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Ocho formas en que los CIO pueden usar la tecnología en las reuniones

Las reuniones pueden ser frustrantes, ya que a menudo conducen a complicaciones técnicas y de horarios, pero, hoy en día, las empresas están utilizando tecnología en las salas de reuniones para hacerlas más beneficiosas.

En el lugar de trabajo, las reuniones desempeñan un papel vital para mantener a todos en la misma página, pero también pueden ser una experiencia dolorosa debido a problemas técnicos, problemas de horarios y falta de enfoque. Para agilizar este proceso, las empresas han comenzado a adoptar tecnología en las reuniones.

«Las reuniones de negocios que necesitan un cambio de imagen no son noticias nuevas», dijo Trevor Schulze, CIO de RingCentral, una plataforma de comunicaciones unificadas. «La mayoría de las personas sienten que van de reunión en reunión y que obtienen muy poco valor de ellas».

Aquí, hemos enumerado ocho formas en que las empresas utilizan herramientas y tecnología en las reuniones para mejorar la calidad de la conexión, capturar notas automáticamente, administrar elementos de acción, agilizar la programación y compartir sus ideas.

Agregue espacio para reducirlo

A medida que se realicen más reuniones de forma remota, el departamento de TI tendrá la tarea de encontrar formas de mejorar su calidad. Esto implicará una mejor tecnología de la sala de conferencias en las reuniones, conferencias telefónicas y de computadoras mejoradas, y formas de integrar las dos.

La primera generación de aplicaciones de conferencias móviles mezcló todas las voces en una gran olla y las derramó por igual, pero en las reuniones físicas estamos acostumbrados a escuchar a las personas hablar desde una dirección particular. Los proveedores de equipos de conferencia como Dolby y Sennheiser han estado experimentando con la adición de audio espacial 3D a sus equipos para ayudar a imitar este efecto desde hace un par de años. Ahora, Dolby está comenzando a ofrecer capacidades similares a las aplicaciones de conferencias móviles a través de su adquisición de Voxeet.

«En el futuro, participar en conferencias y discusiones colaborativas virtualmente se sentirá prácticamente igual que en persona», dijo Ron Holtdijk, director de comunicación comercial de Sennheiser.

Optimice la configuración

El software de la sala de conferencias está comenzando a usar la automatización para reducir la fricción técnica asociada con el inicio de las reuniones. Por ejemplo, Richard Buxton, director de N4Engage, un proveedor de comunicaciones unificadas, dijo que el video Cisco Webex Room Kit puede detectar automáticamente la configuración de la reunión mediante la sincronización del calendario, identificar a las personas en una sala y proporcionar un solo botón para hacer clic e iniciar una llamada. «Las soluciones de video basadas en sala son extremadamente fáciles de usar, se integran en las plataformas de reuniones y ofrecen audio y video de muy alta calidad», dijo.

Con el tiempo, espera que la automatización mejore con la capacidad de usar el reconocimiento facial para agregar tarjetas de presentación virtuales y permitir una mejor interacción a través de comandos de voz.

Automatice la transcripción

La IA también se está utilizando para transcribir reuniones automáticamente en nuevas aplicaciones de conferencia como Otter y la plataforma Watson Media de IBM para reuniones más grandes. Esto puede ayudar a proporcionar una sinopsis rápida para las personas, generar subtítulos para conferencias grandes e indexar contenido para búsquedas posteriores.

Chris Zaloumis, jefe de ofertas de video empresarial en IBM Watson Media, dijo que los subtítulos automáticos pueden mejorar el nivel de involucramiento después del hecho. IBM también está trabajando en herramientas y tecnología en reuniones que permiten a las empresas rastrear el compromiso del usuario en puntos específicos del video y las tasas de cuánto se completa para proporcionar retroalimentación a los gerentes.

Mejore la productividad con ChatOps

Los equipos de tecnología han estado adoptando ChatOps para combinar creativamente la comunicación de texto y la gestión de operaciones mediante el uso de herramientas como Slack durante años. Estas herramientas les permiten analizar, administrar y aprovisionar infraestructura técnica dentro de la conversación de texto. Ahora, las empresas están comenzando a usar capacidades similares para agilizar la reunión con participantes menos técnicos también.

Samantha Odo, directora de operaciones de Precondo, un servicio de bienes raíces en Canadá, adoptó las integraciones de Slack para agilizar los flujos de trabajo que involucran a los usuarios de Jira, Google Docs y Standuply, una aplicación de gestión de proyectos. «Esto ha llevado a que las reuniones sean más cómodas y productivas», dijo. Una mejor integración en herramientas de chat comunes proporciona un punto medio entre los usuarios de diferentes habilidades técnicas con una curva de aprendizaje simple.

Notas de reunión con elementos de acción

Las empresas también están utilizando nuevas aplicaciones que brindan capacidades similares a las reuniones verbales para la gestión de elementos de agenda, notas y herramientas de decisión como Notion, Hugo, Soapbox y Sherpany. David Pawlan, estratega de productos de Aloa, un servicio de outsourcing de software, ha estado usando Notion para permitir que todos escriban sus puntos de agenda antes y durante las reuniones y asignen elementos de acción a las personas.

«Todos deben completar su parte de la agenda antes de que comience la reunión, haciendo que la reunión sea más colaborativa y de esta manera todos tienen una inversión personal», dijo Pawlan. Los elementos de acción también se publican automáticamente en los paneles de control de las personas apropiadas al final de la reunión.

Herramientas como Hugo también pueden insertar elementos de acción en las aplicaciones de software donde los usuarios necesitan completarlas, lo que puede reducir la sobrecarga de información, dijo Matt Renie, gerente de éxito de clientes en Zylo. Le preocupaba la creciente cantidad de herramientas y tecnología en las reuniones que las hacía más complicadas para sus usuarios y cree que es importante que las nuevas herramientas se desvanezcan en el fondo: Los documentos y los hilos de correo electrónico sobre cuentas específicas están en un solo lugar.

Sherpany, una compañía en el desarrollo de tecnología innovadora, está utilizando IA para aumentar el seguimiento del tiempo dedicado a discutir los temas de la agenda mediante el análisis de las reuniones organizadas en la plataforma. También incluye herramientas que permiten a los gerentes identificar si ciertos temas están sobre o subrepresentados en las reuniones. Tobias Häckermann, CEO y fundador de Sherpany, dijo que también están trabajando en funciones para proporcionar comentarios sobre el rendimiento de la reunión.

Automatización de horarios

«Reservar reuniones con los diarios ocupados de las personas es una pesadilla, especialmente para reuniones de clientes o prospectos», dijo Henry McIntosh, director de 2112 Marketing, que ha estado usando Calendly para facilitar el proceso. Otras herramientas de automatización de programación independientes incluyen Doodle y FreeBusy.

«Estas plataformas permiten a los usuarios identificar un momento que funcione para la mayoría de las personas y compartir detalles importantes sobre la reunión», dijo Amy Quarton, instructora asociada del programa de liderazgo organizacional en línea en la Universidad de Maryville.

Mark Webster, cofundador de Authority Hacker, una empresa de educación de marketing en línea, dijo que el verdadero poder de estas herramientas es la integración con otras aplicaciones. Por ejemplo, cuando alguien reserva una reunión, puede actualizar automáticamente su calendario y generar un código de sala para una aplicación de videoconferencia.

«Esto es fantástico para organizar reuniones individuales, como revisiones de desempeño, ya que permite al empleado seleccionar el espacio libre entre sus espacios de tiempo disponibles y no tiene que seguir yendo y viniendo con ellos», Webster dijo.

Simplifique el sondeo

Las herramientas de software como Slido permiten a los empleados responder encuestas y preguntas antes y durante reuniones grandes. Esto hace que las reuniones sean más interactivas y permite que participe un mayor número de miembros del equipo, dijo Bruce Hogan, CEO de Software Pundit, un servicio de investigación tecnológica, que ha estado utilizando la herramienta.

En su última compañía, usaron Slido para permitir a los empleados enviar preguntas antes de la reunión y luego votar a sus favoritas. Durante la reunión, el liderazgo pudo abordar las preguntas más apremiantes del equipo.

El mayor desafío de hacer que la tecnología en las reuniones funcione bien fue descubrir cómo adaptarla a su empresa y cultura. Para aumentar la adopción, publicaron las instrucciones para usar Slido en la invitación a la reunión.

Pizarras compartidas

Las pizarras compartidas proporcionan un espacio de colaboración donde los participantes pueden publicar agendas, ideas y decisiones durante la reunión. Jovan Milenkovic, cofundador de KommandoTech, un servicio de revisión de tecnología, dijo que esto significa que «las personas pueden seguir el progreso en tiempo real sin la necesidad de más explicaciones verbales». Su equipo ha estado trabajando con Miro, pero, a pesar de la simplicidad, recomienda que todos lo prueben antes de la primera reunión, para que no se convierta en una distracción.

A Shayne Sherman, CEO de TechLoris, le gusta usar la aplicación AWW, que le permite explicar visualmente de qué está hablando, y si alguien no está de acuerdo, puede editar la misma visualización. «He encontrado que esto es increíblemente útil al mantener a la gente en el camino», dijo. También ofrece una gran avenida para un poco de juego alegre durante la reunión.

Torsten Volk, director gerente de investigación de Enterprise Management Associates, dijo que incluso algo tan simple como Google Docs puede proporcionar una experiencia de colaboración con una conclusión tangible al final. «Puedes pensar en Google Docs como el mínimo común denominador que todos pueden usar en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, y básicamente sin ninguna curva de aprendizaje», dijo. Los ejecutivos pueden simplemente mirar el documento en modo de solo lectura, mientras que todos los demás agregan contenido y comentarios.

Volk considera que trabajar conjuntamente en un Google Doc infunde un sentido de responsabilidad compartida, más colaboración y deja al equipo con elementos de acción claros y un registro detallado de la reunión o llamada general. Y aún mejor, el uso de la función de comentarios de Google Docs permite que todos contribuyan en su propio tiempo, eliminando así la necesidad de ciertas reuniones.

Sin embargo, es importante vigilar el cumplimiento de los datos y las reglas de acceso de los usuarios, lo que puede ser un problema mayor al colaborar con terceros.

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