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Plan pandémico de PyMEs debe cubrir al personal y la cadena de suministro

COVID-19 tiene muchas organizaciones cambiando de rumbo en lo que respecta a la planificación para una pandemia, y las PyMEs no son una excepción. Para las pequeñas empresas, la adaptabilidad es la clave para la recuperación.

Empresas de todos los tamaños se han visto muy afectadas por la pandemia de COVID-19, y las organizaciones más pequeñas se enfrentan a sus propias luchas particulares.

Las PyMEs a menudo trabajan con menos empleados, recursos y clientes que las grandes empresas. Muchos tratan con clientes potenciales puestos en cuarentena en casa, trabajando de forma remota o con personal limitado, dejándolos con poco o ningún negocio. Es probable que las PyMEs que comienzan con un personal reducido sientan la ausencia de empleados que están fuera del sitio debido al pedido de quedarse en casa o por el riesgo de enfermedad.

La planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres (BCDR), la capacitación en respuesta a incidentes y otras actividades de resiliencia son elementos clave de un plan de pandemia en las pequeñas empresas. Al crear y actualizar un plan para pandemias utilizando la información disponible ahora, las PyMEs podrán planificar y hacer frente a futuras pandemias y eventos igualmente perturbadores.

Lecciones de la pandemia de COVID-19

La mayoría de los mismos problemas que enfrentan las PyMEs en la pandemia actual también afectan a las grandes empresas, como la pérdida de personal, el aumento del trabajo remoto y el cierre de negocios. Los problemas adicionales que han afectado a las PyMEs, quizás más que a las grandes empresas, incluyen interrupciones en la cadena de suministro e intervenciones gubernamentales que restringen el personal en el lugar.

La pandemia no ha terminado de ninguna manera, pero áreas de todo el mundo están entrando en la fase de reapertura. Ahora que muchas órdenes para quedarse en casa ya no están vigentes, algunas organizaciones están enviando a los empleados de regreso al trabajo, aunque con precauciones adicionales. Estos pueden incluir un mayor énfasis en el distanciamiento social, el uso de máscaras faciales y la limitación del número de empleados permitidos en el sitio al mismo tiempo.

Es posible que las PyMEs que aún no hayan regresado a sus ubicaciones anteriores deban reconsiderar la cantidad de espacio en el piso que necesitan, especialmente si más empleados optan por trabajar de forma remota. Algunas empresas que deciden reconstruir su modelo de negocio original pueden encontrar que no es necesaria una oficina con capacidad para todo el personal; los servicios de videoconferencia como Microsoft Teams y Zoom pueden considerarse opciones de comunicación alternativas.

Las formas en que operan las PyMEs durante el resto de 2020 y posteriormente pueden cambiar para siempre. Esto también cambiará los tipos de planes de respuesta, recuperación ante desastres y continuidad del negocio que utilizarán, con más prácticas centradas en pandemias incluidas.

Cómo pueden verse las cosas después de la pandemia

En el futuro, BCDR, la respuesta a incidentes y las actividades de resiliencia para las PyMEs probablemente se verán diferentes. La capacitación, la tecnología, los procedimientos y las cadenas de suministro se verán afectados.

Los planes de continuidad del negocio deberán adaptarse a la posibilidad de que el negocio se interrumpa o incluso se cierre como resultado de una pandemia, en particular por la intervención del gobierno. La reducción de personal es una preocupación común en la recuperación de desastres y una de las más importantes en una pandemia como COVID-19, donde el distanciamiento social es una necesidad. El liderazgo puede considerar la capacitación cruzada de empleados en áreas adicionales del negocio, para que puedan cubrir a empleados remotos o enfermos. Tenga un plan de sucesión para que los empleados sepan quién supervisa qué. Mantenga los planes actualizados; esto incluye especialmente listas de contactos y direcciones de empresas en la cadena de suministro de las PyMEs.

La pandemia del COVID-19 ha demostrado que la tecnología actual está, en su mayor parte, a la altura del desafío de las personas que trabajan de forma remota, como tener videoconferencias y adaptarse a una forma totalmente diferente de interacción social.

Los equipos de DR deben asegurarse de que actividades como las copias de seguridad de datos y del sistema y las pruebas periódicas de los procedimientos de DR continúen como antes. Automatizar los procesos de recuperación ante desastres es una de las formas en que los equipos de TI pueden lograrlo.

En el plan actualizado contra la pandemia de pequeñas empresas, los líderes de la organización deben asegurarse de identificar los procedimientos para abordar situaciones como la pérdida de personal, el cierre de edificios y las órdenes de quedarse en casa. Este puede ser un documento separado dedicado a la planificación para una pandemia o parte de un plan BC más completo. Los procesos asociados con la recuperación y la reapertura después de un paro laboral pueden tener que desarrollarse ad hoc, en función de lo que está sucediendo externamente. Las PyMEs deben establecer un marco general y flexible para lo que debería suceder cuando la empresa vuelva a abrir.

Las interrupciones en las cadenas de suministro del mundo debido a la pandemia actual han sido significativas y, en muchos sentidos, peores de lo previsto debido a los efectos globales de largo alcance del virus. Para las PyMEs, la cadena de suministro puede ser solo de unas pocas empresas, como empresas de transporte, empresas de suministros de oficina y fabricantes de productos. Los líderes de las PyMEs deben tomarse el tiempo para familiarizarse con su cadena de suministro e identificar posibles alternativas, especialmente para aquellos elementos que afectan directamente el resultado final.

Las PyMEs deben analizar detenidamente lo que ha sucedido con la pandemia actual y hacer las preguntas necesarias de "qué pasaría si" y "qué más podemos hacer". ¿Qué pasa si el virus se propaga de manera diferente o afecta a diferentes regiones? Aparte del distanciamiento social, ¿qué precauciones y procedimientos pueden agregar los planificadores de DR al actualizar los planes actuales de BCDR y pandemias? Las incógnitas externas, como las decisiones de las agencias gubernamentales, podrían cambiar los planes literalmente de la noche a la mañana, si no antes. La flexibilidad y la diligencia son cualidades importantes de un plan de las pequeñas empresas contra una pandemia.

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