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No se arriesgue al caos móvil por falta de gobierno móvil

El experto de SearchCIO, Bryan Barringer, establece algunos fundamentos para formar un equipo de gobierno de la movilidad.

Miles de organizaciones de TI ya han recibido la directiva de la dirección de ir hacia lo móvil. Las empresas deben aprovechar las oportunidades que la computación móvil puede ofrecer, desde aumentar los ingresos y reducir los costos, hasta aumentar la productividad de los empleados. Sin embargo, como con casi todo, acordar moverse en una dirección determinada no significa que será una transición exitosa y sin dolor, y eso es especialmente cierto cuando hay que adaptarse al ecosistema dinámico de la movilidad.

Así que, ¿por dónde empezar?

Bueno, hay tecnologías para buscar y poner en práctica, con seguridad, empezando con las mejoras en el ancho de banda requeridas a medida que más dispositivos ganan acceso a la intranet de su empresa. Y, por supuesto, las organizaciones de TI deben esperar invertir en dispositivos móviles y herramientas de gestión de aplicaciones móviles, una sopa de letras que incluye EMM, MDM, MAM, MCM, etc. Sin embargo, hay un paso en la evolución de moverse hacia lo móvil, que debe ser la máxima prioridad de la empresa y es la gobernabilidad móvil.

Confíe en mí cuando digo que los procesos y las políticas que tiene instalados para las iniciativas pre-móviles, en la mayoría de los casos no funcionarán para volverse móvil.

Vamos a empezar con la diferencia más evidente entre estos dos mundos de computación: la propiedad de los empleados y los derechos, riesgos y, sí, los beneficios para la empresa que conlleva esta nueva propiedad. Las computadoras de escritorio y las computadoras portátiles provistas para los empleados por sus empleadores vienen con políticas explícitas sobre cómo, cuándo y dónde se van a utilizar. La gestión de estos equipos es sencilla, si no precisamente fácil.

Los empleados que traen sus propios dispositivos (BYOD) son los únicos custodios de cómo y por qué se usan estos dispositivos. Sus dispositivos contienen información personal y aplicaciones y, por defecto, cuentan con pocas o ninguna de las políticas o herramientas de la empresa para asegurar el acceso y el contenido corporativo. Y, debido a que el dispositivo de propiedad de los empleados se paga personalmente, su empresa está limitada en lo que puede controlar y hacer cumplir.

Esas son cosas de miedo. Pero los líderes de TI también deben reconocer las ventajas que ofrece el modelo de BYOD, empezando por el hecho de que BYOD compensa el costo tradicionalmente realizado por la empresa para proveer los activos requeridos por los empleados para llevar a cabo sus tareas diarias. Eso, junto con el aumento en el acceso y la capacidad de movilidad que ofrece, debería motivar a los líderes de TI de la empresa a encontrar nuevas y mejoradas estructuras para políticas móviles que añadirán protección para la empresa e igualmente importante, para el empleado. Vamos a empezar.

Equipo de gobierno de movilidad: ¿Quién está en él? ¿Qué hacen?

El primer paso es formar un equipo de gobierno de la movilidad. El equipo debe incluir, como mínimo, representantes de TI (desarrollo, infraestructura y seguridad de la información), de la gerencia, recursos humanos, finanzas, legal y compras/adquisiciones.

Estas son algunas de las áreas principales que cada parte de este equipo debe hacer frente la primera vez que se establece una estrategia de gobierno móvil:

Confíe en mí cuando digo que los procesos y las políticas que tiene instalados para las iniciativas pre móviles, en la mayoría de los casos no funcionarán para los temas móviles.
  • Legal: Forjar detalles sobre cómo los empleados pueden utilizar tanto los dispositivos corporativos como los de propiedad personal. Las políticas deben cubrir cuál es el uso apropiado e inapropiado para cada uno de estos tipos de dispositivos y cuáles son las consecuencias cuando se utiliza un dispositivo de manera inadecuada.

  • Finanzas: Analizar todos los costos asociados con el uso de BYOD y qué será lo que la empresa pagará. Por ejemplo, ¿habrá un estipendio o reembolso por el costo de compra y el uso mensual de datos/llamadas? ¿Los costos de viajes cobertura de roaming serán pagados por la empresa para el uso corporativo, pero no para uso personal? (Habiendo experimentado cómo las áreas de administración y finanzas desmenuzan una factura de teléfono celular para determinar el nivel de reembolso al que un empleado tiene derecho tras un viaje de negocios al extranjero, no puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es tener por adelantado una política de pago BYOD formalizada).

  • TI: Abordar las cuestiones de BYOD, incluyendo cómo y cuáles dispositivos móviles tendrán acceso a la intranet; segmentación de la red Wi-Fi y acceso controlado; cuáles repositorios de contenido están permitidos y restringidos; procesos de integración de dispositivos (MDM); y estándares de seguridad de la información para la movilidad. En mi experiencia, formar los estándares de seguridad para dispositivos móviles requerirá más esfuerzo. TI debe establecer una línea de base completamente nueva, a partir de una definición de lo que la empresa considera un dispositivo móvil. Por ejemplo, ¿ahora una laptop se rige por las mismas normas que un teléfono inteligente? No es tan simple y claro como uno puede pensar.

  • Adquisiciones: Decidir qué tipos de dispositivos pueden ser utilizados por los empleados y la forma en que el equipo será adquirido. Los contratos corporativos con proveedores celulares y los planes deben ser repasados con un peine de dientes finos y con la posibilidad de poder enmendarlos.

  • Aplicación: Determinar cuáles de las aplicaciones que residen en estos dispositivos van a ser permitidas y cuáles restringidas. Otras cuestiones a considerar: ¿Qué tipos de malware o software antivirus se requiere? ¿Cómo serán descargadas las aplicaciones y de dónde? ¿Cómo serán desarrolladas las aplicaciones y luego incluidas para su distribución (por ejemplo, por push o pull) en una tienda de aplicaciones interna y/o externa? ¿Cómo se mantendrán los acuerdos de fijación de precios por volumen y quién en la empresa digitalmente “firmará” las aplicaciones antes de su liberación? Para responder a estas preguntas, el equipo de aplicaciones tendrá que trabajar muy de cerca con la gente de legal y de seguridad y determinar el proceso correcto para la compra y distribución de las aplicaciones. He estado en innumerables horas de reuniones para determinar la protección legal necesaria (o que hace falta) al "firmar" y distribuir una aplicación en la que la empresa compradora no tiene acceso o posee el código fuente. Básicamente, la indemnización podía simplemente salir por la ventana.

El equipo de gobierno de la movilidad debe decidir, juntos, sobre los tipos de dispositivos aprobados por los proveedores de hardware (Apple, Android y Windows) y las versiones requeridas de estos sistemas operativos.

Es también una buena idea obtener un consenso sobre el soporte prestado para BYOD. Por ejemplo, cuando un dispositivo se pierde, ¿qué debe hacer un empleado para proteger a la empresa contra el acceso no autorizado? También será necesario decidir qué tipo de soporte proporcionará la empresa si un usuario necesita ayuda con la inscripción e incorporación, así como cuando un empleado deja la empresa.

Las áreas de enfoque mencionadas son un buen punto de partida para el gobierno móvil, pero por favor sepa que esto no es una lista completa de preguntas. Para ayudar a asegurar una política integral, sugiero contratar a un experto en el campo de la infraestructura y gobierno de la movilidad. La gobernanza móvil tampoco debe estar limitada a los miembros del equipo de gobierno de la movilidad; con el tiempo, la política móvil corporativa debe tener participación de tantas áreas de la empresa como sea posible. También es crítico, por supuesto, contar con el apoyo del equipo directivo para implementar estas nuevas políticas.

De hecho, es importante señalar que, si bien cada grupo en el equipo de gobierno de la movilidad tiene áreas específicas de preocupación, el equipo necesita para volverse rápidamente una unidad coherente con una representación temprana y permanente desde las áreas clave mencionadas anteriormente.

Yo he venido en el extremo de la cola de muchos proyectos donde legal, por ejemplo, no estuvo involucrada desde el principio y en lugar de eso se le trató como a un guardián al final del proceso de gobierno móvil por temor a que se reduciría el progreso si entraba demasiado pronto. Le diré que cada vez que hemos involucrado al grupo legal desde el principio, ellos están de pie con el equipo al final, como un frente unificado.

Comunicar la política de gobierno móvil

Una consejo de precaución: Muchas de las nuevas políticas de movilidad de la empresa no tendrán precedentes y algunas parecerán desagradables para muchos empleados.

Para asegurar la más alta probabilidad de éxito y para darle a su empresa la mejor oportunidad de lograr ahorros de costos y ganancias en productividad, es fundamental una comunicación adecuada y convincente hacia los empleados.Trabaje con su departamento de comunicación corporativa para desarrollar y lanzar una campaña para detallar los cambios y los beneficios para la empresa y el empleado de una iniciativa BYOD.

Los líderes de TI que pueden ayudar a sus organizaciones a idear una estrategia de gobierno móvil eficaz para volverse hacia la movilidad estarán llevando un gran beneficio a los empleados y la empresa. La mayoría de los empleados están cansados ​​de cargar dos smartphones (corporativo y personal) y quieren añadir sus propias tabletas a su vida laboral. Y ellos prefieren tener sus dispositivos favoritos en lugar de tener uno dictado para su uso. Los empleados también quieren las mismas aplicaciones fáciles de usar y fácil acceso a la información que tienen en sus vidas personales.BYOD cumplirá estos deseos, pero un movimiento acertado hacia lo móvil requiere una cuidadosa planificación, el apoyo de arriba hacia abajo y excelentes comunicaciones.

Sobre el autor: Bryan Barringer es un experto en tecnología y operaciones de negocio que se especializa en la movilidad, adopción del usuario, diseño UX/UI, captación de clientes, diseño/gestión de producto, estrategia y desarrollo de negocios. Empezando en FedEx en 1994, Bryan tuvo la tarea de evaluar las soluciones móviles para los profesionales de operaciones y ventas y se convirtió en líder de la Oficina de Movilidad y Colaboración de FedEx Services antes de dejar la compañía en junio de 2014. En la actualidad es consultor y orador independiente de movilidad empresarial.

Este artículo se actualizó por última vez en septiembre 2014

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