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Las 7 apps con más impacto para la experiencia del empleado

Las plataformas HRIS y las encuestas en línea son vehículos obvios para mejorar la experiencia y el compromiso de los empleados, pero no pase por alto la colaboración, las mesas de ayuda y otras herramientas de la vida diaria.

La experiencia de los empleados ha superado el compromiso de los empleados como la palabra de moda en la tecnología de recursos humanos. En teoría, si brinda una experiencia óptima a los empleados, naturalmente estarán más comprometidos y permanecerán en la organización mucho más tiempo.

Pero, ¿ciertas aplicaciones afectan la experiencia de los empleados más que otras? Los conjuntos de aplicaciones integrales de gestión del capital humano (HCM) de proveedores como SAP SuccessFactors y Workday ciertamente desempeñan un papel importante, ya que están diseñados para respaldar todo el ciclo de vida del empleado y brindar una buena experiencia de usuario. Las aplicaciones de nicho diseñadas para RR.HH. o para uso multifuncional también pueden ser valiosas para brindar una experiencia positiva a los empleados. Ya sea que la estrategia de su organización se centre en aprovechar al máximo una suite HCM de un extremo a otro, una colección de las mejores aplicaciones o una combinación, varias aplicaciones importantes brindan una mejor experiencia para los empleados.

Beneficios e inconvenientes de las aplicaciones de experiencia de los empleados

El uso de aplicaciones de experiencia de los empleados tiene numerosos beneficios, como mejorar la productividad, fomentar un mayor compromiso y mejorar la retención de empleados. El compromiso y la productividad de los empleados son importantes para el resultado final y aumentan la retención. Una cultura laboral mejorada hace que sea más fácil contratar y retener empleados, manteniendo bajos los costos de contratación y facilitando el movimiento oportuno de personas talentosas a puestos críticos. También puede conducir a una mejor experiencia del cliente.

Uno de los principales inconvenientes de las aplicaciones de experiencia de los empleados es la sobrecarga tecnológica que pueden enfrentar los empleados. Si bien los empleados más jóvenes y los millennials pueden sentirse cómodos usando la tecnología durante todo el día e incluso después del horario laboral normal, los trabajadores mayores pueden encontrarlo abrumador o agotador. Los empleados mayores pueden sentirse menos cómodos con el uso de teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles y algunos pueden no tener un teléfono inteligente. Algunos empleados pueden oponerse a la instalación de aplicaciones móviles relacionadas con el trabajo en sus teléfonos inteligentes personales. En ese caso, se debe considerar la posibilidad de evaluar si se deben proporcionar dispositivos o si se emplea una política BYOD.

Pruebe estas herramientas y técnicas para mejorar la experiencia de los empleados.

Qué buscar en las aplicaciones de experiencia de los empleados

Las aplicaciones deben ser fáciles de usar y mejorar la capacidad del usuario para realizar su trabajo de manera más eficaz. También deben adaptarse a la estrategia de experiencia del usuario de su organización y usted debe poder integrarlas en otras aplicaciones y sistemas para optimizar la eficiencia y la productividad. La disponibilidad de aplicaciones móviles es importante para garantizar que los empleados puedan ser productivos cuando viajan o están lejos de su escritorio.

Algunos proveedores ofrecen conjuntos integrados de aplicaciones diseñadas para proporcionar a los empleados una experiencia optimizada que puede mejorar la productividad y la colaboración. Microsoft Office 365 es un ejemplo de una suite diseñada para optimizar la productividad.

1.     HRIS

Su sistema de información de recursos humanos (HRIS), o como se le llama comúnmente, sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), sigue siendo una de sus aplicaciones de recursos humanos más importantes. Es donde los empleados van a realizar las tareas necesarias de recursos humanos, aunque sobre todo de forma ocasional. Ser capaz de realizar tareas que algunos empleados pueden considerar mundanas de forma rápida y sencilla, sin leer un manual de usuario, puede no sorprender a los empleados, pero definitivamente mejorará la experiencia general de los empleados.

Las funciones de HRIS que los empleados tienden a utilizar más son el autoservicio de los empleados, la gestión del desempeño y el desarrollo profesional. Las actividades de autoservicio incluyen registrar el tiempo trabajado, solicitar vacaciones, ver y elegir beneficios, cambiar los datos de los empleados y ver los organigramas. La mayoría de los HRIS en la nube también proporcionan aplicaciones móviles que permiten a los trabajadores realizar actividades de autoservicio sobre la marcha. Los proveedores populares incluyen ADP, Ceridian, Oracle, SAP SuccessFactors, UKG (anteriormente Ultimate Software) y Workday.

Sin embargo, es posible que los HRIS más antiguos no incluyan todas estas funciones. Por ejemplo, los organigramas son comunes en los productos HRIS en la nube, pero generalmente no se proporcionan en los sistemas heredados. En tales casos, es posible que deba encontrar una aplicación externa que pueda integrar en su panorama de recursos humanos.

2.     Colaboración

Las herramientas de colaboración modernas, como Slack, SAP Jam, Trello y Facebook Workplace, ofrecen a los empleados una forma diferente de colaborar en proyectos, iniciativas, actividades compartidas y más en tiempo real sin necesidad de estar en el mismo lugar al mismo tiempo. En algunos casos, estas herramientas se pueden integrar en su sistema de gestión del aprendizaje para agregar un aspecto de colaboración social a sus programas de formación y aprendizaje.

Las herramientas de colaboración brindan características como grupos, espacios compartidos, notificaciones, chats, repositorios de documentos y archivos, edición simultánea de documentos y comentarios. Pueden permitir que los equipos, en particular los equipos que se encuentran dispersos geográficamente, realicen un seguimiento, administren y contribuyan a diversos proyectos e iniciativas. Generalmente, cuando este tipo de aplicaciones están bien implementadas y funcionan según lo previsto, los empleados tienden a sentir los beneficios y ven a su empleador de manera más favorable al usar las últimas tecnologías.

3.     Gestión de experiencias, encuestas y comentarios

La gestión de la experiencia (XM) es una categoría bastante nueva de software empresarial. Las herramientas XM permiten a las organizaciones recopilar y evaluar los comentarios de los empleados sobre la experiencia de los clientes, vendedores, proveedores, empleados y otras partes interesadas. Pueden utilizar la retroalimentación para crear las experiencias de los diversos grupos y optimizar el compromiso y la percepción, aumentando en última instancia las ventas y la rentabilidad. Las empresas que utilizan el software XM para medir la experiencia de los empleados pueden utilizar los datos para optimizar, mejorar y, en general, mejorar la experiencia y el compromiso de los empleados. Qualtrics, en el que SAP es el inversor mayoritario, es uno de los principales proveedores de software XM, y Medallia es visto como un competidor en crecimiento.

Algunas organizaciones utilizan herramientas de encuestas, como SurveyMonkey y SoGoSurvey, para recopilar comentarios de los empleados. Estas herramientas también proporcionan informes y análisis de datos que pueden ayudar a medir la satisfacción, la experiencia y el compromiso de los empleados.

4.     Gestión de servicios

La mayoría de los empleados tienen que abrir algún tipo de ticket de la mesa de ayuda o buscar información sobre un proceso, problema o tema en particular en sus trabajos diarios. Si bien la gestión de servicios es más una función de TI que de recursos humanos, estas herramientas se están transfiriendo cada vez más al ámbito de recursos humanos, lo que permite a los empleados abrir tickets para problemas relacionados con recursos humanos. Algunas aplicaciones de prestación de servicios, como ServiceNow, también se integran con HRIS. La gestión eficaz de los tickets y el acceso a una base de conocimientos o un depósito de información bien organizados son ciertas formas de mantener una experiencia positiva para los empleados.

5.     Intranet

Aunque un poco anticuada en comparación con el software empresarial actual, su intranet puede ser un gran lugar para que los empleados encuentren información que pueda complementar la experiencia proporcionada por los otros sistemas de recursos humanos. Algunas empresas pueden mejorar la experiencia de los empleados mediante la actualización de una intranet tradicional basada en la web a herramientas de colaboración, como Microsoft SharePoint o SAP Jam.

6.     Salud y bienestar

Otra nueva tendencia en RR.HH. son las tecnologías y estrategias para mejorar la salud y el bienestar general. Si hay una forma de mejorar no solo la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, sino también su salud y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, es esta. Las aplicaciones de salud y bienestar cubren una variedad de temas, como el seguimiento del sueño, la meditación y la atención plena, el manejo del estrés, el estado físico y la dieta.

Hay aplicaciones especializadas disponibles, como VirginPulse, LimeAid y Castlight Health, y algunas suites de HCM incluyen aplicaciones de salud y bienestar o integración con las aplicaciones más comunes.

7.     Conferencias de audio y video

Si bien técnicamente no es una herramienta de recursos humanos, el software de conferencias de audio y video que no funciona correctamente tiene un efecto negativo en su fuerza laboral y su percepción de las reuniones. Lo mismo ocurre si el software tiene poca funcionalidad o carece de funciones de acceso telefónico, tal vez porque la empresa no estaba dispuesta a pagar por ellas.

Por otro lado, el software de conferencias es un habilitador importante de la colaboración, que a menudo tiene un impacto positivo en la experiencia de los empleados. Zoom, Webex y GoToMeeting son algunas de las plataformas de conferencias de audio y video más populares utilizadas en las empresas. Algunas organizaciones también utilizan plataformas colaborativas como Microsoft Teams para sus necesidades de conferencias de audio y video.

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