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Formas gratuitas y fáciles de hacer respaldos rápidos

¿Sus ventanas de backup aumentan al mismo tiempo que su presupuesto de almacenamiento disminuye? Aquí le ofrecemos algunas ideas para aliviar su problemática de backup sin que le cueste nada.

El primer paso -y el que consume más tiempo- de la limpieza de datos gratuita es decidir el criterio que quiere para la limpieza y lo que quiere hacer con ello.

El próximo paso es el decidir qué es lo que quiere hacer con diferentes tipos de archivos y entonces decidir el criterio para temas tales como la longitud de retención para diferentes categorías. Puede acontecer que todos esos JPEGs que llenan todos nuestros discos no son más que colecciones de fotos no deseadas, por ejemplo, pero simplemente prohibir que se incluyan JPEGs en los respaldos puede crear más problemas de los que resuelve. Tal vez sea mejor usar una formula de almacenamiento de una sola ocasión para todos los diagramas guardados en formato JPEG, antes que intentar borrar los JPEG de un plumazo.

También, como es normalmente el caso con cualquier cosa que directamente afecta a sus usuarios finales, hay cierta cantidad de ingeniería social incluida en llevar a cabo cambios y buscar información como una importante forma de crear consenso.

Una vez que ha cuantificado los tipos de datos que está tratando y sus usos, usted puede comenzar a cortar el tamaño de sus backups. Aquí hay algunas alternativas fáciles y gratuitas que puede hacer ahora para reducir el número de transacciones de pantalla en sus respaldos.

Elimine lo obvio

Mucho de lo que es guardado en el disco no necesita en absoluto que se le haga backup. Cosas como los archivos temporales ó información de internet raramente necesita que se le haga backup. Esto puede implicar menos de un gigabite por usuario, pero el tamaño se va añadiendo y es fácil eliminar este tipos de archivos automáticamente de su backup.

Deshágase de archivos no relacionados con su negocio

 Es necesario observar muy de cerca los archivos de video. Si no hay necesidad razonable para que la empresa almacene archivos avi ó YouTube, entonces no los respalde.

Use almacenamiento para una sola ocasión

Muchos programas de backup modernos permiten almacenar en muchas ocasiones un documento una sola vez. Esto es especialmente útil en archivos adjuntos, los cuales tienden a ser grandes y tener múltiples copias en la empresa. La mayoría de los proveedores importantes tienen productos que soportan la eliminación  de datos duplicados.

Establezca políticas razonables de retención 

No mantenga cosas que no necesita. Mientras que algunos datos deben ser guardados para cumplir con las normas internas ó externas, la mayoría de los datos tienen una vida útil definida.Una vez que un archivo sobrepasa su vida útil, debe ser eliminado del almacenamiento, o por lo menos hasta que se vuelva a respaldar.

Los correos electrónicos tienen un problema particular porque la mayoría de los usuarios ponen sus buzones de correo en carpetas, guardando los mensajes por un año ó más. Es más seguro y eficiente exigir que los correos sean llevados a otro directorio después, digamos, de 90 días. ¿Por qué es esto más seguro? Porque las aplicaciones de correo electrónico son archivadas y esto no es lo que se pretendía de origen. No fueron diseñadas ó estructuradas para un almacenamiento a largo plazo y puede ser difícil recuperar un mensaje específico desde el "archivo" del correo electrónico en el caso de que se caiga el sistema.

Archive sus datos

De acuerdo a un estudio de ClearPath Solutions Group, aproximadamente un tercio de los datos almacenados por una empresa típica ha sido visitado en un periodo de 180 o más días. Estos datos pueden ser retenidos (o no, leer el apartado anterior), pero probablemente no necesita hacérsele el backup regularmente. Al transferir los datos al archivo, pueden ser guardados una vez y eliminados de los respaldos periódicos.

Fije políticas: cortando la chaqueta para que de adapte a su cuerpo

Al fijar políticas de backup es importante que coincidan los objetivos con los recursos. Esto es, si usted está seriamente limitado en sus backups, necesita políticas más rígidas en la retención, periodos de tiempo y otros. Cuando se fijen políticas esté seguro de permitir el crecimiento esperado en el tamaño de backup, aún con las nuevas políticas en vigor, y ajustar sus cuotas y otros tal como lo necesite.

 

Acerca del autor: Rick Cook se especializa en escribir acerca de temas relacionados con almacenamiento y gestión del almacenamiento.

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