usuario y seleccionar la aplicación de mensajería de equipo que los usuarios consideren que es la más adecuada. Esto ayuda a eliminar cualquier sesgo de producto o proveedor dentro de la organización de TI y permite que la decisión final descanse en los usuarios finales.

Al ir más allá de las características específicas que diferencian un producto del siguiente, los compradores deben considerar algunos elementos adicionales antes de seleccionar una aplicación de colaboración en equipo.

¿Cómo maneja el producto la seguridad de los datos?

Dependiendo de su industria, es posible que deba cumplir estrictos requisitos de gestión de riesgos y cumplimiento. Deberá investigar las diversas aplicaciones de colaboración en equipo para obtener detalles sobre la seguridad de los datos, incluida la necesidad de mensajería de extremo a extremo y cifrado de transporte de datos. También debe considerar la necesidad de almacenar y administrar claves de cifrado en servidores operados en forma privada, incluso cuando el servicio es administrado por un proveedor externo.

¿Qué aplicaciones se pueden integrar con el servicio?

Debe examinar de cerca cómo la aplicación de colaboración en equipo se integra con aplicaciones web o en la nube de terceros. Slack es un ejemplo de esto, ya que ofrece soporte para múltiples aplicaciones de intercambio de archivos basadas en la nube.

Su organización también puede beneficiarse de la integración de otras aplicaciones dentro del panorama de colaboración general. Los bots de inteligencia artificial son una de esas integraciones que funcionan con herramientas de colaboración en la nube centradas en mensajería. Otras integraciones pueden diferir según la compañía o el departamento del usuario final.

Por ejemplo, su departamento de marketing puede encontrarlo útil si una aplicación de colaboración en equipo se integra con productos de gestión de relaciones con clientes, como Salesforce o SugarCRM, para que los miembros del equipo puedan extraer datos de esas aplicaciones en varias discusiones diarias o relacionadas con proyectos. Algunos productos ofrecen una API que se puede usar para integrar aplicaciones de cosecha propia. Deberá trabajar con sus desarrolladores para determinar qué tipos de integración podrían ser posibles, dependiendo de la plataforma del proveedor.

Las aplicaciones móviles también varían ampliamente de los productos de la competencia. Algunas permiten la interoperabilidad completa dentro de una aplicación móvil, mientras que otras proporcionan solo un subconjunto de características. Este puede ser un factor decisivo especialmente importante, dependiendo de si la mayoría de los usuarios están generalmente en sus escritorios, o si son generalmente móviles y, por lo tanto, utilizan regularmente dispositivos móviles para colaborar.

¿Qué tipo de soporte técnico está disponible?

Otros aspectos del proceso de decisión se centran en el soporte de TI. Por ejemplo, algunas herramientas de colaboración centradas en la mensajería ofrecen varios canales para solicitar y recibir asistencia técnica.

Algunos productos ofrecen solo lo básico, como bases de conocimiento o videos tutoriales. Otras herramientas de colaboración ofrecen opciones interactivas, como tickets web, correo electrónico, chat en vivo y asistencia telefónica.

Además, cómo se maneja el soporte de primer nivel varía según el proveedor. Algunos modelos de solución de problemas ofrecen soporte directo de primer nivel con el proveedor del servicio, mientras que otros requieren que use un socio intermediario para el manejo y el posible triage de tickets de soporte para el proveedor.

¿Qué tipo de administración se ofrece?

La capacidad de administrar usuarios y grupos de colaboración desde el punto de vista de la administración es otro aspecto importante de los productos de colaboración. Esto va a ser una decisión de granularidad frente a complejidad que deben tomar los que administran la aplicación y los usuarios finales.

Algunas plataformas de proveedores optan por la simplicidad y ofrecen pocas opciones para crear, importar y administrar usuarios en términos de lo que pueden y no pueden hacer. Otros productos ofrecen una amplia gama de opciones de configuración para implementar servicios de colaboración que se adaptan a las necesidades específicas del usuario final. Esto es especialmente importante cuando se trata de precauciones de prevención de pérdida de datos para usuarios de herramientas de colaboración en equipo.

¿Cómo se pone precio a la aplicación de colaboración en equipo?

Finalmente, debe incluir el costo en su lista de consideraciones, ya que los modelos de precios entre productos pueden variar significativamente debido a las principales diferencias en las características y opciones de administración. Es por eso que es crucial que realice la debida diligencia antes de comprar una aplicación de mensajería en equipo para determinar qué producto, y en última instancia qué modelo de fijación de precios, tiene más sentido.

Un beneficio es que algunos proveedores ofrecen niveles de precios múltiples, pruebas y opciones de freemium. En última instancia, puede optar por implementar licencias de mayor precio y más funciones para usuarios avanzados, mientras opta por versiones de bajo costo o incluso gratuitas para otros empleados. A pesar de la falta de alguna funcionalidad de algunas apps en la parte inferior, las características principales y la administración de un solo panel de la plataforma de colaboración permanece intacta.

 Nota del editor: Al investigar exhaustivamente los productos de colaboración en equipo, los editores de TechTarget se enfocaron en 10 servicios líderes en la nube que tienen fuertes componentes de mensajería. Nuestra investigación incluyó datos de las encuestas de TechTarget e informes de firmas de investigación respetadas, incluido Gartner.

 

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2018

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