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¿Podrían el software de colaboración y las redes sociales destronar al email?

El email está aquí para quedarse, pero su funcionalidad podría ser incorporada en el software de colaboración, redes sociales y herramientas de UC.

El correo electrónico ha formado la columna vertebral de las comunicaciones interpersonales durante décadas, pero tiene un montón de defectos que a menudo se pasan por alto, lo que podría permitir que alternativas, como el software de colaboración, lo tumben de su percha.

La popularidad del correo electrónico funcionó de forma natural como una de las primeras aplicaciones movilizadas para la empresa, por lo que probablemente no vaya a desaparecer pronto. Pero deja mucho que desear, especialmente en los entornos empresariales.

Entre los defectos del correo electrónico está la seguridad. El correo electrónico simplemente no es muy seguro, a menos que incluya cifrado y autenticación de extremo a extremo. Es, incluso, más que un problema en la era de la movilidad, porque es difícil para los administradores prevenir que los usuarios eludan las políticas internas de correo, como el uso del correo electrónico personal para comunicaciones sensibles o descargar información crítica para el negocio a sus dispositivos móviles personales. Guardar mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos también está  a discreción del usuario. La fiabilidad no está garantizada, y los fallos de la red pueden incluso dar lugar a la pérdida de mensajes.

Por estas razones, la funcionalidad del correo electrónico podría ser absorbida en otros tipos de software. Entonces, ¿qué tipos de herramientas podrían reemplazarlo?

El software de colaboración reposa sobre la base del correo electrónico

El software de colaboración está disponible de una amplia gama de proveedores, incluyendo gigantes como Cisco, IBM y empresas más pequeñas y especializadas. Productos hospedados localmente y los servicios basados ​​en la nube son abundantes. Los productos típicos de colaboración incluyen una amplia gama de funcionalidad, desde el uso compartido de archivos y la sincronización administradas centralmente, hasta la mensajería y la videoconferencia.

Combinar las capacidades del correo electrónico y el software de colaboración tiene una serie de beneficios que abordan los desafíos alrededor del correo. Con un sistema de colaboración basado en la nube, TI puede mejorar el archivado de contenido y el respaldo. Además, TI puede promulgar una función de gateway que ponga restricciones a cualquier contenido corporativo compartido fuera del software de colaboración.

Espere que la funcionalidad del correo electrónico desaparezca dentro del software de colaboración en muchas organizaciones conforme las herramientas continúan ganando utilidad, influencia y popularidad. Con aplicaciones móviles para muchas de las herramientas de colaboración comunes, los usuarios pueden incluso comunicarse y compartir documentos desde sus dispositivos móviles. Los gastos y la sobrecarga en la gestión puede aumentar cuando las organizaciones adopten el software de colaboración, pero la gama de funciones y otros beneficios valiosos valdrá la pena.

Añadir medios sociales y comunicaciones unificadas a la olla

El correo electrónico basado en la colaboración está lejos del final del juego. Hay otros dos desarrollos clave en curso, que también entran en juego con nuevas herramientas de comunicación en la empresa.

Primero están los medios sociales. A diferencia de servicios más comunes, públicos y orientados a publicidad, como Facebook y Twitter, las redes sociales organizacionales se basan en el concepto de un grupo cerrado de usuarios con membresía autorizada. Las políticas de TI locales centralmente gestionan y controlan fuertemente los permisos de control y el flujo de datos dentro de la red. Estas herramientas pueden incluir capacidades de correo electrónico y de intercambio de archivos, además de videoconferencias en tiempo real, aplicaciones compartidas, gestión de flujo de trabajo y otras necesidades, tales como el archivado y búsqueda, todas con las políticas de seguridad apropiadas aplicadas por TI.

La segunda mejora, que muchas organizaciones ya implementan, completa el cuadro. Son las comunicaciones unificadas, que ponen voz, mensajería, video, aplicaciones, espacios compartidos y, por supuesto, el correo electrónico, bajo un único paraguas de gestión con un gateway para las comunicaciones de correo electrónico externas. Esta pasarela puede incluir filtrado de correo electrónico y registro, que impone aún más la seguridad de la empresa y aborda los requisitos de archivado.

Ninguna capacidad de comunicaciones colaborativa, social o unificada puede hacerlo todo hoy. Pero, con el tiempo, ser capaz de ofrecer herramientas de comunicación colaborativa tanto en equipos de escritorio, como en dispositivos móviles se convertirá en el estándar para las organizaciones de todo el mundo. Sí, la funcionalidad del correo electrónico sobrevive; ¿cómo podría no hacerlo? Pero el correo electrónico en el futuro vivirá dentro de un contexto más amplio y mucho más capaz que el de hoy en la mayoría de las empresas.

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