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Migrar a Office 365 requiere planeación y pruebas piloto

Si planea migrar su correo a Office 365, es importante planear cuidadosamente el proceso, y realizar pruebas piloto y verificaciones a cada paso.

En la mayoría de las empresas de hoy en día, el correo electrónico es una herramienta crítica para el negocio, pero con demasiada frecuencia, las empresas no adoptan un enfoque estratégico para  gestionarlo. Al mismo tiempo, muchas empresas valoran la coordinación central y la gestión de direcciones disponibles con Microsoft Exchange pero no quieren manejar un servidor de correo 24x7.

Con Microsoft Office 365, Microsoft ha entrado en el mercado de alojamiento de correo electrónico hospedado/de nube, y ahora es uno de los productos de más rápido crecimiento de la compañía. Al igual que con cualquiera de este tipo de cambios, sin embargo, es importante hacer correctamente la migración a Office 365; la comunicación por correo electrónico es demasiado crítica para ponerla en situación de riesgo. Las empresas deben planear cuidadosamente sus migraciones y realizar pruebas piloto y verificaciones en cada paso.

Examinar las estrategias de correo electrónico

Las estrategias dominantes de correo electrónico de negocios vigentes en la actualidad incluyen alojamiento estándar (internet o en Apache local) de correo electrónico, alojamiento Exchange o ejecutar un servidor de Exchange local. El mejor enfoque para la migración varía entre esas estrategias; en algunos casos, esto puede significar la migración de grupos separados de usuarios de correo electrónico de diferentes maneras, con diferentes herramientas.

Para un usuario de Exchange, la primera consideración es la migración de SharePoint. Aquí la cuestión es si la empresa ha personalizado SharePoint por su cuenta o si su distribuidor lo ha hecho en su nombre. En los casos en que la personalización se ha hecho por ellos, las empresas tienen que recurrir ya sea a un SharePoint Online vainilla o ejecutar su personalización en Windows Azure, la nube de Microsoft. Algunas herramientas personalizadas (AviPoint, MetaVis, Quest y otras) van a migrar una estructura actual de SharePoint, incluyendo (en la mayoría de los casos) metadatos, hacia SharePoint Online.

Para las empresas que obtuvieron Exchange a través de revendedores, el primer paso debe ser contactar con el distribuidor para ver si tiene herramientas específicas para facilitar la migración a Office 365. Microsoft tiene su propio conjunto de recursos y herramientas en línea, pero las empresas que han trabajado con revendedores encontrarán que esos revendedores conocen sus configuraciones y cuentan con herramientas especiales disponibles para facilitar la migración. Además, Microsoft ha animado a sus distribuidores a cambiar, y en lugar de proporcionar Small Business Server ofrezcan sus propios kits de herramientas de Office 365.

El segundo paso es establecer el vínculo de Active Directory para Office 365 y otras aplicaciones para su uso con un inicio de sesión único (SSO), si procede. El reto aquí es que Active Directory todavía tendrá que ser mantenido localmente, lo que exige la federación del inicio de sesión con Office 365 y también el soporte de las otras aplicaciones. Las empresas que no estén utilizando Active Directory ahora pueden no querer saltar a ello en forma interna, al mismo tiempo que están contemplando la migración a Office 365. Por lo menos, esto significa perder el modelo solo enfocado en la nube que ellos pueden estar buscando. Las empresas pueden desear explorar otros modelos populares de un solo inicio de sesión para las aplicaciones populares de Microsoft (Centrify, Okta, Ping) si quieren capacidad de SSO, especialmente si se están moviendo hacia una arquitectura solamente de nube.

En los casos en que las organizaciones que ya han hospedado Exchange desde proveedores externos, lo mejor es consultar la documentación del host para ver cómo se soporta una migración entre el servicio hospedado y Exchange, y luego tratar la migración a Office 365 como una migración de Exchange. El reto que las organizaciones pueden enfrentar es que los procesos administrativos para una migración interna de Exchange pueden no estar todos disponibles en la versión hospedada. Los usuarios informan que sus proveedores de alojamiento de Exchange generalmente no soportan su deseo de migrar a Office 365, así que no espere mucha ayuda directamente de los proveedores. Sin embargo, muchas de las herramientas de terceros enumeradas anteriormente para facilitar la migración de SharePoint o SSO pueden ser útiles.

Migrar a los usuarios individuales se facilita mediante la exportación del correo electrónico y otros datos en la forma de un archivo PST (en Outlook) para volver a importarlo en Office 365. Este mecanismo casi siempre funciona, pero requiere de un corte limpio entre la versión hospedada de Exchange y Office 365. Lo mejor es hacerlo en un período de fin de semana o en unas vacaciones, cuando los usuarios pueden darse el lujo de estar sin correo electrónico durante varios días, mientras la nueva configuración se está poblando y validando.

Conociendo los obstáculos de migración de Office 365

El mayor desafío en la migración a Office 365 lo encuentran las empresas que no son usuarios de Exchange en absoluto. En esos casos, hay un proceso de dos pasos. El primero es establecer el entorno de Exchange alojado para Office 365 con SharePoint y SSO/Active Directory, según sea necesario; el segundo es la migración de buzones. Para el primer paso, lo mejor es consultar libros estándares y tutoriales sobre Exchange para la configuración, y tomar el tiempo necesario para establecer y probar la configuración de Office 365 con algunos buzones y cuentas de usuario ficticios primero.

Migrar a los usuarios de clientes POP3 o IMAP a Office 365 puede ser un problema realmente espinoso. Para los usuarios de Outlook, el enfoque de crear un archivo PST para la transferencia de correo electrónico y libretas de direcciones es bastante sencillo. Para aquellos que no utilizan Outlook, es probable que el problema se encuentre en la dificultad de mover esta información. Cualquiera que haya usado múltiples clientes de correo electrónico probablemente ya se ha encontrado con el bajo nivel de compatibilidad entre ellos, y las herramientas de conversión de buzones están disponibles, con un valor que varía dependiendo de qué funciones se utilizan y qué clientes de correo están involucrados. La mejor recomendación de los usuarios es asegurar varias licencias de Outlook y migrar primero a Outlook, comprobar los resultados del movimiento, y luego migrar de Outlook a Office 365 mediante los procesos descritos antes.

El punto más importante en la migración a Office 365 es hacer pruebas piloto, migrar y verificar en cada paso del proceso. Ninguna herramienta o procedimiento se debe aplicar en los datos en vivo sin haberla comprobado primero con un conjunto contenido de cuentas de prueba pobladas con muestras representativas de correo electrónico y entradas de la libreta de direcciones.

Asimismo, recuerde que el último paso es validar las configuraciones del correo en sí y los recursos compartidos (Active Directory u otro SSO, SharePoint, las carpetas y estructuras de archivos, etc.) antes de pasar a trabajar con los datos en tiempo real. Migrar usuarios en grupos (por departamento, por ejemplo) también puede ayudar a aliviar la carga de la migración y hacer que los usuarios que interactúan regularmente se trasladen todos a la vez. Un poco de planificación contribuye considerablemente a asegurar una migración exitosa, y muchos usuarios dicen que Office 365 vale la pena el esfuerzo.

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