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Las salas de reuniones crean nuevos requisitos de gestión de salas de juntas

Las nuevas herramientas de videoconferencia no requieren soporte de alto nivel por parte de los equipos de TI y AV, lo que les permite adoptar un enfoque más estratégico de la administración.

La gestión de puntos finales de video es un tema que puede frustrar y confundir a los consumidores de tecnología de colaboración. En esta era de tecnología fácil de usar, ¿por qué necesitamos herramientas sofisticadas y talento para la gestión de salas de reuniones? Si todo se anuncia como ‘clic para unirse’ y el equipo es intuitivo, ¿todavía necesitamos especialistas de TI que conecten nuestras videollamadas?

La realidad es que la tecnología de las salas de reuniones se está llevando hacia dos direcciones. Por un lado, cada vez es más sencillo implementar y operar la tecnología de colaboración de video, por lo que los usuarios necesitan menos capacidad de manejo. Pero, por otro lado, estas herramientas son más potentes y más ricas en funciones, lo cual requiere conocimientos de TI y audiovisuales (AV) para optimizarlas e integrarlas en verdaderos entornos de colaboración. El resultado es un ganar-ganar para los usuarios y los equipos de TI y AV.

Los usuarios ahora pueden acceder a sus espacios de colaboración, comenzar sus reuniones y usar estas nuevas herramientas sin necesidad de ayuda. Los equipos de AV y de TI han desperdiciado su talento durante demasiados años, ya que tenían que asistir a reuniones para operar el equipo o marcar llamadas. Ahora, pueden usar sus habilidades para asegurarse de que los equipos que apoyan realmente obtengan los mayores beneficios de su entorno de AV en general.

Curiosamente, esta nueva dinámica no ha eliminado la necesidad de administración remota de dispositivos, aunque ciertamente ha cambiado la naturaleza de la misma. Anteriormente, los puntos finales de video se limitaban a algunas ubicaciones de alto perfil, como la sala de juntas. La gestión remota de puntos finales a menudo era un proceso activo. Alguien de soporte de AV monitorearía en vivo cada videoconferencia, a veces asistiendo a una llamada en silencio, para mitigar cualquier inconveniente técnico. Si bien ese tipo de soporte remoto todavía está disponible, la confiabilidad de los servicios de videoconferencia de hoy en día lo hace innecesario.

El estado actual de la administración remota de dispositivos no consiste en operar algunos dispositivos de alto perfil, complicados y de un solo propósito. Se trata de administrar implementaciones masivas de dispositivos multipropósito, fáciles de usar y asequibles. No es la única sala de telepresencia de 200.000 dólares; son las miles de salas de usos múltiples con configuraciones basadas en periféricos.

La gestión de la sala de reuniones también incluye la gestión del software

El objetivo y el rol de la administración remota de dispositivos ha cambiado debido a que la necesidad ha cambiado. Un asistente a la reunión no necesita un experto remoto en TI para asegurarse de que la llamada funcione. El asistente a la reunión necesita que el experto en TI remoto se asegure de que todos los dispositivos en la sala ejecuten la versión correcta del software con las configuraciones correctamente configuradas, las integraciones correctas habilitadas, las licencias correctas aplicadas y las cuentas de usuario y permisos apropiados asignados.

Para complicar aún más la discusión, ya no tenemos que administrar solo los dispositivos; también tenemos que administrar las cuentas de software. Muchas de las herramientas de colaboración más importantes de la actualidad son aplicaciones de software que se ejecutan en dispositivos personales y en equipos de salas de reuniones. Estas aplicaciones, cuentas y licencias deben administrarse de la misma manera que administramos los dispositivos. El desafío en la administración remota de software es la escalabilidad, ya que estas aplicaciones a menudo se distribuyen en grandes cantidades.

Afortunadamente, la industria está respondiendo de varias maneras para garantizar que los equipos de TI y AV tengan las herramientas necesarias para administrar los terminales de video y los usuarios en implementaciones de colaboración a gran escala. Cada proveedor de video en la nube preparado para la empresa ofrece algún tipo de portal de administración con las capacidades de administración remota esenciales. Muchas de estas ofertas son bastante sólidas, con la capacidad de mostrar datos de uso de alto nivel en diversos cuadros y gráficos, así como la capacidad de indagar en dispositivos o cuentas específicos para solucionar problemas y brindar asistencia. Estas herramientas están específicamente relacionadas con la administración de salas de reuniones, ya que la mayor tendencia en video en la nube ha sido la oferta de software para salas de reuniones. Los proveedores de video con ofertas basadas en salas generalmente ofrecen herramientas de administración remota orientadas a la empresa como parte del paquete.

Los proveedores ofrecen nuevas herramientas de gestión de puntos finales de video

También estamos viendo movimientos adicionales en el lado del hardware de la administración de puntos finales. Los fabricantes de dispositivos multipropósito ahora están liderando la discusión con los nuevos servicios de administración de dispositivos basados en la nube. Los fabricantes de dispositivos también se asocian con servicios en la nube para proporcionar kits de sala con capacidades de administración remota. Tanto desde el lado del software como del hardware, los proveedores parecen estar muy conscientes de la necesidad esencial de administrar dispositivos a escala.

A medida que la naturaleza de la administración remota ha cambiado para adaptarse a implementaciones a gran escala, las herramientas deben cambiar. Si necesita actualizar el software en cinco salas de reuniones, está bien si el software de administración remota requiere que haga clic en cada sala. Pero si tiene que actualizar 5,000 teléfonos inteligentes con altavoz, cada uno con un conjunto diferente de aplicaciones, necesita herramientas de administración remota de la sala de reuniones diseñadas para funcionar a esa escala.

El hecho de que las herramientas de la sala de reuniones sean más fáciles de usar, no significa que ya no requieran la administración remota de dispositivos. Ahora necesitamos un tipo diferente de administración remota, pero no es menos crucial. Asegúrese de que sus equipos de TI y AV tengan las herramientas que necesitan para brindar asistencia adecuada a sus usuarios.

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