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Implementación del archivo de correo electrónico: Lo que se debe tener en cuenta

Tener en cuenta los 10 puntos siguientes antes de instalar un sistema de archivo de correo electrónico puede ayudarle a rentabilizar su inversión.

Lo que va a aprender de estos consejos: La selección de una aplicación de archivo de correo electrónico basada únicamente en la funcionalidad puede acarrear costos administrativos inesperados. Tener en cuenta los 10 puntos siguientes antes de instalar un sistema de archivo de correo electrónico puede ayudarle a rentabilizar su inversión.

Cuando los departamentos de almacenamiento implementan el archivo del correo electrónico , muchos de ellos se enfrentan a cuestiones relacionadas con el sector de la compañía o con las capacidades/madurez de la organización de TI (tecnologías de la información) y su comunidad de usuarios de correo electrónico. Si los objetivos económicos son un factor clave, el énfasis estará en políticas de retención obligatorias y en puntos de validación. Para las organizaciones susceptibles de costosas acciones de gestión electrónica de documentos legales, la retención y la facilidad de recuperación será primoDRial; las compañías con requisitos similares también podrían necesitar sofisticados criterios de búsqueda.

Otros aspectos de la implementación están más relacionados con el tamaño de la compañía que con los sectores específicos. Normalmente una organización esbozará una lista de los requisitos que debe soportar la aplicación prevista de archivos. Le recomiendo que considere durante un momento el impacto en las operaciones y en la administración que podría producirse dependiendo de cómo el suministrador haya estructurado su aplicación.

Las mejores técnicas que se describen en este documento, enfocadas en el sistema de archivos para Microsoft Exchange, despejarán algunas dudas de implementación, de operación y de mantenimiento.

1. Gestión de bases de datos de archivos. Las aplicaciones del sistema de archivos escriben datos en una base de datos, lo que significa que algunas de las tablas necesitan un mantenimiento regular. Por ejemplo, el sistema de archivos podría mantener una tabla que contenga correos electrónicos de «uso cuestionable». Si no se llevan a cabo operaciones de mantenimiento de forma regular, esta tabla podría aumentar el tamaño de la base de datos hasta un punto tal que afecte a toda la aplicación. Algunos de los aspectos que se deben tener en cuenta incluyen determinar cuál es el margen de seguridad apropiado y si la tabla sospechosa puede disparar una alarma de umbral. Averigüe cómo funciona la alarma y determine quién la solucionará.

2. Depuración de archivos y mantenimiento. Si los datos se escriben en un archivo no estructurado, busque aquellas funciones que requieran una depuración regular. Un ejemplo es el diario de Exchange. Considere el impacto operacional en el nivel de almacenamiento elegido si el archivado no se puede llevar a cabo durante un periodo de tiempo. Se debería establecer un umbral operacional con el fin de disparar una alerta de emergencia si no se produce la depuración regular del diario. Esto puede ocurrir si el entorno del sistema de archivos experimenta fallos del servidor, de red o de almacenamiento.

3. Estructura de ficheros del archivo. La estructura de ficheros del archivo es donde se guaDRan los datos reales y, con suerte, se trata de un único almacén. En organizaciones grandes, habrá decenas si no cientos de servidores Exchange. Una aplicación de archivo probablemente podrá correr en múltiples servidores con una cierta proporción al número de servidores de Exchange, pero averigüe si los datos de índice y archivo se escriben en un único almacén de datos. De lo contrario, considere el esfuerzo de gestión adicional requerido para gestionar este tipo de entorno, especialmente según vaya creciendo.

4. Disponibilidad de la aplicación. Cada vez más, el correo electrónico es una aplicación de misión crítica y muchas organizaciones deciden aplicar la clusterización o cualquier otra técnica de alta disponibilidad para mantener operativo su entorno de Exchange. Una aplicación de archivo también puede requerir una disponibilidad similar (aunque sea sólo para mantener las capacidades de depuración del diario). La arquitectura para soportar esto puede incrementar de forma significativa la sobrecarga operacional. A menos que se incluya algún tipo de capacidad de failover automatizada en el producto del sistema de archivos, el agrupamiento de Windows o una tecnología similar puede duplicar el número de servidores que deben gestionarse.

5. Balanceo de carga. Si hay múltiples servidores de archivos que soporten múltiples servidores Exchange, entonces el balanceo de carga puede convertirse en una cuestión clave. El balanceo de carga manual necesita mucho tiempo y es una utilización ineficaz de los recursos. Busque alguna forma de capacidad de balanceo de carga automatizada, ya sea mediante middleware tradicional o, preferiblemente, dentro de la aplicación del sistema de archivos.

6. Reconstrucción del índice. Incluso en los entornos bien gestionados, en algún momento un índice puede volverse corrupto. Cuando este índice señala a millones de entidades de correo electrónico, una reconstrucción puede ser una pesadilla. Los aspectos que se deben tener en cuenta son los siguientes: Las reconstrucciones son transparentes para los usuarios? La operación del Exchange se ve comprometida? Cuál es el impacto en la depuración del diario durante una reconstrucción del índice? Cuando ya se ha reconstruido el índice, es necesario reinicializar el Exchange o el software del sistema de archivos? La reconstrucción del índice puede afectar de forma significativa a la sobrecarga de la administración, a los temporizadores de recuperación y a los niveles de servicio de los usuarios finales.

7. Agentes de clientes. Con el fin de lograr altos niveles de transparencia para el usuario, algunos productos requieren la instalación de un agente en cada cliente de Exchange (Outlook). Esto podría hacer la vida más fácil a los usuarios, pero puede ser un problema importante para los administradores de TI, especialmente en las empresas que no disponen de métodos eficaces para desplegar agentes de clientes. La instalación de los agentes de clientes es un proceso continuo que necesitará repetirse en muchas de las revisiones y de los cambios del software del sistema de archivos o del Exchange.

8. Notificación y métricas. Con el sistema de archivos de correo electrónico, usted se enfrentará a una enorme cantidad de información que se guaDRa diariamente en un archivo que crece sin fin. Para gestionar el entorno, necesita saber el número de correos electrónicos y anexos (y su tamaño) que se mueven por su Exchange, su sistema de archivos y el almacenamiento en niveles. La gestión de las necesidades de recuperación del usuario y la asignación de la clase de servicio apropiada significa que necesita tener un análisis de la antigüedad del correo electrónico y poder determinar los datos a los que se ha accedido por última vez para cada grupo de edad. Un componente de métricas coherente le ayudará eficazmente a administrar el entorno del sistema de archivo.

9. Copia de seguridad del archivo. Una vez que se han archivado los datos, no tiene sentido seguir manteniendo una copia de seguridad completa cada semana. Se pueden realizar dos o tres copias de los datos archivados y después no es necesario prestarles atención hasta que se alcancen los umbrales de refresco del medio. Una aplicación del sistema de archivo debe permitir el traslado de correos electrónicos archivados a través de los niveles de almacenamiento según su edad, donde únicamente se realiza regularmente una copia de seguridad del nivel superior. Además, averigüe si el producto del sistema de archivo necesita que los servicios sean desactivados manualmente antes de que se lleve a cabo la copia de seguridad.

10. Escalabilidad. El aspecto principal de la escalabilidad es cuánto haDRware necesita la aplicación del sistema de archivo para soportar el entorno de Exchange. Esto se puede expresar como el número de servidores de Exchange que se pueden soportar por un servidor de archivo o cuántos servidores de archivo se necesitan para soportar un número concreto de buzones de voz o correos electrónicos. Cualquiera que sea la métrica elegida, es importante tener en cuenta lo que ocurre cuando el crecimiento del correo electrónico se calcula para los próximos tres a cinco años. Si la métrica clave, como el número de buzones de correo o de servidores de Exchange, se duplica, también es necesario duplicar la solución del sistema de archivo?

La gestión de un entorno de archivo no sólo trata de contentar a los usuarios con la transparencia, a los gestores de riesgos con la retención, al equipo jurídico con el criterio de búsqueda y al departamento de TI con una base de datos Exchange más pequeña. También necesita tener en cuenta la inversión que puede tener que hacer en carga administrativa adicional para gestionar su entorno del sistema de archivo.

Teniendo en cuenta estos 10 aspectos, junto con la función de archivo y los requisitos funcionales, puede alinear su comprensión del proceso con las afirmaciones del suministrador y los resultados del mundo real.

Sobre el autor: Dick Benton es un importante consultor de GlassHouse Technologies, Framingham, MA.

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