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Qué considerar con la digitalización de los procesos de negocios

Muchas compañías quieren volverse digitales, pero no deberían abandonar el papel físico. No todos se pueden digitalizar rápidamente, por lo que es importante acomodarlos en una transformación digital.

Las empresas desean acelerar la innovación, aumentar la transparencia y garantizar que todas las interacciones entre socios y clientes sean positivas mediante la digitalización de los procesos comerciales, pero esto no sucederá de la noche a la mañana.

Muchas empresas están listas para aprovechar los beneficios de una transformación digital, pero a menudo algunos de sus socios y clientes están atrapados con sus procesos analógicos existentes, incluidos el escaneo, el correo postal y la entrada manual de datos. El papel puede ser su método de trabajo con otras organizaciones. Si las empresas han eliminado el papel, sus sistemas aún pueden estar operando en silos, lo que les obliga a mover manualmente la información entre sus sistemas y los sistemas de sus clientes. Independientemente de la razón, los clientes y socios pueden no evolucionar tan rápido como las empresas con las que trabajan.

Si bien es valioso mantener interacciones analógicas con algunos clientes, el futuro es digital y las organizaciones deben avanzar en esa dirección lo más rápido posible. Sin embargo, las empresas deben asegurarse de no dejar atrás a los usuarios analógicos en una transformación digital o arriesgarse a que encuentren otro negocio con el cual trabajar.

Lo análogo todavía está en uso

Los clientes y socios comerciales todavía tienen registros en papel y es posible que no puedan digitalizarlos debido a la falta de tiempo, tecnología o conocimiento. Si bien las aplicaciones como DocuSign y HelloSign ayudan a las personas a digitalizarse, no todas las empresas tienen la tecnología suficiente para encontrar opciones que sean seguras y satisfagan sus necesidades.

Es posible que las personas quieran conservar copias en papel porque saben que siempre podrán encontrarlas en el futuro. El papel físico proporciona un cierto nivel de confianza, especialmente para aquellos que crecieron en un mundo no digital.

Si bien el conocimiento digital crece de generación en generación, no existe una regla universal. Teniendo en cuenta que las personas mayores suelen tener más recursos financieros, pueden comprar más fácilmente los servicios que ofrecen las empresas. Sin embargo, las personas mayores tienden a usar la tecnología menos que los clientes más jóvenes, por lo que forzar un movimiento digital puro puede eliminarlos de la base de clientes potenciales de una empresa. Este cambio puede ser un movimiento limitante, especialmente cuando esas organizaciones tienen procesos analógicos existentes.

Incluso si una organización está lista, puede que no se vuelva completamente digital de una sola vez. Cuanto más grande es la organización, más esfuerzo se necesita para digitalizar completamente todo. Completar una transformación digital requiere tiempo, dinero y personas. Una organización solo puede hacer ciertas cosas a la vez, mientras sigue sirviendo a sus clientes.

Incluso en un mundo perfecto, el día en que una organización se vuelve hacia los procesos digitales, sus clientes, proveedores y socios no se convertirán en digitales el mismo día. Si bien algunos ya podrían estar allí, otros estarán atrasados ​​años. Apagar lo manual y las interacciones analógicas con ellos pueden crear tantos problemas al servirlos, como lo que resuelve una transformación digital.

Desafíos de volverse digital

Cuando se trata de contenido digital, el formato PDF parece ser una opción segura. Sin embargo, las personas crean archivos PDF con una variedad de herramientas, que pueden no funcionar bien con todas las herramientas de procesamiento, como el reconocimiento óptico de caracteres para la búsqueda de texto completo, la creación de miniaturas o la combinación en un solo documento. Los PDF externos pueden estar protegidos, encriptados o incluso ser un documento PDF compuesto, como un portafolio PDF. Estas variaciones en el PDF estándar pueden hacer que las herramientas de procesamiento sean un desafío para automatizar limpiamente los procesos internos.

Algunas organizaciones intentan reducir el esfuerzo necesario para administrar y manipular el contenido entrante restringiendo la cantidad de documentos que terceros pueden cargar y que requieren archivos PDF en lugar de varios otros formatos, como documentos JPEG o Word. Sin embargo, esto puede obligar a los clientes y socios a encontrar formas de combinar archivos PDF y convertir otros formatos a un formato aceptable antes de enviarlos a otra organización, creando nuevas barreras para trabajar juntos.

Si los clientes tienen registros en papel y no digitales, su proceso de enviar contenido de una organización es aún más complicado. Pueden usar escáneres para digitalizar documentos, que las empresas pueden procesar de la misma manera internamente que la información presentada en línea. Si no tienen un escáner disponible, digitalizar un registro implica tomar imágenes de las páginas individuales, convertirlas a PDF y combinarlas en un solo documento. Para el consumidor promedio, combinar muchas imágenes en un solo documento es más fácil decirlo que hacerlo. Muchas personas recurren a herramientas gratuitas en línea que pueden robar su información e incrustar virus en el PDF resultante. O pueden saltar ese trabajo extra e ir a una competencia de negocios.

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