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Este contenido es parte de Guía Esencial: Guía esencial para que (por fin) elabore su plan de DR y BC
Gestionar Aprenda a aplicar las mejores prácticas y optimizar sus operaciones.

Mejore su gestión de proyectos de recuperación de desastres

La gestión eficaz de proyectos en BC y DR requiere planes adecuados, establecer metas y resultados, y poner un cronograma.

Comencemos esta discusión sobre la gestión de proyectos de continuidad de negocio (BC)/recuperación de desastres (DR) señalando que un proyecto normalmente tiene un principio, un medio y un final, con objetivos específicos y resultados esperados. Una vez que el proyecto ha finalizado, un nuevo proyecto puede iniciarse o el proyecto original puede ser extendido y reutilizado. Un programa es una actividad continua que tiene numerosos componentes y actividades relacionadas con el proyecto, y está diseñado para continuar hasta que se reestructura o es descontinuado.

Las actividades de continuidad del negocio y de tecnología de recuperación de desastres a menudo son caracterizadas como proyectos, por ejemplo en el desarrollo de un plan BC/DR, al realizar un ejercicio de BC o llevar a cabo un análisis de impacto al negocio (BIA). En cada uno de estos ejemplos, se establece una necesidad (tener un plan BC), se define un proyecto (un proyecto de plan de BC), se establece un equipo para llevar a cabo el proyecto (equipo del proyecto del plan de BC ), se ejecuta el plan (se sigue una serie de pasos), y los resultados (plan BC completado) se entregan a la parte solicitante.

Por el contrario, un sistema de gestión de la continuidad del negocio puede ser caracterizado como un programa. Una vez que se ha puesto en marcha, está diseñado para seguir operando, realizando una variedad de actividades definidas de acuerdo con un horario y un plan de programa, con un equipo de profesionales que ejecutan las actividades de BC (que lo más probable es que sean proyectos).

Actividades de gestión de proyectos

En primer lugar, en la gestión de proyectos de continuidad de negocios/recuperación de desastres, tenga un plan de proyecto. Puede ser una sola página o cientos de páginas, dependiendo de la actividad. Un plan de proyecto se puede escribir en una hoja de cálculo o en un archivo de texto. También se puede desarrollar utilizando una de las muchas herramientas de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado.

Si sus necesidades son bastante sencillas, tales como el desarrollo de un plan de respuesta a incidentes, un simple documento de una o dos páginas para el plan de proyecto puede ser suficiente. Por el contrario, si el proyecto involucra realizar BIA en múltiples ubicaciones de la empresa, coordinarlos con el desarrollo de planes de BC para cada lugar, seguido de ejercicios de planes, informes después de las acciones y actualizaciones del plan, entonces es recomendable una herramienta de software de gestión de proyectos es recomendable. La herramienta justifica su uso por su capacidad de realizar un seguimiento de todas las actividades del proyecto, cómo el proyecto se está realizando frente al presupuesto, y la disponibilidad de recursos y personal, por ejemplo.

Establezca las metas del proyecto

Identifique las partes interesadas en el proyecto, tales como el promotor del proyecto, la persona que solicita el proyecto, los usuarios que reciben los resultados finales, el director del proyecto y el equipo de soporte del proyecto. Una vez que conozca a los jugadores clave del proyecto, averigüe lo que quieren lograr mediante la definición de sus requerimientos.

Soporte los planes para la gestión de proyectos DR

Puede ser necesario preparar planes suplementarios para asuntos específicos que se relacionan con el proyecto en general. Estos pueden incluir, como mínimo:

1. Planes de dotación de personal. Identifique los recursos humanos necesarios para soportar el proyecto, sus funciones y responsabilidades, dónde y cómo puede asegurar sus servicios y sus costos, si procede.

2. Planes de comunicaciones. Estas actividades proporcionan un flujo constante de información relevante sobre el proyecto para el patrocinador del proyecto, los stakeholders, los miembros del equipo del proyecto y otras partes interesadas. Estos pueden incluir documentos de informes de estado, llamadas de conferencia de estado y mensajes de correo electrónico de estado. Incluya el estado de las actividades actuales en curso, identifique los problemas existentes que están afectando el proyecto y su estado de remediación, identifique problemas potenciales que podrían afectar el proyecto con los remedios sugeridos, e identifique las actividades futuras del proyecto y los próximos pasos pertinentes donde sea apropiado.

3. Planes de gestión de riesgos. Las actividades en estos planes identifican situaciones que amenazan la finalización exitosa del proyecto. Estas pueden incluir falta de recursos; pérdida o reasignación de personal actual; nuevo personal cuyas capacidades son insuficientes para el proyecto; falta de fondos; falta de tiempo; actividades imprevistas que afectan significativamente el proyecto; accionistas ​​añadiendo, borrando o cambiando los requisitos del proyecto; y malas comunicaciones. Las situaciones de estos planes deben ser incluidas en los informes de estado, ya que pueden indicar un posible impacto negativo en el proyecto en general.

Cada uno de estos planes puede ser parte de una actividad general de gestión de proyecto de continuidad del negocio/recuperación de desastres. Utilice el plan de proyecto y las herramientas de software de gestión de proyectos (si se utilizan) como sus puntos de referencia primarios sobre qué tan bien el proyecto está funcionando.

No es raro que los proyectos de BC se originen en diversas fuentes, tales como TI, operaciones, gestión de riesgos, administración, finanzas, auditoría interna y otros. Entreviste a las personas que solicitan el proyecto e identifique sus necesidades, por ejemplo, un plan de BC o un plan de DR. De vez en cuando, puede recibir una solicitud para realizar un BIA o análisis de riesgo si su organización tiene una función de gestión de la continuidad del negocio establecida y los líderes departamentales están familiarizados con estas actividades por experiencia previa o por sus actividades de sensibilización. A medida que su programa de BC sea cada vez más conocido, esté listo para más consultas y solicitudes de asistencia.

Identifique los entregables del proyecto

El principal resultado de sus actividades iniciales para establecer objetivos en la gestión de proyectos de recuperación de desastres es una lista de los entregables del proyecto. Además de esta lista, incluya los detalles de cada entrega, cuándo deben ser entregados, y su formato y estructura.

Los entregables BC/ DR familiares incluyen planes de BC nuevos o actualizados, planes DR, planes de respuesta a incidentes, ejercicios del plan BC, pruebas de recuperación de tecnología DR,  evaluaciones, BIAs y análisis de riesgo.

Establezca el cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto identifica las fechas, hitos y recursos clave del proyecto –por ejemplo, personas, tecnología, financiación e instalaciones– que se utilizarán para llevar a cabo el proyecto. Para proyectos complejos, una herramienta de software de gestión de proyectos puede ayudar a manejar los muchos recursos para que usted pueda mantenerse en el calendario previsto y dentro del presupuesto, y utilice eficazmente sus recursos humanos. Esto es particularmente importante en la gestión de proyectos de recuperación de desastres, ya que, si el proyecto de repente parece estar por encima del presupuesto o no tiene tiempo suficiente, usted debe ponerse en contacto con los promotores del proyecto y los principales interesados ​​para determinar si se puede obtener  financiación, recursos y tiempo adicionales. Asegúrese de incluir una provisión en su plan de proyecto para las reuniones del proyecto, informes de estado y otras comunicaciones a los patrocinadores y los interesados ​​en el proyecto.

Es mejor errar por el lado de cubrir todas las bases, como se señaló anteriormente, en los proyectos de BC/DR. Alentamos el uso de herramientas de software de gestión de proyectos para asegurar que todos los elementos clave del proyecto son identificados y se gestionan adecuadamente.

Acreditación de la gestión del proyecto: ¿Es necesaria?

La credencial de gestión de proyectos más ampliamente reconocida y aceptada es el PMP o Project Management Professional, administrada por el Project Management Institute. ¿Es necesario ser un PMP para administrar un proyecto de BC/DR? No. ¿Es deseable? Sí.

Los requisitos de la certificación PMP son extensos, especialmente ya que los candidatos deben demostrar experiencia en la gestión de proyectos durante varios años. Y a pesar de que hay muchas clases y programas de capacitación disponibles para hacer frente a los requisitos educativos necesarios para completar el proceso de certificación PMP, la experiencia real es a menudo el factor decisivo en el logro de esta certificación.

Por el contrario, los requisitos de certificación de continuidad de negocio actuales del Business Continuity Institute y el DRI (Disaster Recovery Institute) Internacional reconocen la importancia de contar con habilidades de planificación y gestión de proyectos. Entre las competencias clave que se debe demostrar son el inicio y la gestión del proyecto, que confirman los conocimientos y habilidades del candidato en la gestión de proyectos.

Próximos pasos

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