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Prevenga el fracaso de su implementación del ERP de SAP

Una aplicación o actualización del ERP de SAP requiere la cuidadosa integración del sistema. Estos consejos le ayudarán a tener éxito en su proyecto.

Las empresas que planean implementar o actualizar un sistema ERP de SAP deben prestar mucha atención a la integración de sistemas para salvar del fracaso a su implementación del ERP de SAP. Con la integración del sistema instalado, los datos completos y correctamente entre los diversos componentes del ERP de SAP, lo cual no solo agiliza los procesos de negocio, sino también eliminando o reduciendo al máximo los esfuerzos redundantes de entrada de datos.

La integración no es una herramienta o funcionalidad disponible en el sistema; sino que ofrece una visión de cómo las distintas partes interesadas en una empresa trabajarán juntos cuando se utiliza el sistema ERP de SAP. Considere este ejemplo: Una empresa que se especializa en la producción de productos de fabricación sobre pedido (MTO) recibe un pedido del cliente. Cumplir la orden requiere el aporte de los empleados de varios departamentos de la empresa (por ejemplo, ventas, compras, producción, almacenamiento, contabilidad, control de calidad) utilizando diversos componentes del sistema ERP de SAP.

Los diferentes propietarios de los procesos de negocio, los departamentos y los procesos de negocios tienen que trabajar juntos de manera cohesiva. Si alguno de los procesos es interrumpido, el negocio sufre. Por ejemplo, el empleado de cuentas por pagar es incapaz de pagarle a un proveedor por la materia prima entregada hasta que se introduce la factura del proveedor en el sistema. Estas relaciones predecesor-sucesor traen importantes sinergias mediante el diseño fluido de los procesos de negocio y la eliminación de la entrada de datos redundante. Pero todos los propietarios de los procesos deben ingresar la información completa, correcta y oportuna en el sistema.

He aquí un resumen del flujo del proceso. En un proceso objetivo a medio plazo (MTO), la producción y la adquisición comienzan solo después de la recepción de un pedido del cliente. Un vendedor entra entonces el pedido del cliente como una Orden de Venta en el componente de Ventas y Distribución (SD) del sistema ERP de SAP. La entrada del pedido de ventas solicita el controlador de requerimiento de materiales para ejecutar el programa de Planificación de Requerimiento de Materiales (MRP), que crea propuestas de producción y adquisición mediante el cálculo de las cantidades necesarias para cumplir con el pedido del cliente.

En Gestión de Materiales (MM), el gerente de compras convierte la propuesta de adquisición creada en MRP en un pedido de compra en firme para que un proveedor suministre la materia prima. El proveedor entrega la materia prima al almacén y envía una factura para su pago. En el componente de Gestión financiera (FI), un empleado de contabilidad procesa el pago del proveedor. Con la materia prima ahora disponible en el almacén, el supervisor de producción, en el componente de Planificación de la Producción (PP), convierte la propuesta de producción creada en el MRP en una orden de producción. Una orden de producción es el visto bueno formal para comenzar a fabricar el producto.

El personal de almacén libera la materia prima en el sub-componente de Gestión de Inventario del componente de Gestión de materiales (MM). La producción comienza y, una vez finalizada, el supervisor de producción entrega el producto al almacén. Un inspector de calidad inspecciona el producto y, en el componente de Gestión de Calidad (QM), registra si el producto es aceptado o rechazado. Una vez aprobado, el producto está disponible en el sistema y listo para su envío al cliente. El personal de almacén envía el producto contra el mismo pedido de venta que el vendedor creó originalmente. A la entrega al cliente, se crea una factura en el componente SD y se envía al cliente para el pago. Cuando el cliente realiza el pago, el departamento de cuentas por cobrar lo procesa en el subcomponente de Cuentas por Cobrar (AR) del componente FI.

Durante una implementación real del ERP de SAP, varios de esos procesos de negocio integrados e interconectados deben ser probados exhaustivamente para validar los resultados deseados. (Vea el recuadro para apuntes que le ayuden a lograr un mayor éxito en la integración de su proyecto de ERP de SAP.) El valor de unir a las personas para ayudarles a entender la importancia de la integración no puede dejar de enfatizarse.

Consejos de integración para el ERP de SAP

1. Liste todos los procesos de negocios importantes, como Fabricación sobre Pedido, Stock sobre Pedido, Producción sobre Plan, Cash sobre Pedido, Pago contra Entrega y cualesquiera otros que impliquen dos o más componentes de ERP de SAP.

2. Cree diagramas de flujo para cada proceso de negocio. Por otra parte, la creación de una lista secuencial de los procesos de negocio servirá al mismo propósito que los diagramas de flujo. Además, liste los pasos que los propietarios de los procesos gestionarán fuera del sistema ERP de SAP o en un sistema de terceros.

3. Para cada proceso, junto con su código de transacción, asigne los componentes del sistema ERP de SAP al que pertenece, como MM, PP, QM o FI. A continuación, asigne los propietarios de procesos de negocio pertinentes y los departamentos involucrados en la gestión de cada uno de los procesos.

4. Para las pruebas de integración real en el sistema ERP de SAP, reúna a los propietarios de procesos de negocio relevantes en un lugar central.

5. Conduzca pruebas de integración en el sistema, y hágalo en la misma secuencia que se muestra en los diagramas de flujo o en la lista de procesos de negocio (ver paso 2).

6. Anime a los propietarios de procesos de negocio a llevar a cabo pruebas de integración, sin depender en gran medida de consultores SAP para hacer la prueba. Este esfuerzo les dará un sentido de pertenencia de sus procesos de negocio y les mostrará cómo coordinar cada paso. Después de todo, van a estar utilizando el ERP de SAP cuando funcione en vivo.

7. Después de concluir cada ronda de pruebas de integración, liste los resultados de las pruebas, así como todos los obstáculos, errores o problemas. Resuélvalos y realice otra ronda de pruebas.

8. Basándose en la retroalimentación y las aportaciones de los propietarios de procesos de negocios, incorpore cualquier proceso que no estuviera incluido o que haya sido pasado por alto.

9. Replique estas sesiones de pruebas de integración formales y talleres con sesiones informales para garantizar que la coordinación entre los distintos propietarios de los procesos de negocio continúa sin cesar hasta que el proyecto salga en vivo.

10. Identifique y atienda con prontitud a cualquier laguna de datos, formación o transferencia de conocimientos entre los propietarios de los procesos de negocios, para que estén completamente equipados para utilizar el sistema cuando se ponga en funcionamiento.

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