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La importancia de la continuidad del personal en un plan de recuperación de desastres

Una firme continuidad del personal es importante en un plan de recuperación ante desastres. Las empresas deben preparar a sus empleados para desastres para que el plan de recuperación funcione sin problemas.

Cuando se les pregunta si contaban con un plan de recuperación ante desastres, muchas empresas que confiaban en las TI para sus operaciones diarias dicen contar con un procedimiento básico para controlar los desastres, pero con frecuencia admiten que podría ser mejor. Las empresas tienden a olvidarse de las personas de las que dependen para poner en marcha la recuperación, de ahí la importancia de contar con una firme continuidad del personal en su plan de recuperación antes desastres. Sin trabajadores, los mejores planes de recuperación ante desastres no pueden ejecutarse. La continuidad del personal es un problema de personas, y toda la tecnología del mundo sólo podrá llevar el plan de recuperación hasta un cierto punto a menos que se tenga en cuenta el factor humano.

Notificación y comunicación en un desastre

Para comunicarse eficazmente con los empleados durante un desastre, las empresas deberían tener en cuenta las soluciones de notificación automatizadas. Además, las empresas deben mantener una lista actualizada de información de contacto no sólo para los empleados responsables del trabajo de recuperación, sino también para los que reanudarán las operaciones en cuanto los elementos esenciales del negocio estén funcionando. Las empresas deben adoptar formas de mantener el flujo de información  más allá de la notificación inicial del desastre. Se puede incluir lo siguiente:

-Fijar una línea telefónica directa o un sitio web para proporcionar actualizaciones de estado a los empleados

-Incluir un número telefónico al que los empleados comuniquen los problemas

-Definir la comunicación de crisis y las capacidades de asesoramiento

-Definir claramente la función y las responsabilidades de los empleados y las expectativas de la empresa

Conectividad remota en un desastre

En algunos casos, los desastres pueden evitar que los empleados accedan a su trabajo juntos. Puede que se haya hecho un enorme trabajo para garantizar que todas las aplicaciones críticas y la infraestructura de TI que las respalda puedan recuperarse con rapidez, sin embargo, de poco sirve si los trabajadores no pueden acceder a las aplicaciones.

En estas situaciones, la virtualización y la tecnología de escritorio remoto pueden salvarle el día proporcionando acceso remoto a las aplicaciones desde ubicaciones locales o remotas. Citrix, Microsoft DRP, Microsoft V-app y VMware View son algunos ejemplos de esta tecnología. El acceso remoto puede ser especialmente eficaz en varias circunstancias, como el evento de un desastre relacionado con una pandemia en el que los empleados podrían potencialmente verse obligados a quedarse en casa para cuidar de sus hijos debido al cierre de colegios, o un desastre natural que obligue a cerrar su lugar de trabajo.

Dicho esto, asegurar que dicha tecnología esté disponible para ser utilizada cuando sea necesario requiere mucha planificación. Las tecnologías que disponen de acceso por puntos críticos como en portal basado en web Citrix XenApp son más fáciles de mantener que las que exigen la instalación de software de cliente en una estación de trabajo soportada. No querrá tener que preocuparse de que los usuarios tengan la versión de software adecuada cargada en el oDRenador de su casa para que sea operativa.

Además, las organizaciones que han sustituido sus oDRenadores de sobremesa por portátiles para conseguir portabilidad deberían reexaminar cuántos quedan al final de la jornada laboral o cuántos empleados realmente se molestarían en llevarlos con ellos en caso de emergencia.

Los usuarios también deberían tener acceso a una forma de capacidad de mensajería instantánea interna. Las personas que están acostumbradas a interaccionar con compañeros de trabajo durante el día para hacer el trabajo de forma eficiente pueden encontrarse aislados cuando trabajen desde casa.

Incluso en esta era de la tecnología, no todo el mundo tiene acceso a un oDRenador en casa, y esto debe tenerse en cuenta. Aquí es donde las empresas tienen que proporcionar un espacio de trabajo alternativo con estaciones de trabajo y acceso a telecomunicaciones y redes de datos.

Contratación de personal temporal durante un desastre

En el caso de un evento de destrucción, las operaciones normales, obviamente, se ven afectadas en diversos grados. La suposición popular de que se necesitan menos empleados en modo de recuperación porque la empresa está funcionando a una capacidad reducida es falsa. De  hecho, debido a un desastre, puede que nunca esté totalmente seguro de quién estará disponible, y puede que no esté en situación de elegir quién estará disponible. Es posible que algunos de nuestros empleados clave:

-Se ocupen de sus familiares y seres queridos

-Estén de baja médica o de vacaciones

-Estén ocupados con los trabajos de recuperación

En un desastre muy grave, es posible que una empresa tenga que enfrentarse a la realidad de que algunos de sus empleados clave han resultado gravemente heridos o incluso han peDRido la vida, dependiendo de la naturaleza del evento que ha ocasionado el desastre.

Contratar a empleados temporales puede ser una opción, pero sólo debería considerarlo si cuenta con un plan de recuperación ante desastres probado y completo. Demasiados departamentos de TI tienden a simplificar a la hora de documentar procedimientos de recuperación ante desastres. Se aplica lo mismo a la parte empresarial de la casa: contratar a alguien que conteste al teléfono puede ser bastante simple, pero contratar a una plantilla con un buen control de las operaciones diarias es otra historia. A menos que cada departamento haya invertido el tiempo necesario en establecer y documentar con claridad el modo en que se hacen las cosas a diario y el modo en que se asignarán las tareas, la situación pueden convertirse rápidamente en otro desastre.

Introducción a la continuidad del personal

La continuidad del personal, obviamente, no es algo que pueda tomarse a la ligera o planificarse de la noche a la mañana. Al mismo tiempo, no tiene que ser demasiado complicada. Aquí se incluyen algunos indicadores sobre cómo mantener al personal trabajando sin complicaciones en caso de desastre.

Planificar: la única forma de garantizar la continuidad del personal es planificar bien de antemano cómo seguirán trabajando los empleados y qué se espera que hagan. En momentos de crisis, saber lo que se debe hacer y la capacidad de comunicarse son clave.

Probar: dejar que algunos empleados trabajen desde casa de forma regular es una buena forma de probar su estrategia y su conectividad. Le da la oportunidad de localizar y resolver cualquier problema de antemano. Dicho esto, también debe tomarse un tiempo para probar todo el proceso, incluidos procedimientos de notificación, recuperación, etc.

Actualizar: asegúrese de que su plan se actualiza constantemente, o podrá encontrarse con un grupo de personas que intentan recuperar el flujo de trabajo del año pasado en caso de desastre.

Comunicar: la capacidad de recuperarse eficazmente de un desastre depende de lo familiarizado que esté el personal con el plan y los procedimientos. La recuperación ante desastres no es una de las prioridades en un entorno de trabajo ajetreado, por lo que hay que esforzarse especialmente para garantizar que los empleados sabrán qué hacer cuando sea necesario. Los boletines informativos, las publicaciones en la Intranet y otras formas de comunicación son buenos vehículos para mantener actualizado el conocimiento.

Acerca del autor: Pierre Dorion es el director del centro de datos y consultor senior de Long View Systems Inc., Phoenix, Arizona, que se especializa en las áreas de continuidad del negocio y servicios de planificación de recuperación ante desastres, y protección de datos corporativos.

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1 comentario

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Pierre Ud. podría explicarnos como realizar un árbol de llamadas sencillo y práctico, entiendo que la continuidad del personal depende de la organización y práctica que éste haya realizado para el momento en que se presente el evento, otra cosa es ¿cómo realizar esta organización del personal de forma sencilla?,
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