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Moldee su estrategia de gestión de contenido en torno a la movilidad

Adoptar la movilidad significa actualizar la gestión de datos de la empresa. TI debe usar opciones como contenedores seguros y servicios en la nube.

El contenido es el rey, ya sea que usted sea un operador de cable, un magnate de Hollywood o un administrador de TI empresarial. Los negocios hoy en día giran en torno a los datos –a los que en conjunto nos referimos como contenido– y las empresas deben asegurarse de que sus prácticas de gestión de contenidos reflejan la importancia de asegurar los datos móviles.

A medida que continuamos moviéndonos hacia las eras móvil y de nube, muchos departamentos de TI todavía tienen que definir sus estrategias de contenido. Pero los datos críticos pueden residir en una variedad de servicios en la nube y dispositivos móviles, lo que podría no estar bajo el control directo de la organización.

Demasiadas organizaciones utilizan mecanismos de almacenamiento compartido tradicionales como el núcleo de su estrategia de gestión de contenidos. Estos, por lo general, toman la forma de una o más unidades compartidas con limitada seguridad por usuario.

La buena noticia es que todos los principales sistemas operativos (SO) soportan alguna forma de intercambio, y el intercambio multiplataforma que implica Windows, Mac OS y Linux es posible en muchos casos. La mala noticia es que hay poco control aquí. La autenticación es mínima, el seguimiento es a menudo inexistente y la visibilidad de gestión suele faltar por completo. Los datos pueden ser fácilmente perdidos, robados, maliciosamente alterados o peor, con pocos recursos –y, a menudo, sin conocimiento– por parte de la organización.

Para evitar tal pérdida de datos, los departamentos de TI deben considerar las políticas, la seguridad, la disponibilidad, la integridad y el costo al desarrollar una estrategia de gestión de contenidos. Y hay dos tecnologías que han florecido en los últimos años para ayudar a TI hacerlo: la sincronización e intercambio de archivos empresariales (EFSS, por sus siglas en inglés) y la gestión de contenidos móviles (MCM).

EFSS está lleno de características

Muchos usuarios están familiarizados con los servicios de almacenamiento e intercambio de archivos basados en la nube, como Dropbox, y algunos incluso los utilizan en entornos empresariales. Los productos para sincronizar e intercambiar archivos empresariales difieren de los servicios para consumidores y las técnicas tradicionales de intercambio al incluir características tales como la integración de Active Directory, el soporte de SharePoint y una seguridad más completa como la autenticación de dos factores.

A diferencia de los servicios de cara al consumidor, como Dropbox o Google Drive, las ofertas de EFSS también proporcionan gestión y administración centralizada, gestión de políticas de grupo y  sincronización de empuje basado en políticas. Además, tienen las capacidades para la restricción de acceso, geovallas (geofencing), deduplicación de datos, gestión de derechos, presentación de informes y más.

Los EFSS no son lo mismo que un servicio de respaldo basado en la nube, pero muchas ofertas EFSS puede servir con eficacia en este papel. El mercado de servicios EFSS está creciendo, pero los principales proveedores en este momento son Box, Citrix (ShareFile) y EMC (Syncplicity).

MCM separa el contenido en contenedores

La gestión de contenido móvil está disponible como un producto o servicio independiente, pero hoy en día es algo comúnmente disponible como parte de un sistema de gestión de la movilidad empresarial. MCM contiene elementos de gestión de dispositivos y aplicaciones móviles, así como  funciones relacionadas para la gestión de gastos, la identidad y el cumplimiento de políticas en general.

MCM se implementa más a menudo como un contenedor seguro en un dispositivo móvil, bajo el control de una autoridad central. Este contenedor está cifrado, y políticas definen cómo los usuarios pueden consultar la información en el contenedor, cómo las aplicaciones permitidas pueden utilizar esos datos, y si los usuarios pueden copiar, imprimir y, de otra manera, consumir contenido empresarial.

Existe generalmente una superposición funcional significativa entre MCM y EFSS en términos de sincronización, pero MCM está más como en casa en un ambiente de traer su propio dispositivo. Proveedores de MCM notables incluyen VMware (AirWatch), MobileIron, Good Technology e incluso BlackBerry (BES12).

Consejos para implementar MCM y EFSS

La mayoría de productos EFSS y MCM están orientados hacia teléfonos inteligentes y tabletas, pero también es importante soportar sistemas operativos de escritorio tradicionales y ofrecer soporte multiplataforma.

Los productos y servicios en estos dos enfoques a veces incluyen cientos de características, pero la simplicidad es una virtud cuando se trata de manejar grandes cantidades de contenido al que accede diversas comunidades de usuarios. Los costos de soporte potenciales para la gestión de contenido móvil –que también puede incluir capacitación– se pueden acumular rápidamente. Así, dada la variabilidad en las interfaces de usuario, conjuntos de características, preferencias del usuario y habilidades individuales, los departamentos de TI deben tomar cualquier finalista EFSS o MCM para usarlos con usuarios reales antes de tomar una decisión.

También es una buena idea hacer un despliegue por etapas para descubrir cualquier posible problema antes de que afecte la productividad de todo el negocio. Los dolores de cabeza de soporte pueden descarrilar rápidamente una estrategia de gestión de contenido, por lo que un poco de usabilidad y verificación funcional por adelantado puede recorrer un largo camino.

Colocar contenidos en la nube

Una decisión clave al implementar un producto MCM o EFSS es si albergar el servicio de forma local o en la nube. Muchos directores de TI siguen preocupados de que los datos sensibles alojados por un tercero representa un agujero de seguridad potencial que el cliente no puede enfrentar por sí mismo.

Los clientes pueden, de hecho, cifrar más sus datos si así lo desean, pero los proveedores EFSS y MCM por lo general ofrecen la seguridad tan fuerte como cualquier oferta comercial interna. Solo asegúrese de que su política de seguridad empresarial se encuentra actualizada antes de seleccionar un enfoque de gestión de contenidos. Las ventajas reales de los servicios basados ​​en la nube son su mínimo impacto en las operaciones de TI, y la escalabilidad simplificada que proporcionan.

Las organizaciones que están gestionando contenido móvil en la nube necesitan entrenar al personal clave de operaciones y de soporte, y deben explorar cuidadosamente la tolerancia a fallos completa. Aún así, la conversión de los gastos de capital en gastos de operación es una gran ventaja de los servicios alojados.

El resultado final: Elegir la herramienta de gestión de contenido correcta puede ser una tarea compleja, y el campo sigue evolucionando. Si bien los intercambios de red más tradicionales seguirán desempeñando un papel en muchas organizaciones, el mundo centrado en la movilidad de hoy exige estrategias de gestión de contenido más amplias, manejables y seguras.

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Este artículo se actualizó por última vez en agosto 2015

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