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Preempaquetado o hecho en casa, ¿qué sistema de videoconferencia es el mejor?

Sopesar los pros y los contras del sistema de videoconferencia preempaquetado de un proveedor en comparación con un sistema de múltiples proveedores ayudará a determinar cuál es el mejor para su negocio.

El sistema de videoconferencia adecuado puede mejorar los flujos de trabajo y ofrecer un contexto adicional para las interacciones de los empleados, y no hay escasez de proveedores que buscan proporcionar tecnología de videoconferencia. Comprar el equipo de videoconferencia adecuado puede ser complicado. Los compradores de TI deberán elegir entre comprar un sistema de videoconferencia completo o crear un sistema personalizado de múltiples proveedores.

Ambos tipos de videoconferencia ofrecen beneficios, pero el truco es identificar qué beneficios son más ventajosos para la organización. Los compradores de TI deben considerar varios factores, como el costo, la personalización y el soporte disponible.

¿Cuál es la mejor opción para su presupuesto?

Las consideraciones de costos al evaluar las opciones de videoconferencia deben incluir , la cantidad de cada sistema que necesita la organización y si las suscripciones o los costos recurrentes están asociados con el sistema. Estos factores ayudarán a dar una estimación aproximada de cuánto deberá gastar la organización en un sistema de videoconferencia determinado.

En la mayoría de los casos, la compra de un sistema global es más rentable a largo plazo que un sistema personalizado. A medida que el sistema se agrupa, las organizaciones pueden evitar costos inesperados, como actualizaciones o migraciones, o cargos de suscripción de servicio adicionales.

Los paquetes de videoconferencia empaquetados también son preferibles para las organizaciones que necesitan equipar una gran cantidad de salas con sistemas de videoconferencia. Según David Maldow, fundador de la firma de investigación de mercado Let's Do Video en Davie, Florida, algunos proveedores pueden ofrecer descuentos u ofertas de precios para organizaciones que buscan comprar una gran cantidad de sistemas.

Los costos asociados con los sistemas personalizados son un poco más complicados de navegar. Los equipos y servicios que los compradores de TI terminan eligiendo determinarán qué tan costoso será el sistema personalizado en general. Debido a que los costos de hardware pueden variar mucho de un proveedor a otro, los responsables de la toma de decisiones de TI deberán elegir entre equipos caros y de alta gama que cuentan con la última tecnología y características, o equipos que son menos costosos pero que tal vez no proporcionen la mejor experiencia de videoconferencia.

Además de los costos de hardware para un sistema personalizado, los líderes de TI deberán evaluar qué software funcionará con su hardware elegido y cuáles serán los costos asociados a largo plazo. Las organizaciones pueden descubrir gastos ocultos si alguna parte del sistema necesita actualizarse para continuar funcionando a medida que pasa el tiempo.

¿Cuánta personalización hay disponible?

Los sistemas de videoconferencia son más personalizables que nunca, según Maldow. Muchos proveedores se han movido para hacer que sus productos independientes sean universalmente compatibles, abriendo una nueva oportunidad para personalizar la videoconferencia para satisfacer las necesidades de una organización, dijo. El hardware y software universalmente compatibles están cambiando la forma en que las organizaciones evalúan y compran equipos de videoconferencia.

"No solo ha cambiado las decisiones de compra; también creó la capacidad de incluso considerar otras opciones", dijo Maldow. "No hubo decisiones de compra en lo que respecta al software. La única decisión de compra real fue sobre el hardware. El software era solo un elemento incluido de su hardware. Hoy en día, los compradores pueden elegir según el software, y la decisión de compra del hardware puede venir después".

La creación de un sistema de videoconferencia personalizado es una excelente opción para las organizaciones que requieren herramientas y características específicas para optimizar el flujo de trabajo. Los líderes de TI pueden evaluar qué software se adaptará mejor a las necesidades de la empresa y elegir el hardware que funcione para el tipo de espacio en el que reside el sistema.

Los proveedores también ofrecen cierto nivel de personalización a través de sistemas preempaquetados. La aparición de sistemas universalmente compatibles ha llevado a los proveedores de software y hardware a asociarse para ofrecer paquetes con elementos de ambos proveedores. Estas asociaciones están creando más variedad y variedad de características para las organizaciones, según Maldow.

"Algunas asociaciones de proveedores de hardware y software van más allá de certificar que sus ofertas funcionan juntas y las agrupan como un kit", dijo Maldow. "Estos paquetes ofrecen el valor de los kits de hardware y software típicos, pero pueden proporcionar un flujo de trabajo de próxima generación".

Incluso con estas asociaciones, la cantidad de personalización que ofrecen la mayoría de los paquetes hechos por los proveedores es limitada. En la mayoría de los casos, los encargados de tomar decisiones de TI simplemente elegirán qué paquete se ajusta más a las necesidades de la empresa, incluso si eso significa sacrificar algunas características.

¿Qué soporte tiene el sistema?

Elegir una opción de videoconferencia debe tener en cuenta la vida útil del sistema. Saber qué tipo de soporte de proveedor esperar es clave para una experiencia de videoconferencia consistente y de alta calidad. En la mayoría de los casos, un sistema de videoconferencia preempaquetado contará con el soporte total del proveedor. Las actualizaciones y mejoras son proporcionadas por el proveedor e incluso pueden aplicarse automáticamente. La solución de problemas con una opción preempaquetada puede aliviar la carga de TI a través de centros de soporte proporcionados por el proveedor.

Un sistema de videoconferencia personalizado de múltiples proveedores tendrá una estructura de soporte más complicada. En algunos casos, cada parte individual del sistema tendrá una red de soporte diferente. Si el proveedor de software es diferente del proveedor de la cámara, puede ser difícil diagnosticar de dónde vienen los problemas si algo sale mal. Hacer malabarismos con varias redes de soporte de proveedores lleva tiempo, lo que puede ser perjudicial para los flujos de trabajo de TI y de los empleados.

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