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Los costos ocultos de las comunicaciones unificadas en la nube

Muchas organizaciones esperan reducir los costos de las comunicaciones unificadas mediante la adopción de comunicaciones en la nube, pero no siempre es así. Varios factores influyen en los costos cuando la UC migra a la nube.

Para muchas organizaciones que consideran las comunicaciones unificadas en la nube, el atractivo principal es una oportunidad percibida para reducir los costos de las comunicaciones unificadas al eliminar los requisitos de personal, mantenimiento y soporte para las plataformas locales. Pero las comunicaciones unificadas como servicio pueden no siempre resultar en costos más bajos, al menos no al principio.

Según el estudio de Nemertes Research Group de 2018 sobre el costo total de propiedad de las UC, con base en los datos recopilados de más de 600 empresas en América del Norte, Europa y Asia, el ahorro percibido en los costos sigue siendo el principal motor para avanzar hacia las comunicaciones unificadas. Los participantes de la encuesta dijeron que esperan que trasladar las comunicaciones a la nube les permita reducir tanto los costos de capital como los operativos, y también cambiar al personal de los roles de mantenimiento a funciones estratégicas que les permitan obtener mayores beneficios de sus inversiones en colaboración.

¿Pueden las comunicaciones unificadas en la nube reducir costos?

Sin embargo, la realidad es que las comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) no siempre ofrecen los costos más bajos, especialmente en organizaciones más grandes que mantienen sistemas de teléfono locales totalmente depreciados. Para las organizaciones con menos de 50 empleados, los costos operativos de UCaaS generalmente cuestan alrededor de $798 por licencia, por año, en comparación con $696 para un sistema local. Para las organizaciones con 50 a 100 empleados, los costos de UCaaS son casi el doble que los de los sistemas locales. Casi el 36% de las organizaciones que implementaron UCaaS experimentaron un aumento en los costos operativos en el primer año, en comparación con el 18% que vio una disminución.

Las licencias mensuales y la capacitación del personal son los principales impulsores de los aumentos de costos para UCaaS. Las empresas que se mudan de una plataforma local a menudo encuentran que el modelo de precios de suscripción por usuario y por mes para UCaaS da como resultado costos de UC más altos de lo que gastaban en recursos de personal y mantenimiento para respaldar su sistema local, especialmente si los costos de capital ya están totalmente depreciados. Los costos del personal aumentan como resultado de dos factores: la necesidad de capacitar al personal de TI para respaldar el nuevo producto y, a menudo, la reasignación del personal de TI a roles de mayor valor, como el desarrollo de aplicaciones o como enlaces de negocios para impulsar la adopción de la aplicación y garantizar que las estrategias de TI están en línea con la necesidad del negocio.

Cómo la UC en la nube afecta los costos de las comunicaciones unificadas

Eliminar el mantenimiento del equipo es el principal área de ahorro para las empresas que implementan UCaaS. Otras áreas de ahorro potenciales incluyen la reducción de personal, la eliminación de servicios administrados, la reducción de los costos de acceso a las redes telefónicas públicas conmutadas y la eliminación de troncales PSTN.

Un área donde los costos de UCaaS son significativamente más bajos que los costos de UC locales se encuentra en la implementación inicial. Para las organizaciones con menos de 500 empleados, la UC local normalmente ejecuta alrededor de $149 por licencia en comparación con $93 para UCaaS. Los costos de UCaaS pueden ser incluso más bajos si los teléfonos se incluyen en el costo mensual del servicio, en lugar de ser contratados por adelantado.

Si bien los costos iniciales de UCaaS a menudo pueden ser más altos que los de un sistema local, la mayoría de los líderes de TI esperan que los costos de la nube disminuyan con el tiempo a medida que disminuyen los costos de capacitación y optimizan sus configuraciones de red para admitir un modelo de entrega basado en la nube, por ejemplo, usar una WAN definida por software para reducir los costos de la red de área amplia. Después del primer año, el 28% de las organizaciones dijeron que esperan ver una caída en los costos operativos asociados con su implementación de UCaaS, en comparación con el 24% que dijeron que esperan ver un aumento de los costos más allá del primer año. Los cambios esperados en los costos de UC varían según el tamaño de la organización, ya que las organizaciones más pequeñas ven una disminución mayor en los costos operativos cuando pasan a la nube en comparación con las compañías más grandes.

Aquellos que evalúan UCaaS deben dedicar tiempo por adelantado para modelar los cambios esperados en los costos operativos. Esto asegurará que identifiquen los cambios en los costos al inicio de su proyecto para colocar sus comunicaciones unificadas en la nube y compensar los costos iniciales más altos al ofrecer una colaboración mejorada y una experiencia mejorada para el usuario final que muchos proveedores de UCaaS ofrecen.

Este artículo se actualizó por última vez en noviembre 2018

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