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Esfuerzos de transformación financiera se disparan con ERP en la nube

Aunque algunos directores financieros se resisten a trasladar las finanzas a la nube, el proceso puede ayudar a racionalizar los procesos y ahorrar dinero. Aquí hay un vistazo a lo que está involucrado.

El uso de ERP en la nube para unir sistemas financieros dispares puede generar recompensas poderosas, como algunos directores financieros están aprendiendo de primera mano.

Los líderes de las organizaciones se han mostrado escépticos sobre el ERP en la nube para las finanzas, dijo John Harrison, director gerente de Protiviti, una firma de consultoría global, con sede en Menlo Park, California. Las áreas de preocupación incluyen madurez funcional, tratamiento OpEx vs. CapEx de suscripciones y costos de implementación , regulaciones de privacidad y seguridad, y control directo, por nombrar algunos.

Sin embargo, a medida que las ofertas mejoran y las regulaciones evolucionan, las empresas están más abiertas a considerar ERP en la nube para las finanzas, dijo Harrison.

La receptividad a la nube también está creciendo en parte a medida que los directores financieros, los directores de TI y otros líderes ven que las organizaciones migran con éxito, dijo.

"Las preocupaciones están retrocediendo lentamente", dijo.

La necesidad de finanzas optimizadas

En 2017, los datos financieros de la Asociación de Distrofia Muscular se dispersaron en 64 sistemas diferentes en 80 oficinas diferentes, dijo Michael Kennedy respecto a su llegada a la organización como CFO. Era una tarea hercúlea gestionar los procesos comerciales que la organización sin fines de lucro usaba para solicitar y administrar donaciones, y financiar sus diversas iniciativas de investigación y atención.

"Los sistemas que tenía eran muy anticuados y no estaban basados ​​en la nube", dijo Kennedy.

La transformación es intrínsecamente compleja, particularmente para organizaciones que ejecutan múltiples sistemas heredados.

La Asociación de Distrofia Muscular está celebrando su 70 aniversario. Ha evolucionado desde los primeros días de Jerry Lewis Telethons hasta financiar más de mil millones de dólares de investigación para ayudar a mejorar el tratamiento. La oficina del CFO tiene la tarea de administrar los desembolsos en más de 150 centros de atención diferentes. También ha participado en la mejora del proceso de organización de eventos de recaudación de fondos.

"Por mucho que no me gustara lo que tenía, era recaudar dinero y acumular números", dijo Kennedy.

Una mirada cercana al ERP en la nube para la transformación financiera

Pasar a la nube requirió descubrir y abordar muchos procesos paralelos creados por personas que hace mucho tiempo se habían mudado de la organización.

"Cuando comienzas a desgarrar los viejos sistemas que no han sido tocados en muchos años, obtienes problemas complicados inusuales en los que nadie recuerda por qué lo hiciste de esa manera", dijo Kennedy.

También requería abordar los sistemas actuales, como el seguimiento de campañas a través de pegatinas amarillas y hojas de cálculo de Excel. En cambio, el equipo de Kennedy implementó un CRM consolidado que se ejecuta en Salesforce, lo que ayudó a dar forma a otras decisiones estratégicas en torno a la adopción de herramientas que podrían basarse en la implementación de Salesforce, como FinancialForce para ERP y DonorDrive y OneCause para la gestión de campañas.

Kennedy creó un equipo técnico y financiero separado para construir el ERP en la nube para trabajar codo a codo con el equipo existente de Microsoft Dynamics GP ERP durante el período de transición. Los sistemas comenzaron a funcionar parcialmente en diciembre de 2018 después de unos siete meses. Un equipo de auditoría ayudó a identificar y resolver cualquier inconsistencia en los números entre los dos sistemas. Los auditores realizaron una auditoría de TI en los sistemas para asegurarse de que los sistemas tuvieran controles de acceso y procesos de seguridad de datos adecuados.

El nuevo proyecto del sistema ERP en la nube comenzó en 2018 y comenzó a producir datos agregados en 2019.

"Ahora tenemos un tesoro de datos", dijo Kennedy.

La organización puede utilizar estos datos consolidados para influir en las decisiones, anticipar el futuro y medir el impacto de las acciones utilizando inteligencia artificial y análisis.

Gestión del cambio, luego transformación financiera

Resistir al cambio está en la naturaleza humana, incluso cuando lo desean, por lo que incorporar procesos concretos de gestión del cambio siempre es fundamental, especialmente para algo tan complejo como la transformación financiera.

El equipo de TI de la Asociación de Distrofia Muscular enfrentó desafíos para lograr que el personal aprendiera a usar el nuevo sistema, dijo Kennedy. Aunque todos estuvieron de acuerdo en que el viejo sistema era problemático, mudarse a un nuevo sistema no era familiar.

"Hay que anticipar la ansiedad en torno al cambio cultural cuando alguien llega el lunes por la mañana y algo es diferente, no importa cuánto mejor sea", dijo Kennedy.

Él hizo un presupuesto para capacitación y apoyo adicionales durante el período de seis a nueve meses para ayudar a asegurar el éxito.

Después de la transición, el nuevo sistema está proporcionando algunos poderosos ahorros de costos, algunos de los cuales serán reinvertidos para nuevas mejoras, dijo Kennedy. El mayor ahorro se produjo a través de la consolidación de todas las funciones administrativas en un centro de servicio centralizado en Chicago.

"Podría organizar eventos, capturar información y realizar adquisiciones en un solo lugar, incluso si estos eventos se llevaran a cabo en 80 oficinas", dijo Kennedy.

Esto ayudó a ahorrar más de $ 5 millones de dólares al año en mano de obra y procesamiento, lo que ayudó a pagar el costo de pasar a un ERP en la nube en el primer año, dijo.

Requerido: Tiempo, dinero y apoyo

La transformación financiera a través de la migración de ERP en la nube requiere sólidas habilidades de planificación y gestión de proyectos.

La estimación inicial de cuánto tiempo se requiere para migrar a la nube ERP siempre es demasiado optimista, dijo Sten Vesterli, director de More than Code, una consultora de TI con sede en Dinamarca. Los planificadores pueden no darse cuenta de los actores clave que deberían integrarse al proyecto, y las implementaciones se estancan sin el apoyo de la alta gerencia, dijo Vesterli.

"Resulta rápidamente que la implementación necesita personas de alto nivel y expertas cuya ausencia se sienta más agudamente en el negocio", dijo.

Después de la implementación, la organización tarda muchos meses en ponerse al día con el nuevo sistema, dijo Vesterli. Los principales culpables incluyen una red de soluciones indocumentadas de elaboración casera que incluyen descargas, cortar y pegar y hojas de cálculo Excel. Esos salen por la ventana cuando reemplaza el sistema anterior.

A pesar de estos inconvenientes, reemplazar un sistema ERP tiene sentido cuando hay nuevos requisitos significativos, como fusiones o expansiones o en el caso de nuevas regulaciones, dijo Vesterli.

"Y cuando reemplaza, definitivamente necesita ir a un sistema en la nube para poder integrarse con sus proveedores y clientes", dijo.

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