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Respaldar Office 365 Exchange Server y SharePoint no es tarea fácil

Proteger los datos de Microsoft Office 365 no es pan comido. Brien Posey explica los desafíos de respaldar Office 365 Exchange Server y SharePoint.

Muchas organizaciones han migrado a Microsoft Office 365 para reducir costos y complejidad. Aunque el uso de Office 365 podría inicialmente parecer atractiva, quienes lo usan pronto aprenden que la protección de datos de Office 365 no es tarea fácil.

Office 365 es una colección basada en la nube de aplicaciones de servidor de Microsoft, tales como Exchange Server, SharePoint, Lync y Yammer. Este artículo se centra en el respaldo de Office 365 Exchange Server y SharePoint Server, ya que esas aplicaciones son, con mucho, los más comúnmente utilizados.

Un mito popular es que moverse a la nube le libera de todas las tareas de mantenimiento a nivel de aplicaciones, incluyendo los respaldos. Si bien es cierto que Microsoft realiza sus propios respaldos, la empresa utiliza estas copias de seguridad principalmente para fines internos. Algunas personas afirman que Microsoft ha recuperado buzones eliminados para ellos, pero de acuerdo con algunos posteos en el foro de mensajes, este tipo de recuperaciones le pueden tomar a Microsoft días o incluso semanas para completar.

Dado que aplicaciones Office 365 como Exchange Server y SharePoint residen en la nube, las aplicaciones de respaldo tradicionales no pueden utilizarse para realizar copias de seguridad de Office 365. Hay algunos pequeños proveedores que ofrecen aplicaciones de respaldo para Office 365, pero es importante entender que los respaldos creados con este tipo de aplicaciones podrían no proporcionar la granularidad que usted podría esperar.

Respaldos de SharePoint

Aunque los principales proveedores de respaldo por lo general no soportan respaldos de Office 365 SharePoint, hay un proveedor llamado MetaVis Technologies que ofrece una aplicación de respaldo que está diseñada para respaldar y restaurar SharePoint hospedado en Office 365.

Desafortunadamente, Microsoft no proporciona a los administradores un método viable para realizar sus propios respaldos de SharePoint en Office 365. De hecho, un artículo de TechNet sugiere el uso de un método conocido como conectar y exportar. La idea básica detrás de este método es conectarse a los elementos individuales en línea de SharePoint, tales como calendarios y bibliotecas de documentos, utilizando herramientas como Outlook y el Explorador de Windows, y luego exportar los datos a nivel local. El problema con este método es que es extremadamente laborioso. No solo deben los administradores proteger los datos de cada tipo por separado, también tienen que hacerlo para cada usuario.

Si usted necesita proteger SharePoint en Office 365, entonces su única opción real es utilizar una aplicación de respaldo que lo soporte. Por cierto, MetaVis Technologies no es su única opción. La siguiente sección describe algunas aplicaciones de respaldo para Exchange Server, y muchas de estas aplicaciones también soportan respaldos de SharePoint.

Respaldos de Exchange Server

Una variedad de productos puede respaldar Office 365 Exchange Server. Algunos de ellos incluyen CloudAlly, CloudFinder y DocAve de AvePoint. Vale la pena señalar, sin embargo, que estos productos de respaldo podrían no proteger los datos de la misma manera en que usted sería capaz de hacerlo en una implementación local de Exchange Server. La página web de CloudAlly, por ejemplo, afirma que Exchange Online Mail Backup "es un respaldo solo de correo electrónico" (lo que significa que no puede proteger otros tipos de datos de Exchange Server) y que “el respaldo se activa utilizando credenciales de usuario individuales" y "se basa en la interfaz IMAP".

Entonces, ¿cómo puede una organización proteger datos hospedados en Exchange Server? Al principio, la solución a este problema parecería ser la creación de una implementación híbrida y luego estirar un Grupo de Disponibilidad de Base de Datos (DAG) entre su implementación interna de Exchange Server y Office 365. Desafortunadamente, aunque puede crear una implementación híbrida de Exchange Server que utilice una combinación de servidores de correo internos y basados en la nube, no hay manera de incluir servidores Office 365 en su DAG.

Hasta el momento, Microsoft tiende a recomendar dos soluciones principales, ninguna de las cuales es muy práctica. Una es exportar periódicamente el contenido del buzón de usuario hacia archivos PST. Obviamente, este no es un enfoque práctico debido al esfuerzo administrativo involucrado.

La otra solución recomendada por Microsoft es hacer uso de la función de recuperación de elementos eliminados. Cuando un usuario elimina un mensaje, el mensaje se coloca en la carpeta de Elementos Eliminados del usuario, donde permanece durante los siguientes 30 días.

Del mismo modo, los buzones eliminados no se eliminan de forma permanente durante 30 días. En  lugar de eso, simplemente están desconectados de la cuenta de usuario. Si los administradores quieren recuperar un buzón eliminado, simplemente vuelven a conectarlo a una cuenta de usuario utilizando el Centro de Administración de Office 365 para recuperar la cuenta de usuario correspondiente.

Ya que volcar periódicamente mensajes a archivos PST no es realmente una opción y la recuperación de elementos y buzones está limitada a un período de retención de 30 días (que es personalizable), los administradores tienen que buscar una mejor manera de proteger sus datos de Office 365.

Cuando Microsoft creó Exchange Server 2010, introdujo una función de retención legal. Esta característica fue pensada como una manera de ayudar a los administradores a cumplir con las regulaciones federales que exigen la retención de mensajes a largo plazo. En caso de necesidad, una característica de este tipo podría ser utilizada para proteger los datos de los buzones en la ausencia de un verdadero respaldo.

La función de retención legal pasó a llamarse a In-Place Hold en Exchange Server 2013 y Office 365, pero la característica todavía funciona de una manera similar a la de las versiones anteriores. Habilitar una retención vigente conserva todos los elementos eliminados, ya sea por un período de siete años o hasta que usted suelte el asidero (lo que ocurra primero). Un administrador puede acceder y recuperar los elementos eliminados realizando una búsqueda en varios buzones, lo cual está integrado en el Centro de Administración de Office 365.

Sin embargo, tenga cuidado con una cosa: el consumo de espacio de almacenamiento. Aunque Office 365 le permite colocar elementos en suspenso por un período prolongado de tiempo, cada usuario tiene una cantidad limitada de espacio de almacenamiento en Office 365. La cantidad real de espacio disponible varía en función del tipo de suscripción. En cualquier caso, los administradores deben tener cuidado de asegurarse de que las retenciones vigentes no causan que se supere el almacenamiento disponible.

Conclusión

Lamentablemente, todavía no existe una buena manera de respaldar Office 365. Si bien existen utilidades de respaldo para SharePoint, los administradores de Exchange Server tendrán que utilizar soluciones más creativas para proteger los datos de mensajería.

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