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Establezca un plan de sucesión de TI para su equipo de nube

TI es un mundo pequeño. Antes de dejar su empresa y función actuales, asegúrese de que su sucesor tenga la capacitación, el soporte y la documentación adecuados para comenzar a trabajar.

Los equipos de nube se encuentran con frecuencia en transición, una realidad que solo se acelera debido a la pandemia de COVID-19. Los miembros del equipo encuentran nuevos trabajos o son despedidos debido a las reducciones de personal, y los contratistas aumentan cada vez más las necesidades de personal de TI.

Independientemente del motivo, necesita un plan de sucesión de TI antes de que usted u otra persona deje su función en la nube. Explore algunos factores a considerar para que la transición sea lo más fluida posible en medio de cambios de personal.

Defienda una cultura de equipo colaborativo desde el principio

Abogue por una cultura colaborativa desde el principio. Si bien no es el primer paso de un plan de salida formal, establece el ejemplo para otros miembros del equipo y sus clientes internos y externos.

Usted desea fomentar un flujo de trabajo colaborativo porque compensa el día en que necesite comenzar a planificar dejar su trabajo en la nube. Nadie puede ser un experto en todas las tecnologías en la nube, por lo que una cultura de intercambio de conocimientos formales e informales ayuda a cubrir su partida, incluso si es para su propia edificación.

El objetivo aquí es crear un entorno colaborativo donde las personas quieran aprender y potencialmente capacitarse para otros puestos en su equipo en la nube.

Busque posibles sucesores para su función en la nube

Los equipos de nube y los propietarios de aplicaciones deben asegurarse de que las operaciones se desarrollen sin problemas si las personas críticas se van. Si bien existen factores positivos y negativos relacionados con el motivo por el que las personas se van, los equipos necesitan un plan de sucesión para sus funciones clave. Eso es especialmente cierto para los puestos en demanda que son difíciles de cubrir, como la economía de la nube y los roles de seguridad de la nube.

Si su organización ya cuenta con un plan formal de sucesión de TI, entonces está listo para este paso. Sin embargo, si trabaja para una organización pequeña o mediana, es posible que no cuente con este plan. Esto también puede ocurrir dentro de empresas más grandes donde la sucesión puede ser más una forma de hablar gerencial que una realidad.

Explorar a su sucesor no tiene por qué ser difícil ni llevar mucho tiempo. Debería ser el resultado de una colaboración natural en equipo. Comparta información con sus sucesores sobre su pila de tecnología y deberes laborales. Trate de darles oportunidades para aprender más sin decirles que tiene un pie fuera de la puerta.

Los silos y la falta de comunicación pueden impedirle una planificación eficaz de la sucesión. Este tipo de clima llevará a ciertas personalidades a acumular su información y conocimiento, lo que hace que sea más difícil reemplazarlas cuando se vayan. También hará que sus esfuerzos de exploración destaquen más si este tipo de intercambio de información es anormal en su equipo.

Entrene a sus sucesores potenciales

Tómese el tiempo para invertir y entrenar a los sucesores. Las presiones adicionales de COVID-19 y el trabajo remoto pueden dificultar esto. Sin embargo, aún puede lograrlo incluyendo personas en sus proyectos cuando sea posible y dándoles exposición a la pila de tecnología detrás de sus proyectos.

Anímelos a buscar certificaciones en la nube y proyectos personales a fin de prepararlos para asumir su rol en la nube.

Cree libros de ejecución para la nube y documentación relacionada

Si bien la audiencia tradicional de los libros de ejecuciones son los administradores de sistemas y los equipos del centro de operaciones de red, la documentación debe ser parte del legado que deja a un sucesor. Compile todos los procedimientos y operaciones de rutina que realiza como parte de su función actual en la nube en un libro de ejecuciones (runbook).

Probablemente, los runbooks ya forman parte de los estándares operativos de su organización. Sin embargo, la creación y el mantenimiento de la documentación suele ser lo último en la lista de prioridades de un equipo en la nube. A menos que, por supuesto, sus sistemas estén sujetos a regulaciones de cumplimiento como la Ley Sarbanes-Oxley o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud, que exigen ciertas políticas de documentación.

Los proyectos de runbook comienzan con las mejores intenciones, incluso si cuentan con el patrocinio de la gerencia. Pero es fácil que permanezcan incompletos o desactualizados cuando la realidad de mantener los sistemas en la nube en línea y hacer negocios le quita tiempo al desarrollo de contenido.

Depende de usted hacer que la documentación sea parte de su trabajo diario. Haga un poco a la vez y guárdelo en un lugar que sepa que su equipo puede consolidar en una wiki u otra base de conocimiento para referencia posterior.

Guarde los registros de chat, el correo electrónico y los archivos necesarios para su transferencia

Dentro de los equipos de la nube, es común que se produzcan muchas decisiones y discusiones a través de comunicaciones electrónicas. Si bien puede trabajar en una organización que tiene procesos y herramientas para la retención de registros, comience su archivo de información importante sobre el puesto de trabajo con registros de chat antiguos, correos electrónicos y otros archivos relacionados. La información necesaria incluye el resultado formal o informal de las sesiones de resolución de problemas y cualquier intercambio de conocimientos realizado durante las operaciones regulares en la nube.

Como paso adicional, registre reuniones técnicas importantes para entregarlas a su sucesor. Zoom y Microsoft Teams facilitan la grabación de reuniones desde su computadora. Hay una gran cantidad de aplicaciones de iOS y Android que graban llamadas. Para ir un paso más allá, use Otter.ai o la nueva función de transcripción en Microsoft Office 365 para transcribir reuniones en archivos que sus predecesores pueden buscar en línea.

Además, considere la posibilidad de crear una unidad compartida o un repositorio centralizado en el sitio de colaboración de su equipo. Esto podría contener un archivo personal de archivos, grabaciones y documentación pertinentes.

Es fácil olvidar o incluso perder archivos cuando realiza una transferencia gradual. De esta manera, es bastante simple abrir permisos a sus archivos cuando su PC corporativa desaparece durante su baja.

Váyase en buenos términos

Todos hemos dejado a un empleador en condiciones menos que ideales, ya sea un despido, una licencia o la política de la empresa después de una fusión y adquisición. Si defiende la colaboración y rompe los silos, su partida no perjudicará a su equipo en la nube. Después de todo, es una industria pequeña y es posible que desee volver a trabajar con esas personas.

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