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Las mejores técnicas de clasificación de datos para el almacenamiento por niveles

La clasificación de datos para el almacenamiento por niveles puede parecer sencilla, pero no lo es. Estudiaremos las mejores técnicas para obtener un almacenamiento por niveles eficaz, incluyendo la tecnología para la planificación de la capacidad y el archivo de datos.

El concepto del almacenamiento por niveles es sencillo: Divide los datos de acueDRo con su valor, sus necesidades de acceso y sus requisitos de permanencia y, a continuación, procesa cada tipo de datos según corresponda. Aunque esto puede parecer fácil, puede no ser tan sencillo de lograr.

Según la SNIA (Asociación de los productores y consumidores de productos de almacenamiento en red), la parte más difícil de la implementación de un sistema de almacenamiento por niveles es la clasificación de los datos.

En la web de la SNIA se puede leer la siguiente cita: En opinión de nuestros clientes, el mayor reto al que se enfrentan cuando comienzan la implementación del almacenamiento por niveles basado en ILM (Gestión del ciclo de vida de la información) es llegar a un acueDRo sobre los requisitos de clasificación de los datos y de la información. Es la clave en el establecimiento de técnicas de ILM satisfactorias.

La gestión del ciclo de vida de la información o ILM es la estrategia base orientada al objetivo de almacenamiento por niveles. Mientras que la planificación de almacenamiento por niveles trata de cómo se dividen y almacenan los datos, la ILM trata este mismo aspecto pero desde el punto de vista del usuario. En otras palabras, por qué es necesario dividir y almacenar los datos de ese modo.

Una implementación satisfactoria del almacenamiento por niveles tiene que equilibrar el costo del almacenamiento, el periodo de validez de los datos, con qué frecuencia se recuperarán los datos y a qué velocidad se necesitarán frente al costo y la tecnología disponible.

Solamente existen tres niveles básicos de almacenamiento: archivos, copia de seguridad y uso inmediato. Pero una empresa típica probablemente terminará con más de una docena de categorías en su sistema de almacenamiento por niveles. Puesto que las categorías se establecen para negocios concretos, literalmente existen cientos de reglas, que con frecuencia difieren en sólo unos pequeños detalles.

Una variable, por ejemplo, es el periodo de tiempo que se mantiene un registro en cada nivel y cuando ese registro debe cambiar al siguiente nivel o debe destruirse.

Sin embargo, el establecimiento de categorías para un sistema de almacenamiento por niveles en principio no es un problema de gestión del almacenamiento. También se trata de un problema del usuario, y cada grupo de usuarios de la empresa necesita ayudar a definir estas clasificaciones. Los gestores de almacenamiento normalmente se ocupan de refinar las categorías y de seleccionar las tecnologías que las van a soportar.

Se necesita la información del usuario sobre sus datos

Se necesitará información de cada grupo de usuarios en relación con los datos que vayan a generar o procesar. Esto incluirá cuánto tiempo se deben mantener estos datos, con qué rapidez deben estar disponibles estos datos cuando sean necesarios, con qué frecuencia se van a necesitar, cuándo se pueden mover entre niveles y si se deben destruir y cuándo.

Es probable que se necesite un comité para la clasificación de datos ya que, con frecuencia, estos datos son utilizados por más de un departamento. Por ejemplo, los datos que después tres meses no sirven para un departamento pueden ser útiles para otro durante unos pocos años.

Siempre que sea posible, la clasificación debe llevarse a cabo de forma automática. Es decir, el sistema debe poder determinar dónde encasillar cada documento sin pedir al usuario que los clasifique. Generalmente, se lleva a cabo según el tipo de documento (hoja de cálculo o documento woDR), hora de creación, quién lo ha creado y en qué carpeta se guaDRa. Esto significa que las clasificaciones deben ser lo suficientemente fáciles para que el sistema pueda procesarlas.

El siguiente paso es racionalizar esas categorías y combinarlas cuando sea posible. En este proceso se solicita a los usuarios las características de su clasificación. Por ejemplo, un usuario puede necesitar un documento sólo durante tres meses pero si el mantenerlo durante seis meses elimina una categoría y no causa problemas, podría merecer la pena hacerlo.

Ahora es el momento de empezar a pensar en la tecnología. Cuánto del haDRware y del software que tiene ahora puede utilizarse en su sistema de almacenamiento por niveles? Qué nueva tecnología necesitará? Puede encajar fácilmente o tendrá que instalarlo en grandes bloques?

La planificación de la capacidad se hace más compleja con el sistema de niveles

Una de las consecuencias del sistema de niveles es que la planificación de la capacidad se hace más complicada. En lugar de necesitar más discos duros, debe decidir qué tipos de discos duros necesita (es decir, SCSI rápida, SCSI de velocidad media, SATA, RAID 10, RAID 5, etc.). No asuma que las categorías de los dispositivos de almacenamiento crecerán al mismo ritmo. Normalmente el almacenamiento por niveles tiene algunas categorías que crecen muy deprisa, mientras que otras apenas crecen y otras se reducirán.

Por ejemplo, a menudo las necesidades del sistema de archivos disminuyen en cuanto se produce la reclasificación de los datos que estuvieron almacenados de forma permanente en categorías que se mantienen solamente durante un tiempo limitado.

Una vez que se han clasificado los datos, se estableces las reglas del negocio y se instala la tecnología. La división de los datos puede ser un proceso sencillo con el software de gestión de almacenamiento y, si es necesario, con los programas de archivo de datos.

Los programas especializados para archivo de datos procesan mejor algunos tipos de datos en el almacenamiento por niveles si la cantidad de datos es lo suficientemente grande. Esto ocurre con el email debido a la naturaleza de las copias de seguridad creadas por los programas de correo electrónico (archivos que están disponibles para su consulta) y el gran número de pequeños archivos de datos.

Una vez que se ha establecido el sistema de almacenamiento por niveles, sus clasificaciones deben seguirse de forma estricta. Si se recibe una citación para entregar ciertos registros, es esencial que se puedan entregar todos los registros solicitados y que todos los registros que se supone que se han destruido realmente se hayan eliminado.

El usuario que guaDRa una copia olvidada de un email supuestamente eliminado en su disco duro personal puede ser un obstáculo serio en un juicio. Se necesitará una política de la compañía en la que se establezca qué tipos de informaciones se puede almacenar y dónde, y se necesitará formar a los empleados.

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