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Examen de trampas de sincronización en SharePoint 2010 y Outlook 2010

¿Por qué SharePoint y Outlook no se sincronizan correctamente? Primero sepa la respuesta, y luego transmita estas reglas generales a sus usuarios.

La habilidad de sincronizar contenido de SharePoint 2010 con Microsoft Outlook 2010 es especialmente importante para las organizaciones que dependen de la colaboración. Desafortunadamente, la sincronización no es siempre el proceso indoloro que los administradores y usuarios desearían. En vista de que cada componente de SharePoint debe sincronizarse individualmente, pueden surgir trampas («gotchas») de sincronización entre SharePoint 2010 y Outlook 2010.

Sincronización de la biblioteca de documentos de SharePoint

Cuando usted sincroniza la biblioteca de documentos de SharePoint 2010 con Outlook 2010, la biblioteca de documentos se visualiza como una carpeta dentro del cliente de correo electrónico. Cuando se configura correctamente, Outlook indexa todos los documentos dentro de la biblioteca de documentos sincronizada. Esto permite a los usuarios encontrar documentos en base a su contenido directamente a través de Outlook 2010.

La gran trampa en la sincronización de la biblioteca de documentos de SharePoint es que el proceso de integración es unidireccional. Si un usuario extrae un documento desde una biblioteca de documentos de SharePoint, lo modifica y luego lo devuelve, los cambios se sincronizan con Outlook 2010.

Sin embargos, los cambios en los documentos efectuados a través de Outlook tal vez no se carguen a la biblioteca de documentos de SharePoint. Si el usuario modifica cualquier cosa que no sea un archivo de Microsoft Office, cualquier cambio hecho a través de Outlook no se sincronizará con la biblioteca de documentos de SharePoint, y eventualmente las modificaciones del usuario se sobrescribirán.

Los usuarios a menudo editan documentos de Microsoft Office a través de Outlook cuando están desconectados. Por ejemplo, si un usuario móvil tiene activada en su ordenador portátil la modalidad de Outlook en caché, puede acceder a todo el contenido en la biblioteca de documentos de SharePoint. Si el usuario edita un documento de SharePoint, puede cargar los cambios a SharePoint al regresar a la oficina.

El problema es que Outlook no registra las modificaciones de los documentos de SharePoint. Si alguien más edita el mismo documento mientras el usuario antes mencionado está desconectado, el cambio hecho puede perderse.

A la hora de sincronizar las bibliotecas de documentos SharePoint 2010 con Outlook 2010, asegúrese de decir a los usuarios que deben usar Outlook solo para leer documentos, y no para editarlos. Si los usuarios necesitan modificar documentos de SharePoint, deberían extraerlos a través de la interfaz de Internet de SharePoint en vez de editarlos en Outlook y arriesgarse a perder datos.

Tareas sincronizadas de SharePoint 2010

Cuando un usuario sincroniza una tarea de SharePoint 2010 con su cliente de Outlook 2010, la tarea sincronizada aparece bajo la opción Otras Tareas en el panel de navegación de Outlook.

A diferencia de la sincronización de la biblioteca de documentos de SharePoint, la sincronización de la lista de tareas es bidireccional. Los cambios que se hacen en Outlook se sincronizan con SharePoint, y los cambios en SharePoint se sincronizan con Outlook. Este tipo de sincronización sucede automáticamente.

La trampa principal en la sincronización de tareas entre SharePoint y Outlook es que lo que visualiza el usuario no siempre estará actualizado. Esto puede suceder cuando dos (o más) usuarios ven o editan una tarea simultáneamente, tanto en Outlook como en SharePoint.

Si un usuario actualiza una tarea a través de Outlook mientras otro usuario visualiza la misma tarea en SharePoint 2010, la visualización de SharePoint de la tarea puede no actualizarse automáticamente. El usuario puede tener que refrescar la ventana del navegador para ver la información más reciente sobre la tarea.

De forma similar, si un usuario edita una tarea en SharePoint, puede ser que un usuario de Outlook no visualice los cambios inmediatamente. La única manera que tiene un usuario de Outlook de asegurarse de estar viendo la información de tarea más reciente es llevar a cabo un rápido enviar/recibir.

Sincronización de contactos entre SharePoint y Outlook

La sincronización de contactos entre SharePoint y Outlook es similar a la sincronización de tareas. Al igual que la sincronización de tareas, la sincronización de contactos es bidireccional. Si un usuario de Outlook y un usuario de SharePoint modifican ambos el mismo contacto a la vez, los cambios hechos al contacto no se visualizan inmediatamente.

Los usuarios de Outlook pueden obtener la información de contacto más reciente al hacer clic en enviar/recibir, mientras que los usuarios de SharePoint pueden obtener información actualizada al refrescar sus ventanas de navegador.

Los administradores y usuarios de informática deben ser conscientes de estos problemas de sincronización entre Outlook y SharePoint cuando varios usuarios intentan acceder a los mismos datos. Se debe explicar a los usuarios que deberían usar Outlook para visualizar los documentos, contactos o tareas de SharePoint, no para editarlos.

SOBRE EL AUTOR:
Brien Posey ha sido MVP (Profesional Más Valioso) de Microsoft ocho veces, y tiene dos décadas de experiencia en informática. Antes de convertirse en un escritor técnico independiente, Brien trabajó como CIO (Director de Informática) en una cadena nacional de hospitales y centros de salud. También ha sido administrador de red para algunas de las compañías aseguradoras más grandes del país y para el Departamento de Defensa en Fort Knox.

Este artículo se actualizó por última vez en noviembre 2012

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