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Impulse la salud y la seguridad en el lugar de trabajo contra el covid-19

En un mundo pospandemia, una estrategia de regreso a la oficina no está completa sin una atención detallada a la seguridad en el lugar de trabajo. Aquí hay algunas herramientas de software de recursos humanos que pueden ayudar.

En un mundo post-covid-19, la seguridad en el lugar de trabajo se ha vuelto mucho más complicada de lo que alguna vez fue. Si bien comprender el nuevo coronavirus y cómo se propaga es la piedra angular de la prevención, los líderes de recursos humanos pueden usar el software al servicio de su estrategia de seguridad.

Algunos proveedores de software de recursos humanos empresariales han comercializado rápidamente la funcionalidad existente o las nuevas funciones para ayudar a satisfacer esta nueva necesidad. Además de los productos de software, los proveedores también pueden proporcionar otra información relevante, como cursos de aprendizaje electrónico y documentación sobre temas relacionados con covid-19.

El uso de la funcionalidad diseñada específicamente para la salud y la seguridad o la funcionalidad desarrollada como respuesta directa al coronavirus proporciona varios beneficios. Si su sistema de recursos humanos actual no tiene estas características, aún puede utilizar la funcionalidad existente para satisfacer sus necesidades.

Aquí hay una lista de características que su equipo de Recursos Humanos puede usar para ayudar a proporcionar un entorno de trabajo seguro en un mundo posterior a la pandemia.

1. Formularios para el seguimiento y rastreo del covid-19

El proveedor de su sistema de recursos humanos puede proporcionar formularios preconstruidos, o la persona adecuada puede configurar formularios para capturar información relevante para covid-19. A continuación se muestra una lista parcial de formularios a considerar.

Formularios de seguimiento de reuniones. Una forma importante a tener en cuenta es la que puede capturar los nombres de todos los empleados que asisten a una reunión en persona, incluido el nombre de la sala de reuniones y la fecha y hora de la reunión. Esta información puede ser beneficiosa si alguien en la reunión descubre que contrajo covid-19 o sospecha que lo hizo. Puede usar el sistema para identificar a todos los empleados que pueden haber estado en contacto con el coronavirus para que puedan ser notificados. Además, al especificar el nombre de la sala de reuniones, puede automatizar un proceso para programar una limpieza en la sala una vez que finaliza la reunión.

Formulario de seguimiento de ubicación. Del mismo modo, si su organización tiene varias ubicaciones de trabajo, es posible que desee utilizar un formulario que los empleados puedan usar para indicar la ubicación o ubicaciones en las que trabajan cada día. El formulario debe ser fácil de usar para alentar a los empleados a actualizar su ubicación de forma regular. Si alguien contrae covid-19, puede hacer un seguimiento de contactos utilizando la información de ubicación y notificar a los empleados que pueden haber estado en contacto con la persona infectada.

Solicitud de formulario de limpieza. Es posible que también desee utilizar un formulario en el que los empleados puedan informar cuando una sala de reuniones u otra área común no se haya limpiado según lo programado. La limpieza es crítica para prevenir la propagación de covid-19 y, por lo tanto, la limpieza de espacios comunes ha adquirido un nivel de importancia mucho mayor en 2020. El formulario también puede incluir espacio para notas sobre la calidad del aire y los problemas de filtración de aire, ya que muchos expertos dicen que la propagación del coronavirus es principalmente transmitida por el aire.

Formulario de solicitud de equipo de protección personal. Otra forma que puede ser beneficiosa es aquella que permite a los empleados notificar a las personas apropiadas cuando el suministro de equipos de protección personal se está agotando. Con un formulario simple, el empleado que informa el incidente no requiere el nombre de la persona o personas responsables de comprar y distribuir el equipo.

Formulario de autoidentificación de covid-19. Finalmente, es posible que desee tener un formulario que permita a los empleados autoidentificarse si tienen o se sospecha que tienen covid-19. Esta información se puede utilizar para actuar rápidamente y notificar a otros empleados en riesgo.

2. Flujos de trabajo automatizados

El beneficio de un flujo de trabajo automatizado es que los empleados no están obligados a saber a quién deben notificar cuando surge un problema.

Según la información incluida en el formulario, el flujo de trabajo notificará a las personas apropiadas automáticamente. Estas notificaciones pueden requerir que alguien actúe, o simplemente proporcionar una notificación de que algo ha sucedido. Por ejemplo, es posible que desee enviar una notificación una vez que se haya limpiado una sala de reuniones. Sin embargo, si recibe una notificación de que un empleado dio positivo por covid-19, es posible que necesite que varias personas, como otras personas en Recursos Humanos, nómina, su administrador de beneficios y el equipo de comunicaciones, tomen medidas. Además, puede hacer que la persona adecuada configure flujos de trabajo con pasos de aprobación, de modo que la información solo se comparta una vez aprobada.

3. Recordatorios automatizados

Muchos sistemas de recursos humanos se pueden configurar para enviar recordatorios después de un período determinado si una acción no está marcada como "completa" dentro del sistema. Por ejemplo, dependiendo de la gravedad del problema, el sistema podría enviar recordatorios cada hora para problemas críticos y solo cada pocos días para artículos menos importantes. Idealmente, también querrá tener un punto de escalado configurado si no se ha realizado una acción dentro de un período de tiempo determinado. Como ejemplo, si un gerente no completa un elemento de acción dentro de las 24 horas, se notificará al director de ese gerente. El director puede hacer un seguimiento con el gerente o realizar la acción.

4. Contenido de entrenamiento

Para los empleados que regresan a las oficinas o plantas, los equipos de recursos humanos y salud y seguridad querrán brindar capacitación a sus empleados sobre cómo evitar contagiarse de covid-19 o contagiar a otros.

En algunos casos, esta capacitación puede ser ordenada por el gobierno. Su proveedor de software de recursos humanos puede proporcionarle material de capacitación sobre covid-19 que se aplica ampliamente en muchas industrias, evitando que tenga que crearlo internamente. El material de capacitación puede ser material en línea, documentos y carteles para imprimir, o contenido de aprendizaje electrónico. Deberá hacer que este contenido de capacitación esté disponible en sus sistemas de gestión de aprendizaje o en un módulo de salud y seguridad (como el que ofrece Oracle) o en la aplicación si la funcionalidad está disponible. La ventaja de tener el material de capacitación accesible desde la salud y la seguridad es que los empleados solo tienen un lugar al que ir para completar formularios y elementos de acción y para tomar la capacitación.

5. Seguimiento de incidentes

Una forma de rastrear los incidentes relacionados con covid-19 es a través de una aplicación o módulo de salud y seguridad.

A medida que se registran los problemas, el sistema hará un seguimiento de las acciones que toman los empleados, sugerirá los siguientes pasos y capturará notas relacionadas con el incidente de principio a fin. Esto evita la tendencia a utilizar el correo electrónico o los documentos para rastrear el problema, que puede ser engorroso y difícil de acceder para todos de manera oportuna.

6. Informes

Ya sea que su empresa esté utilizando una funcionalidad que respalde la presentación de informes y el seguimiento de la información relacionada con el coronavirus o no, como líder de recursos humanos querrá poder reportar sobre la información que se captura en su sistema de recursos humanos.

Para los sistemas de recursos humanos que se adaptaron para proporcionar una funcionalidad específica de coronavirus, los informes pueden ser sólidos y proporcionar información amplia para rastrear e informar sobre los hallazgos relacionados con los casos abiertos. Los sistemas de recursos humanos que requieren la reutilización de la funcionalidad genérica pueden proporcionar una funcionalidad de informes reducida.

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