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¿Pierde productividad? Tips para disminuir este impacto

Las redes sociales, navegación inactiva en la web, participar en grupos de discusión y leer el correo electrónico son algunos grandes distractores.

No hay aparentemente ningún límite en los elementos de pérdida de tiempo en la organización moderna: las redes sociales, Twitter, navegación inactiva en la web, hacer check-in con los dispositivos móviles, jugar con el software gratuito, participar en grupos de discusión, y sigue y sigue y... sigue...

¿Cuál de toda esa carga electrónica reciente es un potencial generador de pérdida de tiempo? El correo electrónico (e-mail).

Un estudio reciente liberado por la Universidad de California, Irvine, ha proporcionado algo de información interesante. Los empleados que tomaron un descanso de leer su e-mail encontraron que, después de 5 días, su tensión se redujo, su productividad subió, y había una mayor atención.

El estudio también encontró que en un ambiente carente de correo electrónico, los trabajadores se cambiaron de ventanas con menor frecuencia –unas 18 veces por hora, frente a las 37 cuando el correo electrónico estaba presente.

El estudio no mencionó si otras "tentaciones" se quedaron en el ambiente, tales como las cosas mencionadas en el primer párrafo. (Por ejemplo, se puede considerar la limitación de las redes sociales, etc; a los lapsos de descansos y el almuerzo –a menos que ese tipo de cuentas estén relacionadas inherentemente a sus esfuerzos de mercadotecnia, o algo así. Sin embargo, puede disminuir el uso personal de estas cosas.)

No importa cuán molesto pueda ser el correo electrónico, no se irá a ninguna parte. Hay algunas sugerencias útiles, sin embargo. Expertos en productividad están en contra de que revisar el e-mail sea lo primero que se hace por la mañana. Por el contrario, es mejor concentrarse en las prioridades que figuran en una lista de tareas pendientes. Algunas organizaciones también están teniendo "vacaciones de e-mail" –algunos momentos especificados y medidos durante el día, en los que los trabajadores deben mantenerse al margen del correo electrónico y concentrarse en el trabajo.

Por supuesto, no todo el mundo tiene el lujo de ignorar el e-mail como lo primero en lo que deben pensar en su mañana, ni pueden hacerlo durante el día, tampoco. Los compañeros de trabajo, clientes, usuarios, etc., esperan respuestas oportunas a los correos electrónicos. "Estábamos tomando unas vacaciones" no va a sonar demasiado profesional durante la jornada laboral, ¿o sí?

Las organizaciones tienen que explicar la orientación y expectativas en una fuerte política de Uso aceptable, Seguridad y Prácticas de negocios. Para el correo electrónico, simplemente determine el requisito general para las respuestas –si algo no está marcado como "Urgente" o de "Gran importancia", entonces tal vez pueda abrirlo más tarde– una lectura rápida de los emisores y asunto del mensaje por la mañana le permitirá saber si se puede retrasar la administración del correo electrónico hasta las 10 u 11 horas, mientras se sienta con una taza de algo y hace frente a esos informes, o incluso visita a alguien en persona para resolver algunas cuestiones persistentes del proyecto. Levántese y estire las piernas –un poco de alivio físico ayuda mucho para reducir el estrés, y un simple paseo a través de la oficina, o a otro piso, puede ser refrescante.

Trate de crear un poco de equilibrio, en otras palabras. Recuerde que revisar cualquier cuenta con demasiada frecuencia no permite que se cumpla el propósito de este tipo de recursos de apoyo –en lugar de ser eficiente, estará perdiendo el tiempo y su rendimiento será decreciente. Revíselo quizás una vez cada hora, en vez de ir y venir constantemente entre el correo electrónico, las redes sociales, los grupos de discusión, etc. Es tentador (lo sé), pero no es realmente necesario, a menos que esté a la espera de algo urgente.

¿Qué piensa al respecto?

Este artículo se actualizó por última vez en junio 2014

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